Krav til dokumentasjon

Det er viktig at bilagene dine følger kravene som stilles for at regnskapet ditt skal være gyldig. Det er også en forutsetning for å få fradrag på skatt og merverdiavgift. 

Det er viktig at bilagene dine følger kravene som stilles for at regnskapet ditt skal være gyldig. Det er også en forutsetning for å få fradrag på skatt og merverdiavgift. 

Dokumentasjon, ofte kalt bilag, er alt som regnes som grunnlag for tallene du fører i regnskapet ditt. 

Det er viktig å ha fullstendige og korrekte bilag, siden det er de som viser hvor mye skatt og MVA du skal betale – og gir deg rett til skattefradrag og til å trekke av MVA du betaler til leverandører.

Ved bokettersyn vil Skatteetaten sjekke at bilagene dine er nummererte, inneholder den nødvendige informasjon, er på riktig språk og dokumenterer kjøp og salg som utvilsomt er knyttet til bedriften din.

Feil og mangler her kan føre til at Skatteetaten pålegger deg gebyrer, bøter og tilleggsskatt.

Bilag må være nummererte

Alle bilagene dine må ha et eget nummer, og du kan ikke ha hull i nummerrekken din. Det er fordi det skal være mulig å kontrollere tallene du rapporterer til myndighetene ved å gå tilbake gjennom bilagene. 

Ved bokettersyn skal postene i regnskapet ditt kunne knyttes til bilag som du har lagret enten fysisk eller digitalt ved å se på bilagsnummeret.

Et regnskapsprogram vil ta seg av dette for deg.

Alle bilag får nummer i Conta (nummer og deretter årstall) så fort du registrerer et kjøp eller en inntekt. Fakturaer fra Conta føres automatisk og får selvfølgelig neste nummer i rekken. 

Du kan se alle postene dine med nummer ved å gå til menyfanen RAPPORTER og deretter BILAGSJOURNAL.

Du må ikke laste opp bilag i Conta Regnskap og legge de ved når du fører et kjøp, men det er mye mer lettvint for deg. Oppbevarer du bilag på en PC, må du bruke bilagsnummeret du får når du har bokført kjøpet som filnavn. Du kan også oppbevare bilagene i permer, men da må du skrive bilagsnummeret på hvert bilag for hånd.  

Hvilket språk kan du lagre bilag på?

Dokumentasjon du lager, slik som fakturaer du sender til kundene dine, kan kun være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. 

Det er i utgangspunktet ingen krav til hvilket språk som brukes på inngående fakturaer, altså dokumentasjon du mottar. Men hvis bilagene er på andre språk enn dette, kan myndighetene kreve at du får de oversatt til et av disse språkene.

Du kan lage fakturaer både på norsk og engelsk i Conta Faktura. Disse bokføres automatisk i Conta Regnskap, og du slipper å tenke på språkregelen. Vi sjekker ikke språket på bilagene du laster opp i Conta Regnskap, så sørg for at de er på enten norsk, engelsk, dansk eller svensk.

Bilagene dine må inneholde viktig informasjon

I Bokføringsforskriften er det også krav til innholdet i bilagene. Et bilag i seg selv skal være nok til at den som ser over regnskapet har fullstendig informasjon om kjøpet eller salget. 

For å forstå bilaget skal det altså ikke være nødvendig å sjekke det mot en post i regnskapet ditt. Pass derfor på at bilagene dine inneholder:

  • navn, adresse og organisasjonsnummeret på den som har kjøpt noe
    • «Foretaksregisteret» etter organisasjonsnummeret hvis det er et AS, ASA eller NUF registrert i Foretaksregisteret
  • navn og organisasjonsnummer til den som har solgt noe
    • «Foretaksregisteret» etter organisasjonsnummeret hvis det er et AS, ASA eller NUF registrert i Foretaksregisteret
    • Etterfulgt av «MVA» hvis bedriften er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
  • fakturanummer
  • datoen fakturaen ble utstedt
  • hvilke varer eller tjenester det er snakk om, og hvor mange
  • hvor mye varene eller tjeneste koster
  • hvor og når varen eller tjenesten ble levert
  • MVA-sats og beløp hvis kjøper eller selger er MVA-registrert
  • forfallsdato

Du må be om å få firmanavnet ditt angitt på inngående faktura hvis den er på mer enn 1000 kr, inkl. moms. Hvis du har mottatt et ufullstendig bilag fra en leverandør, må du ta kontakt for å få en ny versjon med den nødvendige informasjonen.

Hvis du har kvitteringer på kjøp fra utlandet, må du sørge for at de følger disse kravene så godt som mulig, og skrive på forklaring hvis noe er uklart, eller bilaget er på et språk som ikke er tillatt.

Bilaget må være klart knyttet til bedriften

Det er ikke lov til å endre et bilag etter at det er opprettet. Det er fordi det skal være mulig å etterprøve regnskapet ditt. 

Det er lov til å skrive på bilagene. Det må du gjøre hvis det er nødvendig å forklare informasjonen som står der, for eksempel varene eller tjenestene det gjelder, eller du trenger å vise hvordan kostnaden er relatert til firmaet. Hvis du lagrer vedlegg elektronisk kan du legge denne informasjonen til som en tekstboks.

Selv om bedriftsnavnet er inkludert må du forklare kjøpet hvis det kan være tvil om hvorfor firmaet ditt har kjøpt denne varen eller tjenesten. Hvis bedriftsnavnet ikke er inkludert må du også signere og datere utleggsskjemaet.

Dokumentasjon fra reiser og møter må inkludere tekst som forklarer hva formålet var, og hvem som har deltatt.

Du må føre ekstra informasjon på bilaget før du laster det opp i Conta Regnskap. Du kan også legge til en beskrivelse når du fører kjøpet i Conta Regnskap, men bilaget må kunne stå alene. Det vil si at det må inneholde nok informasjon til at de som ser kun bilaget i ettertid forstår hva det gjelder.

Husk også at det stilles  krav til oppbevaring av bilag. Bilagene må lagres i rekkefølge og være sikret mot tyveri, brann og annen skade. Elektroniske bilag må oppbevares på på norsk jord, enten de er lagret på en lokal PC eller på en server.

Var artikkelen nyttig? like moderate dislike

Abonner på Conta nyhetsbrev

Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.