De fleste firmaer, både kjøper og selger, må oppbevare alle salgsdokumenter og fakturaer i minst fem år. Dette gjelder også elektroniske bilag.
Dokumentene må oppbevares innenfor Norges grenser, og du må sikre dokumentene mot «ødeleggelse, tap og endring».
Ifølge Bokføringsforskriften må regnskapsmateriale oppbevares på en måte som opprettholder lesekvaliteten, og skal kunne vises fram for det offentlige ved for eksempel et utvidet bokettersyn, i hele oppbevaringstiden. Fakturaer og annet regnskapsmateriale må legges fram i «en form som muliggjør etterkontroll» ifølge regelverket. Det blir presisert at alle dokumenter skal kunne skrives ut på papir i tilfelle en etterkontroll.
Når du fakturerer eller fører regnskap i Conta oppbevarer vi alle fakturaer, regnskapsdokumenter og tilhørende dokumenter elektronisk så lenge du har en aktiv konto.
Dokumenter som du ikke laster opp eller lager i Conta, må du oppbevare selv. Det kan blant annet være årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning eller nummererte brev fra revisor.
Alle avtaler og kontrakter, med unntak av avtaler av mindre betydning, skal oppbevares i tre og et halvt år. Dette gjelder også korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning (ta vare på e-poster!), utgående pakksedler eller annet papirbasert materiale. Gjelder også prisoversikter noen firmaer/bransjer er pålagt å utarbeide.
Andre krav i noen bransjer
Bedrifter innen bygg og anlegg og finansnæringene må oppbevare dokumentasjonen i ti år. Det samme gjelder utenlandske bedrifter som driver virksomhet på norsk sokkel eller midlertidig virksomhet på land. Bedrifter som driver med petroleumsutvinning og rørledningstransport må oppbevare i 15 år. Dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer som nevnt i Merverdiavgiftsloven § 9-1 skal oppbevares i ti år etter regnskapsårets slutt.
I Conta blir alle bilag du laster opp eller lager lagret elektronisk så lenge du har en konto. Prøv faktura- og regnskapsprogrammet gratis i 30 dager →.
