Hva må alle fakturaer inneholde?

Staten stiller strenge krav til hvordan fakturaer, kontantfakturaer og andre salgsdokumenter skal se ut.

Atle Hansson

Staten stiller strenge krav til hvordan fakturaer, kontantfakturaer og andre salgsdokumenter skal se ut.

Loven har disse minimumskravene:

  • Dato
  • Nummer (maskinelt eller forhåndstrykt)
  • Selgers navn og organisasjonsnummer, evt. etterfulgt av “MVA” hvis firmaet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
  • Ordet “Foretaksregisteret” i tilknytning til organisasjonsnummeret (gjelder AS, ASA og NUF registrert i Foretaksregisteret)
  • Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer*
  • En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
  • Antall, mengde eller omfang av produktet eller tjenesten
  • Leveringssted og tidspunkt
  • Totalsum som skal betales
  • Forfallsdato
  • Merverdiavgift og andre avgifter hvis dette er aktuelt.
  • Summering av de ulike MVA-satsene hver for seg.

*) Ved kontant betaling behøver ikke selgeren angi kjøper i salgsdokumentet hvis verdien er under 40 000 kroner. Hvis varen/tjenesten skal selges videre eller inngå direkte i kjøperens vare- eller tjenesteleveranser, skal kjøper være angitt i salgsdokumentet uansett pris. Hvis et firma kjøper varer for over 10 000 kroner kontant risikerer det å få delansvar for at selgeren gjør seg skyldig i skatteunndragelse av kjøpssummen. Det er derfor alltid tryggest å betale med kort eller bankoverføring.

Organisasjonsnummer og navn på forretningsdokumentene øker tryggheten og troverdighet mellom samarbeidspartnere, og overfor Skatteetaten og andre kontrollmyndigheter.

Hvis kjøperen er et firma, kan det risikere å ikke få fradrag for inngående merverdiavgift (MVA som kjøperen betaler til selgeren) hvis enten organisasjonsnummeret eller bokstavene “MVA” mangler. Det er derfor ditt ansvar som næringsdrivende å sørge for at alt er riktig.

Uforståelige beskrivelser er ulovlig

Selv om Conta Faktura gir deg fakturaer som oppfyller formkravene, kan ikke programmet sjekke om det du skriver inn på fakturaen oppfyller lovkravene.

«Diverse arbeid» eller «Oppdrag iht. avtale» er ikke beskrivelser du kan bruke i fakturaen. Skatteetaten krever en presis og komplett beskrivelse av «ytelsens art og omfang», som de kaller det.

I Conta Faktura kan du angi antallet, men hvis du selger kilo, meter, eller andre enheter enn bare antall, bør dette tas med i beskrivelsen.

Eksempel:

Varelinje

Siden du her nevner hvilken vare det gjelder, at antallet refererer til enheten «sekk», samt hvor mye som er i hver sekk og hvor mange sekker som selges, er beskrivelsen god nok til å oppfylle lovkravet.

Husk å kontrollere leveringsadressen og datoen som systemet foreslår. Leveringsadresse er lovpålagt for alle fakturaer.

Viktig å huske ved kontantkjøp

Det er du som forretningsdrivende som er ansvarlig for å be om å bli angitt på din gjenpart av fakturaen hvis kontantbeløpet er på 1 000 kroner eller mer inkl. MVA.

Uansett beløp plikter du å skrive på formålet med kjøpet, eller bruksområdet for varene eller tjenestene, hvis firmanavnet ditt ikke er med på dokumentet. Slike kvitteringer og fakturaer må dessuten signeres og dateres av kjøperen før den legges i regnskapet.

Ikke glem underbilagene

Hvis fakturaen henviser til et vedlegg, f.eks. en varespesifikasjon eller et pristilbud/ordre, pakkseddel eller følgeskriv, må disse legges ved fakturaen som dokumentasjon, såkalte underbilag. Hvis du oppbevarer fakturaene fysisk, stifter du dem sammen med underbilagene. Hvis du oppbevarer alt elektronisk må du legge alt som hører sammen i samme mappe eller system, og merke filene skikkelig.

I Conta Faktura blir alle vedlegg du sender med fakturaen liggende på fakturadetaljene, og det er derfor enkelt å finne frem til hvilke dokumenter som hører sammen. Du er likevel ansvarlig for å lagre dine egne kopier av alle dokumentene, jfr. brukeravtalen.

Alle fakturaer utstedes i minst to eksemplarer, ett til selger og ett til kjøper.

Se hva bokføringsforskriften sier om innholdet i fakturaer.

        Array
(
    [0] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 155
            [name] => Fakturering
            [slug] => fakturering
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 155
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 151
            [count] => 37
            [filter] => raw
        )

    [1] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 154
            [name] => Lov og rett
            [slug] => lov-og-rett
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 154
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 151
            [count] => 9
            [filter] => raw
        )

)
Array
(
    [0] => WP_Post Object
        (
            [ID] => 147
            [post_author] => 2
            [post_date] => 2019-11-20 07:27:10
            [post_date_gmt] => 2019-11-20 06:27:10
            [post_content] => 

Du har hørt om kilometersatsen fra staten, ikke sant? Den er på drøye fire kroner kilometeren. Spørsmålet du må stille deg er: Ville rørleggeren din vært fornøyd med fire kroner?

Neppe. Kanskje han tar 20 kroner, kanskje 60, hvem vet. Han sørger ihvertfall for å ikke gå i tap, for å si det sånn. Ofte baker han det inn i totalbeløpet.

Så hva skal du fakturere? Det er en utbredt misforståelse at eiere av småfirmaer må forholde seg til statens kilometergodtgjørelse når de fakturerer. Denne satsen er ikke noe annet enn maksimalsummen staten tillater deg å trekke fra på skatten for hver kilometer du kjører med privatbil i firmaet ditt. Satsen er altså til intern bruk i firmaet når årsoppgjøret skal sendes inn.

Koster det dobbelte

I virkeligheten koster det bortimot det doble av statens sats å kjøre en middels dyr familiebil bil på norske veier. Ifølge Aftenposten kostet det i 2012 godt og vel 70 kroner mila i reelle utgifter for en Toyota Avensis. For hvert år øker denne summen.

For å finne den reelle kilometerutgiften må vi blant annet regne med statlige avgifter, forsikring, bilens verdifall og drivstoff.

Du bestemmer

Mange næringsdrivende lar oppdragsgiver diktere et kjørehonorar på noen få kroner kilometeren. Husk at det er du som bestemmer hva kjøring skal koste, og at du må her som ellers ta deg skikkelig betalt. Bompenger og broavgifter må også regnes med i prisen. Du skal ikke bare ha dekket utgiftene dine, du skal også ha en profitt på toppen. Hvis ikke driver du frivillig arbeid, ikke næringsvirksomhet.

Tenk på bilen som et arbeidsredskap, en maskin som produserer omsetning for firmaet ditt, som om den var en hjullaster, en lastebil eller et hvilket som helst annet driftsmiddel.

Konklusjon: Statens kilometersats bruker du aldri utad.

Husk kjørebok

For at du skal kunne kreve fradrag på kr 4,05 per km (2013) når du leverer inn næringsregnskapet, bør du føre en detaljert kjørebok. Det er ikke påbudt ved lov, men det er den eneste måten skatteetaten kan vurdere saken hvis de er i tvil om fradraget ditt er riktig.

Satsen på kr 4,05 per km gjelder for kjøring inntil 10 000 kilometer. Satsen er kr 3,40 hvis du kjører mer enn 10 000 kilometer i året.

[post_title] => Slik bør du fakturere kjøring med privatbil [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => slik-fakturerer-du-kjoring-med-privatbil-naering [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2019-12-05 09:38:38 [post_modified_gmt] => 2019-12-05 08:38:38 [post_content_filtered] => [post_parent] => 19 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=147 [menu_order] => 10 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [1] => WP_Post Object ( [ID] => 24621 [post_author] => 42 [post_date] => 2018-04-20 10:46:05 [post_date_gmt] => 2018-04-20 09:46:05 [post_content] =>

Det kan nok være fristende å bruke en fakturamal i Word og tro at det holder, men fakturaer er viktig dokumentasjon med strenge krav til innholdet som gjør det både umulig og ulovlig å bruke hjemmelagede fakturamaler.

Mange kommer til nettsidene til Conta fordi de leter etter etter en enkel måte sende faktura på, og det hersker fremdeles en del misforståelser der ute når det gjelder fakturering. De kjenner ikke nødvendigvis reglene. Her forklarer vi det viktigste.

Fakturaer skal ikke kunne endres i ettertid

I Conta er vi veldig opptatt av å gi folk en bra start, og en av de beste startene du kan gi firmaet ditt er å velge en fakturaløsning som er enkel å bruke.

Bokføringsforskriften slår fast at:

Salgsdokument skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

Du kan i praksis dermed ikke bruke «hjemmesnekrede» fakturamaler laget i Word, for eksempel

Alle fakturaer må inneholde:

En skal heller ikke kunne endre på nummeret eller annet innhold i fakturaen, etter at den er utstedt. Feil kan skje den beste, men hvis du gjør en feil i en faktura må du lage en kreditnota som korrigerer og «nuller ut» fakturaen med feilen i. Dette er innebygget funksjonalitet i Conta, så du trenger ikke tenke på det.

Men er det også lov å bruke en fakturamal?

Det spørs hva du legger i «fakturamal». Mange søker nok på nettet i håp om at det skal finnes en enkel måte å lage hjemmelagede fakturaer på. De har gjerne hastverk med å sende en faktura og tenker at det er en kjapp fiks å bruke en mal laget i et vanlig tekstprogram.

Enn så lenge er det lov å bruke en «manuell» fakturamal hvis du skriver den ut på godkjente, forhåndsnummererte fakturablanketter, men det er egentlig det eneste unntaket. Og det er litt gammeldags, ikke sant?

Men å bruke en mal for faktura i Word som du tildeler fakturanummer selv er derimot ikke en gyldig måte å fakturere på.

Med fakturaer fra Conta er du trygg

Vi sier derfor: Dropp det! Med et enkelt og gratis fakturaprogram som Conta er du sikret en tjeneste som lar deg enkelt følge reglene som bedrift (og til og med som privatperson), uten unødig hodebry og stress. Og hvis Skatteetaten gjør bokettersyn kan du være trygg på at det ikke er noe galt med fakturaløsningen din.

Eksempel på faktura fra Conta Faktura

Om du vil sende faktura på papir er det uansett ikke noe problem å bruke Conta. Du skriver bare ut PDF-en! Vi kan til og med sende den for deg mot en liten kostnad.

Conta gir deg:

Alternativet med papirblanketter er neppe holdbart for en moderne bedrift, enten du driver alene eller dere er flere sammen. Conta sin nettbaserte «fakturamal» er alt du trenger, er fremtidssikker, og kan sendes i alle de vanligste formatene.

I tillegg kan du også nå føre regnskap i Conta, og alle fakturaene du lager blir automatisk registrert i regnskapet!

*Krever Pluss-abonnement

[post_title] => Fakturamal laget i Word, eller fakturaprogram? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => fakturamal-laget-i-word-eller-fakturaprogram-ikke-ga-i-fella [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2020-01-15 12:23:08 [post_modified_gmt] => 2020-01-15 11:23:08 [post_content_filtered] => [post_parent] => 502 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=24621 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [2] => WP_Post Object ( [ID] => 22270 [post_author] => 2 [post_date] => 2018-03-09 12:45:07 [post_date_gmt] => 2018-03-09 11:45:07 [post_content] =>

Tiden du bruker på å lage fakturaer, bokføring, møter og administrative oppgaver er alle ting som du må regne med når du driver firma.

En del firmaer bruker fakturagebyrer for å dekke inn kostnaden ved fakturering, og noen bruker det til og med som insentiv på papirfakturaer for å få kundene over på digitale og billigere (for firmaet) løsninger som AvtaleGiro eller eFaktura, eller EHF.

Du har sikkert selv sett eksempler på dette i de private kundeforholdene dine.

Det finnes ingen offisielle satser eller grenser for størrelsen på fakturagebyr. Det må derimot være forhåndsavtalt med kunden (gjelder privatkunder) ifølge Forbrukerkjøpsloven § 37.

Viktig: Husk at det skal være samme MVA-sats på gebyret som på resten av fakturaen.

Et alternativ til fakturagebyr er å bake det inn totalprisen

Uansett hvem du selger til kan det være andre måter å gjøre dette på enn å legge på en egen linje på fakturaen, med eget utskilt gebyr. Alternativet til et fakturagebyr, er å ta betalt for det i den totale prisingen av tjenestene dine.

Uavhengig av om du velger fakturagebyr eller baker det inn i totalprisen, så er det viktigste at du tar deg godt nok betalt til å dekke alle utgiftsposter du har ved et kundeforhold.

Hvis du trenger hjelp til å beregne prisene dine, kan du sjekke ut Timepriskalkulatoren.no.

Kortgebyrer i netthandel blir forbudt

Som et lite apropos: Driver du netthandel? Det blir snart forbudt å kreve kortgebyr fra kunder som betaler med bank- eller kredittkort utstedt innenfor EUs grenser. Les mer på Firmanytt om de nye reglene for kortgebyrer på nett.

[post_title] => Kan jeg legge på fakturagebyr? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => kan-jeg-legge-pa-fakturagebyr [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2019-12-05 09:53:25 [post_modified_gmt] => 2019-12-05 08:53:25 [post_content_filtered] => [post_parent] => 19 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=22270 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) )

På tide å bytte ut hjemmelagede fakturaer og bæreposer med kvitteringer?
Opplev hvor mye enklere det kan gjøres med Conta.

Abonner på Conta nyhetsbrev

Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.