Alle aksjeselskap er pliktig til å ha minst én generalforsamling i året. Vi går nærmere inn på hvordan en generalforsamling skal avholdes.
Hva er en generalforsamling? Generalforsamlingen utgjør den øverste myndigheten i et selskap og det er her utbytte og årsregnskap godkjennes og vedtekter blir innført.
Det er selskapet sine aksjonærer som møtes på forsamlingen og det er de som har stemmerett på møtet. Aksjonærer er alle som eier aksjer i selskapet.
Trenger selskapet ditt hjelp med årsregnskap eller regnskapet? Conta har regnskapspartnere over hele landet klare til å hjelpe.
Hvor ofte skal en generalforsamling holdes?
Alle aksjeselskap skal ha generalforsamling minst en gang i året. Generalforsamlingen må avholdes innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår. Det vil si at fristen for å holde generalforsamling er 30. juni. Dette regnes som den ordinære generalforsamlingen, alle generalforsamlinger uten om dette betegnes som ekstraordinære.
Hva avgjøres på en generalforsamling?
På en ordinær generalforsamling skal aksjonærene blant annet godkjenne årsregnskapet, årsberetning og utdeling av utbytte. Det er også her man bestemmer andre vedtekter i selskapet.
Er det behov for en ekstraordinær generalforsamling kan styret kalle inn til det. I tillegg sier aksjeloven at revisor og aksjonærer også kan kreve at styret sender innkallelse til ekstraordinær generalforsamling. Det er aksjeloven som regulerer hvordan disse forsamlingene skal gjennomføres og hvilke saker som skal behandles.
Hvor skal generalforsamlingen avholdes?
I utgangspunktet skal generalforsamlingen møtes i kommunen der bedriften holder til og avholdes på eget forretningskontor, med mindre det står noe annet i vedtektene til selskapet. Oppstår det en krise av noe slag, kan det vurderes om forsamlingen skal møtes et annet sted.
Selv om det er ønskelig at det skal være fysisk oppmøte, er det også muligheter for å kalle inn til en digital generalforsamling. Da må alle deltakere bekrefte at det er greit at møtet avholdes digitalt.
Hva er en generalforsamlingsprotokoll?
En generalforsamlingsprotokoll er et dokument som viser hva som har blitt diskutert og bestemt under er en generalforsamling. Uansett om generalforsamlingen blir avholdt med fysisk oppmøte eller digitalt, skal det skrives en protokoll.
Protokollen er en viktig dokumentasjon av selskapets situasjon og disposisjoner. Den skal også oppfylle en rekke formelle krav til innhold og signering.
Protokollen trenger ikke være avansert eller lang, så lenge den inneholder
følgende:
- Navnet på selskapet som avholder generalforsamling.
- Dato og sted for møtet.
- Godkjenning av innkallingen.
- Hvor mange aksjer samlet totalt
som var representert på møtet. - Sakene som har vært til behandling og de vedtakene som er gjort.
Protokollen skal også signeres av møteleder og minst én annen person valgt av de som var til stede. Etter møtet skal den signerte protokollen sendes til alle aksjeeiere i selskapet.
