EHF: Hva er EHF-fakturaer og hvordan fungerer de?

EHF står for «elektronisk handelsformat» og betyr digitale fakturaer som sendes fra et fakturaprogram til en mottaker, via et EU-verifisert knutepunkt. Målet er å spare tid, penger og miljøet.

Atle Hansson

EHF står for «elektronisk handelsformat» og betyr digitale fakturaer som sendes fra et fakturaprogram til en mottaker, via et EU-verifisert knutepunkt. Målet er å spare tid, penger og miljøet.

Norge er et pionérland i arbeidet med å innføre en felles, europeisk standard for elektronisk fakturering. Formatet er utviklet sentralt i EU, og Direktoratet for Forvaltning og IKT (DIFI) her i Norge har oversatt og tilpasset det hele til norsk bruk.

Alle bedrifter som kan motta slike fakturaer er registrert i det såkalte ELMA-registeret. ELMA står for «Elektronisk mottakeradresseregister».

Staten har bestemt at alle fakturaer som sendes til statlige virksomheter, for kontrakter inngått etter 1. juli 2012, må være sendt elektronisk i dette formatet. Det er nå bestemt at også alle kommuner i landet må ha blitt med som mottakere fra 1. januar 2015.

Illustrasjon: Slik virker EHF

Er EHF det samme som eFaktura?

Nei. Conta Faktura tilbyr EHF, ikke eFaktura. 

Hvorfor krever staten EHF?

Tanken er at det offentlige skal spare tid og penger på å forenkle behandlingen av rundt 11 millioner fakturaer som mottas årlig. På sikt er visjonen at den nye faktureringmetoden skal forenkle handelssamarbeidet for bedrifter og offentlige foretak på tvers av landegrensene i Europa.

Hvordan sendes en EHF-faktura?

Fakturaprogrammer som støtter det nye formatet vil sende fakturadataene fra din bedrift digitalt til mottakeren. En EHF-faktura fra Conta består av en datafil med informasjon om avsender og mottaker, og om innholdet i fakturalinjene. I tillegg sendes den tradisjonelle PDF-en med som vedlegg.

Måten du lager fakturaen på er akkurat lik som før.

Å sende EHF krever Conta-kreditt.

Skjermbilde av EHF i Conta Faktura

Hvordan mottar du en EHF?

Det er ganske enkelt. Du trenger Regnskap fra Conta for å motta EHF, og så er du i gang. Firmaet ditt blir søkbart for alle som vil sende deg EHF-er, og når du mottar en går du bare til bilagsmenyen i Regnskap for å registrere mottatte EHF-fakturaer.

EHF er mer pålitelig enn e-post

Når en mottaker får en slik faktura, går den rett inn i regnskapssystemet, og blir bokført mer eller mindre automatisk. En annen fordel er at at det er en mye mer pålitelig måte å fakturere på enn med e-post.

På grunn av at e-postleverandørene er så mange og har så mange ulike systemer og spamfiltre, er det ingen sikker vitenskap å sende og motta e-post. Conta Faktura klarer til tross for fallgruvene å levere mer enn 99 prosent av e-postene som går ut fra systemet. Men det er ikke alltid sikkert mottakeren mottar e-posten likevel. Her er EHF-fakturasystemet overlegent e-posten, fordi ingen fakturaer stoppes av spamfiltre eller fulle innbokser.

Kontrollerte aktører

For å kunne sende en EHF-faktura, må fakturaprogrammet du bruker være tilknyttet et verifisert trafikk-knutepunkt for dataene som skal overføres. Det er den sentrale enheten PEPPOL i EU som styrer verifiseringen av disse knutepunktene og aktørene som står bak.

Mottakeren sitt datasystem er også knyttet til et eget aksesspunkt i PEPPOL-nettverket. Aksesspunktene fungerer som postkontorer for EHF-fakturaen. Avsenderen leverer fakturaen på sitt “postkontor” slik du ser på illustrasjonen over, og “mottaker-postkontoret” leverer det deretter videre til mottakeren.

Tanken er at nettverket skal videreutvikles som et åpent kildekode-prosjekt i EU, der systemleverandører som Conta og de andre faktura- og regnskapsprogram-leverandørene er invitert til å delta.

Det er naturlig å anta at det på sikt vil bli påbudt å bruke EHF for all fakturering mellom bedrifter.

Alle brukere av Conta kan sette i gang med både sending og mottak allerede nå. Har du Conta Pluss får du tre stk EHF-fakturaer inkludert hver måned, som samler seg opp hvis du ikke bruker alle tre. De kan også kjøpes i pakker med Conta-kreditt.

Les mer om fordelene ved EHF på Conta sine hjemmesider.

Sist oppdatert 9.mars 2018

        Array
(
    [0] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 155
            [name] => Fakturering
            [slug] => fakturering
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 155
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 151
            [count] => 37
            [filter] => raw
        )

)
Array
(
    [0] => WP_Post Object
        (
            [ID] => 147
            [post_author] => 2
            [post_date] => 2019-11-20 07:27:10
            [post_date_gmt] => 2019-11-20 06:27:10
            [post_content] => 

Du har hørt om kilometersatsen fra staten, ikke sant? Den er på drøye fire kroner kilometeren. Spørsmålet du må stille deg er: Ville rørleggeren din vært fornøyd med fire kroner?

Neppe. Kanskje han tar 20 kroner, kanskje 60, hvem vet. Han sørger ihvertfall for å ikke gå i tap, for å si det sånn. Ofte baker han det inn i totalbeløpet.

Så hva skal du fakturere? Det er en utbredt misforståelse at eiere av småfirmaer må forholde seg til statens kilometergodtgjørelse når de fakturerer. Denne satsen er ikke noe annet enn maksimalsummen staten tillater deg å trekke fra på skatten for hver kilometer du kjører med privatbil i firmaet ditt. Satsen er altså til intern bruk i firmaet når årsoppgjøret skal sendes inn.

Koster det dobbelte

I virkeligheten koster det bortimot det doble av statens sats å kjøre en middels dyr familiebil bil på norske veier. Ifølge Aftenposten kostet det i 2012 godt og vel 70 kroner mila i reelle utgifter for en Toyota Avensis. For hvert år øker denne summen.

For å finne den reelle kilometerutgiften må vi blant annet regne med statlige avgifter, forsikring, bilens verdifall og drivstoff.

Du bestemmer

Mange næringsdrivende lar oppdragsgiver diktere et kjørehonorar på noen få kroner kilometeren. Husk at det er du som bestemmer hva kjøring skal koste, og at du må her som ellers ta deg skikkelig betalt. Bompenger og broavgifter må også regnes med i prisen. Du skal ikke bare ha dekket utgiftene dine, du skal også ha en profitt på toppen. Hvis ikke driver du frivillig arbeid, ikke næringsvirksomhet.

Tenk på bilen som et arbeidsredskap, en maskin som produserer omsetning for firmaet ditt, som om den var en hjullaster, en lastebil eller et hvilket som helst annet driftsmiddel.

Konklusjon: Statens kilometersats bruker du aldri utad.

Husk kjørebok

For at du skal kunne kreve fradrag på kr 4,05 per km (2013) når du leverer inn næringsregnskapet, bør du føre en detaljert kjørebok. Det er ikke påbudt ved lov, men det er den eneste måten skatteetaten kan vurdere saken hvis de er i tvil om fradraget ditt er riktig.

Satsen på kr 4,05 per km gjelder for kjøring inntil 10 000 kilometer. Satsen er kr 3,40 hvis du kjører mer enn 10 000 kilometer i året.

[post_title] => Slik bør du fakturere kjøring med privatbil [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => slik-fakturerer-du-kjoring-med-privatbil-naering [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2019-12-05 09:38:38 [post_modified_gmt] => 2019-12-05 08:38:38 [post_content_filtered] => [post_parent] => 19 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=147 [menu_order] => 10 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [1] => WP_Post Object ( [ID] => 24621 [post_author] => 42 [post_date] => 2018-04-20 10:46:05 [post_date_gmt] => 2018-04-20 09:46:05 [post_content] =>

Det kan nok være fristende å bruke en fakturamal i Word og tro at det holder, men fakturaer er viktig dokumentasjon med strenge krav til innholdet som gjør det både umulig og ulovlig å bruke hjemmelagede fakturamaler.

Mange kommer til nettsidene til Conta fordi de leter etter etter en enkel måte sende faktura på, og det hersker fremdeles en del misforståelser der ute når det gjelder fakturering. De kjenner ikke nødvendigvis reglene. Her forklarer vi det viktigste.

Fakturaer skal ikke kunne endres i ettertid

I Conta er vi veldig opptatt av å gi folk en bra start, og en av de beste startene du kan gi firmaet ditt er å velge en fakturaløsning som er enkel å bruke.

Bokføringsforskriften slår fast at:

Salgsdokument skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

Du kan i praksis dermed ikke bruke «hjemmesnekrede» fakturamaler laget i Word, for eksempel

Alle fakturaer må inneholde:

En skal heller ikke kunne endre på nummeret eller annet innhold i fakturaen, etter at den er utstedt. Feil kan skje den beste, men hvis du gjør en feil i en faktura må du lage en kreditnota som korrigerer og «nuller ut» fakturaen med feilen i. Dette er innebygget funksjonalitet i Conta, så du trenger ikke tenke på det.

Men er det også lov å bruke en fakturamal?

Det spørs hva du legger i «fakturamal». Mange søker nok på nettet i håp om at det skal finnes en enkel måte å lage hjemmelagede fakturaer på. De har gjerne hastverk med å sende en faktura og tenker at det er en kjapp fiks å bruke en mal laget i et vanlig tekstprogram.

Enn så lenge er det lov å bruke en «manuell» fakturamal hvis du skriver den ut på godkjente, forhåndsnummererte fakturablanketter, men det er egentlig det eneste unntaket. Og det er litt gammeldags, ikke sant?

Men å bruke en mal for faktura i Word som du tildeler fakturanummer selv er derimot ikke en gyldig måte å fakturere på.

Med fakturaer fra Conta er du trygg

Vi sier derfor: Dropp det! Med et enkelt og gratis fakturaprogram som Conta er du sikret en tjeneste som lar deg enkelt følge reglene som bedrift (og til og med som privatperson), uten unødig hodebry og stress. Og hvis Skatteetaten gjør bokettersyn kan du være trygg på at det ikke er noe galt med fakturaløsningen din.

Eksempel på faktura fra Conta Faktura

Om du vil sende faktura på papir er det uansett ikke noe problem å bruke Conta. Du skriver bare ut PDF-en! Vi kan til og med sende den for deg mot en liten kostnad.

Conta gir deg:

Alternativet med papirblanketter er neppe holdbart for en moderne bedrift, enten du driver alene eller dere er flere sammen. Conta sin nettbaserte «fakturamal» er alt du trenger, er fremtidssikker, og kan sendes i alle de vanligste formatene.

I tillegg kan du også nå føre regnskap i Conta, og alle fakturaene du lager blir automatisk registrert i regnskapet!

*Krever Pluss-abonnement

[post_title] => Fakturamal laget i Word, eller fakturaprogram? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => fakturamal-laget-i-word-eller-fakturaprogram-ikke-ga-i-fella [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2020-01-15 12:23:08 [post_modified_gmt] => 2020-01-15 11:23:08 [post_content_filtered] => [post_parent] => 502 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=24621 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [2] => WP_Post Object ( [ID] => 22270 [post_author] => 2 [post_date] => 2018-03-09 12:45:07 [post_date_gmt] => 2018-03-09 11:45:07 [post_content] =>

Tiden du bruker på å lage fakturaer, bokføring, møter og administrative oppgaver er alle ting som du må regne med når du driver firma.

En del firmaer bruker fakturagebyrer for å dekke inn kostnaden ved fakturering, og noen bruker det til og med som insentiv på papirfakturaer for å få kundene over på digitale og billigere (for firmaet) løsninger som AvtaleGiro eller eFaktura, eller EHF.

Du har sikkert selv sett eksempler på dette i de private kundeforholdene dine.

Det finnes ingen offisielle satser eller grenser for størrelsen på fakturagebyr. Det må derimot være forhåndsavtalt med kunden (gjelder privatkunder) ifølge Forbrukerkjøpsloven § 37.

Viktig: Husk at det skal være samme MVA-sats på gebyret som på resten av fakturaen.

Et alternativ til fakturagebyr er å bake det inn totalprisen

Uansett hvem du selger til kan det være andre måter å gjøre dette på enn å legge på en egen linje på fakturaen, med eget utskilt gebyr. Alternativet til et fakturagebyr, er å ta betalt for det i den totale prisingen av tjenestene dine.

Uavhengig av om du velger fakturagebyr eller baker det inn i totalprisen, så er det viktigste at du tar deg godt nok betalt til å dekke alle utgiftsposter du har ved et kundeforhold.

Hvis du trenger hjelp til å beregne prisene dine, kan du sjekke ut Timepriskalkulatoren.no.

Kortgebyrer i netthandel blir forbudt

Som et lite apropos: Driver du netthandel? Det blir snart forbudt å kreve kortgebyr fra kunder som betaler med bank- eller kredittkort utstedt innenfor EUs grenser. Les mer på Firmanytt om de nye reglene for kortgebyrer på nett.

[post_title] => Kan jeg legge på fakturagebyr? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => kan-jeg-legge-pa-fakturagebyr [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2019-12-05 09:53:25 [post_modified_gmt] => 2019-12-05 08:53:25 [post_content_filtered] => [post_parent] => 19 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=22270 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) )

På tide å bytte ut hjemmelagede fakturaer og bæreposer med kvitteringer?
Opplev hvor mye enklere det kan gjøres med Conta.

Abonner på Conta nyhetsbrev

Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.