Avskrive tap ved ubetalt faktura

Skjermbilde avslutte med tap

Hva gjør du når kunden ikke betaler noe som helst, går konkurs, eller unnlater å betale renter, gebyrer eller andre småsummer på en faktura?

Begrepet som ofte brukes av regnskapsførere når en faktura ikke blir betalt er “tap på kundefordring”. De aller fleste som selger på kreditt erfarer at kunder en gang i blant ikke gjør opp for seg. Dette skyldes enten betalingsvilje eller betalingsevne.

Manglende betalingsevne betyr at kunden ikke har penger til å gjøre opp for seg. Dette kan skyldes at bedriften er blakk, slått konkurs eller at den er blitt slettet i Brønnøysundregistrene.

Manglende betalingsvilje betyr at kunden har penger, men ikke ønsker å betale.

Når kan fakturaen avskrives som tap?

Hovedregelen er at tap på fordringer skal bokføres når de er “endelig bekreftet”. Tapet anses som endelig bekreftet når:

  • Inkasso har vært forgjeves.
  • Faktura som ikke er betalt seks måneder etter forfall selv om det er sendt minst 3 purringer
  • Selskapet er gått konkurs eller er avviklet.
  • Det er opprettet konkursbo på kunden, men det er ingen midler i boet.
  • Faktura ut fra en samlet vurdering betraktes som klart umulig å drive inn.

Hvordan avskrive faktura som tap i Conta Faktura?

  • Søk frem fakturaen fra fakturalisten (eller FØLG-OPP-listen på startsiden).
  • Klikk på FAKTURADETALJER
  • På neste skjermbilde klikker du på knappen FLERE VALG
  • Det kommer til syne en lenke som heter AVSLUTT SOM TAP Klikk her og følg anvisningene.

Jeg har tidligere pleid å lage kreditnota for å avskrive tap?

De aller fleste fakturaprogrammer mangler en funksjon for å avskrive tap på fordringer. Du blir derfor “tvunget” til å lage en kreditnota for å kunne fjerne fakturaen fra purrelisten. Denne framgangsmåten er feil etter Bokføringsloven, og fører til at regnskapstall og rapporter blir uriktige.

Kunden har ikke betalt renter og purregebyr, hva gjør jeg?

Her kan du forfølge saken ved å sende restsummen til inkasso, men det vil i de fleste tilfeller være litt drastisk for en liten sum. Du kan derfor velge å avslutte fakturaen ved å bruke AVSLUTT SOM TAP. I Conta Faktura blir ikke renter og gebyrer reellt ført som tap hvis du bruker denne funksjonen. De nulles bare ut, og påvirker altså ikke tapsrapporten.

Hvis du vil kreve inn småsummer kan du etter å ha avsluttet fakturaen enten lage en egen faktura på restbeløpet, eller du kan plusse på småsummene på neste faktura til kunden. Det siste er en elegant måte å gjøre det på, som brukes av mange bedrifter som har et løpende leverandørforhold til kundene sine (mobilselskaper, kabel-TV-leverandører, o.l.). Les mer om hvordan du krever inn småbeløp.

Restnota

Restnota er en egen funksjon i Conta Inkasso. Dette er en måte å prøve å få inn den siste restsummen etter at storparten av et inkassokrav er betalt inn. Restnotaen har samme juridiske status som en faktura, så hvis den ikke betales må det sendes inkassovarsel før du evt. kan ta den videre til rettslig inkasso.

Tilbakemelding

NB: Ikke bruk dette skjemaet ved spørsmål til brukerstøtte. Bruk kontaktskjemaet i stedet.