Faktura som dokumentasjon på andre inntekter

Kan norske fakturaer brukes for å dokumentere inntekt fra utlandet? Og hvordan unngå problemer med påtvungne fakturasystemer som ikke er gyldige etter norsk lov?

Atle Hansson

Kan norske fakturaer brukes for å dokumentere inntekt fra utlandet? Og hvordan unngå problemer med påtvungne fakturasystemer som ikke er gyldige etter norsk lov?

Problemstillinger som dette blir stadig mer aktuelle siden flere og flere virksomheter drives på internett og får innbetalinger fra hvor som helst i verden. Vi viser deg hvordan du kan bruke Conta Faktura til å «bokføre» spesielle inntektstyper.

Husk at det er både lovlig og mulig å føre disse inntektene på vanlig måte i regnskapet, men da får du ikke korrekt omsetningstall i rapportene i Conta Faktura. Metoden vi omtaler her er anbefalt av mange regnskapsførere, men den er altså valgfri. Sjekk med regnskapsføreren din hvis du er i tvil.

Annonseinntekter på web

Ola, webmaster

Ola eier 12 nettsteder. Han legger ut banner- og tekstannonser fra diverse utenlandske annonsebyråer, tilsvarende f.eks. Google Adsense (bildet). Det kommer månedlige utbetalinger basert på antall klikk annonsene får.

Pengene utbetales ofte i andre valutaer, og kommer inn på kontoen hans som NOK.

I slike tilfeller kan Ola opprette en norsk faktura som stemmer overens med summen som kommer inn på kontoen. På den måten går inntekten inn som en del av omsetningen hans i Conta Faktura og i regnskapet hans. Han fører opp annonsebyrået som kunde på fakturaen. Metoden gjør at:

  • MVA-oppgaven fylles ut med riktige tall i Conta Faktura
  • Nøkkeltallrapporten stemmer med virkeligheten
  • Ola slipper å bokføre bilaget i regnskapet (enklere å lage en faktura)
  • Evt. valutasvingninger ivaretas innenfor 30-dagersregelen (se lenger nede)

Ola trenger ikke å sende disse fakturaene til «kundene». De er til intern bruk. Han legger ved kvitteringene fra byråene som vedlegg til fakturaen. Det gjør han ved å sende fakturaen til deg selv på det innebygde e-postsystemet i Conta Faktura.

Oppdrag med fakturering i eksterne systemer

Helga, oversetter

Helga jobber mest for et stort, internasjonalt oversetterbyrå som krever at hun må fakturere dem fra deres eget nettbaserte system. Dette er et system som er utviklet spesielt for dette formålet, og fakturaene hun lager der er ikke holdbare etter norske lovkrav.

I tillegg gjør pålegget fra denne ene oppdragsgiveren at hun har problemer med å bruke Conta Faktura når hun en gang i blant skal fakturere andre kunder, fordi nummerserien i Conta Faktura naturligvis ikke tar hensyn til nummereringen i det utenlandske systemet. Gjennom året blir derfor nummereringen feil, og hun lurer på hvordan hun skal dokumentere det hele overfor skatteetaten. Pengene utbetales i EUR eller USD og kommer inn på kontoen i NOK.

Helga kan i likhet med Ola opprette norske fakturaer som korresponderer med utbetalingene fra oversetterbyråets system. Dette sikrer at inntektene blir ført med norsk dokumentasjon, og at nummerrekka i fakturasystemet ikke blir brutt opp. Fakturaene fra oppdragsgiverens system legger hun ved som vedlegg i Conta Faktura.

Metoden fungerer også for foretak som finner oppdrag på f.eks. oDesk eller Elance og dermed bruker disse systemenes innebygde betalings- og fakturasystem.

Kan slippe valutaproblematikk

Regelen er at man bokfører inntekt når den er opptjent (levert), med valutakursen på det gitte tidspunktet. Og så bokfører du innbetalingen senere, med en annen valutakurs. Dette krever en noe komplisert bokføring av valutaeffekt (gevinst eller tap).

Med Ola og Helgas metode kan du slippe enklere fra det. Det er lovlig å fakturere inntil 30 dager fra tjenesten er levert, og selv om det egentlig er valutakursen på leveringstidspunktet som skal brukes, er også kursen på fakturadato akseptert. Hvis du lager en faktura i Conta Faktura når du får innbetalingen fra utlandet, f.eks. tre uker etter at tjenesten ble levert, så slipper du altså å tenke på valutakursen. Da lager du bare en norsk faktura på hele summen som ble innbetalt til firmakontoen din, og markerer den som betalt med det samme.

Hvis det går mer enn en måned fra du leverer til du mottar pengene, fakturerer du prisen i NOK på leveringsdagen. Deretter fører du valutagevinsten eller -tapet som en egen post i regnskapet, basert på hvor stor sum som faktisk kommer inn på firmakontoen til slutt.

Merk at fakturaer til utenlandske kunder ikke skal tillegges MVA*. I de fleste tilfeller skal du velge “Fritatt” fra nedtrekksmenyen i fakturaredigereren hvis varen/tjenesten er MVA-pliktig i Norge. “Unntatt” skal bare brukes hvis det du selger ikke er MVA-pliktig i Norge.

*) Etter MVA-loven skal tjenester som er levert på norsk territorium ha merverdiavgift, selv om kunden er i utlandet. Dermed kan det diskuteres om en webmasters publisering av annonser for utenlandske byråer på et .no-domene egentlig er en MVA-pliktig tjeneste. Sannsynligvis er den det. Men så lenge aktørene i utlandet ikke betaler ut norsk MVA automatisk, er det ikke noe mer å gjøre med dette før staten evt. tvinger aktørene til å betale ut norsk MVA tilsvarende reglene som er blitt innført for utenlandske nettbutikker som selger til privatkunder. Disse butikkene er nå forpliktet til å kreve inn og rapportere norsk MVA for å kunne selge til norske kunder.

        Array
(
    [0] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 155
            [name] => Fakturering
            [slug] => fakturering
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 155
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 151
            [count] => 38
            [filter] => raw
        )

)
Array
(
    [0] => WP_Post Object
        (
            [ID] => 147
            [post_author] => 2
            [post_date] => 2019-11-20 07:27:10
            [post_date_gmt] => 2019-11-20 06:27:10
            [post_content] => 

Du har hørt om kilometersatsen fra staten, ikke sant? Den er på drøye fire kroner kilometeren. Spørsmålet du må stille deg er: Ville rørleggeren din vært fornøyd med fire kroner?

Neppe. Kanskje han tar 20 kroner, kanskje 60, hvem vet. Han sørger ihvertfall for å ikke gå i tap, for å si det sånn. Ofte baker han det inn i totalbeløpet.

Så hva skal du fakturere? Det er en utbredt misforståelse at eiere av småfirmaer må forholde seg til statens kilometergodtgjørelse når de fakturerer. Denne satsen er ikke noe annet enn maksimalsummen staten tillater deg å trekke fra på skatten for hver kilometer du kjører med privatbil i firmaet ditt. Satsen er altså til intern bruk i firmaet når årsoppgjøret skal sendes inn.

Koster det dobbelte

I virkeligheten koster det bortimot det doble av statens sats å kjøre en middels dyr familiebil bil på norske veier. Ifølge Aftenposten kostet det i 2012 godt og vel 70 kroner mila i reelle utgifter for en Toyota Avensis. For hvert år øker denne summen.

For å finne den reelle kilometerutgiften må vi blant annet regne med statlige avgifter, forsikring, bilens verdifall og drivstoff.

Du bestemmer

Mange næringsdrivende lar oppdragsgiver diktere et kjørehonorar på noen få kroner kilometeren. Husk at det er du som bestemmer hva kjøring skal koste, og at du må her som ellers ta deg skikkelig betalt. Bompenger og broavgifter må også regnes med i prisen. Du skal ikke bare ha dekket utgiftene dine, du skal også ha en profitt på toppen. Hvis ikke driver du frivillig arbeid, ikke næringsvirksomhet.

Tenk på bilen som et arbeidsredskap, en maskin som produserer omsetning for firmaet ditt, som om den var en hjullaster, en lastebil eller et hvilket som helst annet driftsmiddel.

Konklusjon: Statens kilometersats bruker du aldri utad.

Husk kjørebok

For at du skal kunne kreve fradrag på kr 4,05 per km (2013) når du leverer inn næringsregnskapet, bør du føre en detaljert kjørebok. Det er ikke påbudt ved lov, men det er den eneste måten skatteetaten kan vurdere saken hvis de er i tvil om fradraget ditt er riktig.

Satsen på kr 4,05 per km gjelder for kjøring inntil 10 000 kilometer. Satsen er kr 3,40 hvis du kjører mer enn 10 000 kilometer i året.

[post_title] => Slik bør du fakturere kjøring med privatbil [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => slik-fakturerer-du-kjoring-med-privatbil-naering [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2019-12-05 09:38:38 [post_modified_gmt] => 2019-12-05 08:38:38 [post_content_filtered] => [post_parent] => 19 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=147 [menu_order] => 10 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [1] => WP_Post Object ( [ID] => 24621 [post_author] => 42 [post_date] => 2018-04-20 10:46:05 [post_date_gmt] => 2018-04-20 09:46:05 [post_content] =>

Det kan nok være fristende å bruke en fakturamal i Word og tro at det holder, men fakturaer er viktig dokumentasjon med strenge krav til innholdet som gjør det både umulig og ulovlig å bruke hjemmelagede fakturamaler.

Mange kommer til nettsidene til Conta fordi de leter etter etter en enkel måte sende faktura på, og det hersker fremdeles en del misforståelser der ute når det gjelder fakturering. De kjenner ikke nødvendigvis reglene. Heldigvis fant de Conta Faktura før de tråkket feil!

Fakturaer skal ikke kunne endres i ettertid

I Conta er vi veldig opptatt av å gi folk en bra start, og en av de beste startene du kan gi firmaet ditt er å velge en fakturaløsning som er enkel å bruke.

Bokføringsforskriften slår nemlig fast at:

Salgsdokument skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

Du kan i praksis dermed ikke bruke «hjemmesnekrede» fakturaer.

Alle fakturaer må inneholde:

En skal heller ikke kunne endre på nummeret eller annet innhold i fakturaen, etter at den er utstedt. Feil kan skje den beste, men hvis du gjør en feil i en faktura må du lage en kreditnota som korrigerer og «nuller ut“ fakturaen med feilen i. Dette er såklart innebygget funksjonalitet i Conta.

Men er det lov å bruke en fakturamal?

Det spørs hva du legger i «fakturamal». Mange søker nok på nettet i håp om at det skal finnes en enkel måte å lage hjemmelagede fakturaer på. De har gjerne hastverk med å sende en faktura og tenker at det er en kjapp fiks å bruke en mal laget i et vanlig tekstprogram.

Fakturamaler fra programmer som Conta Faktura er godkjente å bruke siden de overholder alle kravene. Enn så lenge er det fremdeles også lov å bruke en «manuell» fakturamal hvis du skriver den ut på godkjente, forhåndsnummererte fakturablanketter, men det er egentlig det eneste unntaket.

Å bruke en mal for faktura i Word som du tildeler fakturanummer selv er derimot ikke en gyldig måte å fakturere på.

Med Conta Faktura er du trygg

Vi sier derfor: Dropp det! Med et enkelt og gratis fakturaprogram som Conta Faktura er du sikret en tjeneste som lar deg enkelt følge reglene som bedrift (og til og med som privatperson), uten unødig hodebry og stress. Og hvis Skatteetaten gjør bokettersyn kan du være trygg på at det ikke er noe galt med fakturaløsningen din.

Eksempel på faktura fra Conta Faktura

Om du vil sende faktura på papir er det uansett ikke noe problem å bruke Conta Faktura. Du skriver bare ut PDF-en! Vi kan til og med sende den for deg mot en liten kostnad.

Conta Faktura gir deg:

Alternativet med papirblanketter er neppe holdbart for en moderne bedrift, enten du driver alene eller dere er flere sammen. Conta Faktura sin nettbaserte «fakturamal» er alt du trenger, er fremtidssikker, og kan sendes i alle de vanligste formatene.

*Krever Conta Pluss-abonnement

[post_title] => Fakturamal laget i Word, eller fakturaprogram? Ikke gå i fella! [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => fakturamal-laget-i-word-eller-fakturaprogram-ikke-ga-i-fella [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2019-11-26 12:35:13 [post_modified_gmt] => 2019-11-26 11:35:13 [post_content_filtered] => [post_parent] => 502 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=24621 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [2] => WP_Post Object ( [ID] => 22270 [post_author] => 2 [post_date] => 2018-03-09 12:45:07 [post_date_gmt] => 2018-03-09 11:45:07 [post_content] =>

Tiden du bruker på å lage fakturaer, bokføring, møter og administrative oppgaver er alle ting som du må regne med når du driver firma.

En del firmaer bruker fakturagebyrer for å dekke inn kostnaden ved fakturering, og noen bruker det til og med som insentiv på papirfakturaer for å få kundene over på digitale og billigere (for firmaet) løsninger som AvtaleGiro eller eFaktura, eller EHF.

Du har sikkert selv sett eksempler på dette i de private kundeforholdene dine.

Det finnes ingen offisielle satser eller grenser for størrelsen på fakturagebyr. Det må derimot være forhåndsavtalt med kunden (gjelder privatkunder) ifølge Forbrukerkjøpsloven § 37.

Viktig: Husk at det skal være samme MVA-sats på gebyret som på resten av fakturaen.

Et alternativ til fakturagebyr er å bake det inn totalprisen

Uansett hvem du selger til kan det være andre måter å gjøre dette på enn å legge på en egen linje på fakturaen, med eget utskilt gebyr. Alternativet til et fakturagebyr, er å ta betalt for det i den totale prisingen av tjenestene dine.

Uavhengig av om du velger fakturagebyr eller baker det inn i totalprisen, så er det viktigste at du tar deg godt nok betalt til å dekke alle utgiftsposter du har ved et kundeforhold.

Hvis du trenger hjelp til å beregne prisene dine, kan du sjekke ut Timepriskalkulatoren.no.

Kortgebyrer i netthandel blir forbudt

Som et lite apropos: Driver du netthandel? Det blir snart forbudt å kreve kortgebyr fra kunder som betaler med bank- eller kredittkort utstedt innenfor EUs grenser. Les mer på Firmanytt om de nye reglene for kortgebyrer på nett.

[post_title] => Kan jeg legge på fakturagebyr? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => kan-jeg-legge-pa-fakturagebyr [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2019-12-05 09:53:25 [post_modified_gmt] => 2019-12-05 08:53:25 [post_content_filtered] => [post_parent] => 19 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=22270 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) )

På tide å bytte ut hjemmelagede fakturaer og bæreposer med kvitteringer?
Opplev hvor mye enklere det kan gjøres med Conta.

Abonner på Conta nyhetsbrev

Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.