Ny bankavstemming

For å bruke den nye automatiske bankavstemmingen i Conta trenger du bare laste opp PDF av kontoutskrift, eller ha bankintegrasjon aktivert.

Først: Hva er bankavstemming?

Å føre regnskap er å holde en logg over alle økonomiske bevegelser som finner sted i en virksomhet, slik at man har oversikt, kontroll, og ikke minst et grunnlag for alle de obligatoriske rapportene som skal sendes til skattemyndighetene og andre instanser.

For å sjekke at alt er ført riktig, er det vanlig å periodisk sjekke at regnskapet stemmer overens med det som faktisk har skjedd i bankkontoene til virksomheten. Det er dette som kalles bankavstemming.

Kontoutskriften fra banken er en fasit på hva som har funnet sted, og nettopp derfor er det nyttig å sjekke at regnskapet og bankkontoene viser samme virkelighet. 

Automatisk bankavstemming i Conta

I moderne regnskapssystemer som Conta er det mye som skjer av seg selv: Når du lager en faktura, havner den automatisk i regnskapet. Når du mottar en betaling med KID, blir betalingen registrert uten at du trenger å tenke på det. 

Ved å kombinere bankintegrasjon og maskinlæring er det nå mulig å gjøre unna bankavstemmingen på en mye enklere måte.

To kolonner: Regnskap og bank

I bankavstemmingen finner du to kolonner:

Til venstre er det du har ført i regnskapet i perioden det gjelder. Til høyre har du selve bankbevegelsene.

Venstrekolonnen fylles med data fra regnskapet ditt. Høyrekolonnen kan bestå av transaksjoner systemet fant via bankintegrasjon, fra en opplastet kontoutskrift, eller som du har lagt inn selv (noen ganger nødvendig hvis systemet ikke finner en transaksjon som faktisk har funnet sted).

Målet er å matche hver enkelt transaksjon i banken, med en eller flere i regnskapet. Til slutt skal sammenligningen mellom de to kolonnene gå i null.

Dette er stegene:

1. Conta henter banktransaksjoner direkte fra banken din, eller du laster opp en PDF med kontoutskrift.
2. Conta AI-matcher transaksjoner i banken med transaksjoner i regnskapet ditt.
3. Du godkjenner matchene som er foreslått, så fremt de ser riktige ut.
4. Gjenstående transaksjoner: Hvis det gjenstår transaksjoner uten match, må du spore opp hva som eventuelt mangler.

Metode 1: Bankintegrasjon

Hvis du har bankintegrasjon i Conta kan du betale regninger direkte fra systemet, men nå kan du også avstemme bankkontoene dine.

Velg riktig konto til venstre for å hente transaksjonene fra regnskapet, og den korresponderende bankkontoen. 

For eksempel kan du velge bankkonto 1920 fra regnskapet, og systemet finner frem både den og den matchende bankkontoen.

Systemet vil så finne matcher mellom regnskap og bank. Om noe gjenstår, må du matche dem manuelt.

Metode 2: Last opp kontoutskrift (uten bankintegrasjon)

Last opp kontoutskriften du får fra banken. Pass på at den stemmer overens med både tidsperioden og kontoen du ønsker å avstemme.

Matchede og umatchede transaksjoner

Uansett metode, vil systeme vil automatisk forsøke å finne matcher mellom banktransaksjonene og det som er registrert i regnskapet i den korresponderende perioden.

De som gjenstår, må du selv finne en match til. I noen tilfeller mangler det kanskje noe i regnskapet som du skulle ført, i andre tilfeller kan det være feilføringer, eller noen få tilfeller at systemet rett og slett ikke fant en match selv om den eksisterer.

Når systemet finner mulige matcher, vil de dukke opp som lilla forslag som du kan godkjenne én etter én, eller du kan godkjenne alle med et klikk, rett over listen.

Matcher vises som grønne, forslag vises som lilla, og umatchede transaksjoner er grå.

Matche «grå» transaksjoner manuelt

For å matche transaksjoner med hverandre, klikker du ganske enkelt på transaksjoner som hører sammen i venstre og høyre kolonne.

Så klikker du «Match» og transaksjonene blir flyttet nederst. 

Målet er til slutt å kun ha grønne matcher, og at forskjellen på saldo i regnskapets bankkonto, og saldoen på den faktiskebankkontoen, er null.