Kontoplanen er en liste over kontoer du kan føre inntekter og utgifter på. Ofte kan det være vanskelig å vite hvilken konto du skal bruke. Slik unngår du syv vanlige kontofeller.
Vi fører på ulike regnskapskontoer for å vise hvor pengene kommer fra og hva de går til, og det endelige resultatet for bedriften. Men det er ofte vanskelig å vite hvilken konto som stemmer best med inntekten eller utgiften du skal føre.
Trenger du hjelp med å velge riktig regnskapskonto?
Med Conta sin splitter nye gratistjeneste Kontohjelp er det lekende lett å finne riktig regnskapskonto. Søk etter det du har kjøpt, som for eksempel «drill» eller «drivstoff», og få øyeblikkelige anbefalinger for relevante kontoer.
I tillegg til å bistå deg med å velge riktige kontoer, gir Kontohjelp detaljerte beskrivelser av hvordan kontoene skal brukes med praktiske eksempler.
Prøv Kontohjelp – det er gratis!
1. Du fører uttak av penger på feil måte
Uttak eller utbetalinger av penger skal føres på forskjellig måte for AS og ENK. I et ENK kan du i utgangspunktet ta ut penger fra firmaet når du vil, og føre det på konto 2060 Privat konto.
Hvis du har lagt ut for aksjeselskapet ditt og skal ta ut penger for å dekke det må du føre det som tilbakebetaling av penger selskapet skylder deg. Beløpet fører du som pluss på konto 2910 Gjeld til ansatte og minus på 1920 eller en annen bankkonto.
Hvis du har flere eiere eller ansatte bør du sette opp flere 29 kontoer, for eksempel 2910 gjeld til Ola Nordmann og 2911 gjeld til Kari Nordmann.
I alle andre tilfeller må beløpet enten føres som
- utbytte, altså pluss på konto 2800 og minus på bankkontoen det er betalt fra, på betalingsdatoen
- lønn, som bør kjøres gjennom et lønnssystem, og føres på de kontoene som blir oppgitt i lønnssystemet
2. Du fører lønn kun på konto 5000
Når du skal føre lønn, er det ikke så enkelt som å føre totalbeløpet som en kostnad på konto 5000 Lønn til ansatte og det samme beløpet som en utbetaling.
Du må dele utbetalingen opp i lønn, arbeidsgiveravgift, skatt, feriepenger osv. Kostnadene skal føres som pluss på kontoklasse 5 Personalkostnader. Det som skal betales skal føres som minus på en gjeldskonto: 2600 for skattetrekk, 2770 for arbeidsgiveravgift og 2930 for nettolønn.
Det vil si at lønn føres slik:
Pluss på konto 5000 Lønn til ansatte, siden dette er en kostnad for bedriften din
minus på 29-kontoer, siden dette er kortsiktig gjeld
Når lønnen er utbetalt fører du:
Samme beløpet i pluss på 29-kontoene,
og minus på 1920 eller en annen bankkonto det ble betalt fra
Det aller enkleste når du skal bokføre lønn, er å bruke et lønnssystem. Når du kjører lønn i lønnssystemet til Conta, bokføres alle elementene i lønnskjøringen automatisk i Conta med kun et klikk. Det er nesten for godt til å være sant!
3. Du bruker 1900 til noe annet enn kontantkasse
Konto 1900 skal kun brukes når bedriften din har en kontantkasse. I andre tilfeller, for eksempel, når noen har brukt egne penger for å kjøpe noe til firmaet skal det føres som forskudd til den som har fått pengene.
Det skal du føre som:
+ på 1575 Mellomregning aksjonær/deltakere
– på 2910 Gjeld til eiere
Det er lurt å ha en gjeldskonto per person, slik at du holder orden på hvem som har fått eller skal ha igjen penger.
I et enkeltpersonforetak skal det føres på 2060 Privat konto, som du bruker for alle uttak du gjør.
4. Du fører varekostnader på feil konto
Ulike bedrifter vil ha forskjellige definisjoner for hva som skal føres på kontoklasse 4 Varekostnader. Du skal føre på disse kontoene når det du kjøper brukes til å lage varer eller utføre tjenester.
Det vil si at hvis du, for eksempel, driver et malerfirma og kjøper inn maling som du skal bruke på oppdrag for andre må det føres på en 40-konto. Hvis du derimot kjøper inn maling for å pusse opp dine egne kontorlokaler skal du føre det på kontogruppe 63 Kostnad lokaler.
For å finne riktige kontoer for innkjøpene dine må du identifisere hva som er varekostnad for akkurat din bedrift.
For eksempel, vil et bilverksted som kjøper inn deler til firmabilen føre det på konto 7021 — Vedlikehold transportmiddel 1, mens deler til reparasjon av andres biler er en varekostnad som føres på kontogruppe 40.
5. Du skiller ikke mellom representasjon og interne møter
Interne møter og møter med kunder skal ikke føres på samme konto.
Representasjon er en fellesbetegnelse på alle utgifter som går til sikre og bevare kundeforhold, som for eksempel når du tar med en kunde på middag eller et arrangement.
Slike kostnader skal føres på 7350 Representasjon, fradragsberettighet når det dreier seg om:
- mat og drikke på jobben, eller
- servering på utested opp til et 468 kroner per person, uten brennevin
Alle andre kostnader skal du føre på konto 7360 Representasjon, ikke fradragsberettiget.
Interne møter skal ikke føres på disse kontoene, men i stedet føres på riktig konto under kontoklasse 5 Personalkostnader.
6. Du fører kjøp av datamaskin på feil konto
Det er mange som fører kjøp av datamaskin på konto 68 Kontorkostnad, trykksak o.l. Denne kontogruppen skal kun brukes for kontorutstyr, det vil si utstyr du skal bruke til administrative oppgaver
Her må du skille mellom varene eller tjenestene du leverer og kontorarbeidet ditt. Hvis du bruker datamaskinen til å utføre arbeid for en kunde er det ikke en kontorkostnad, men heller et verktøy som brukes i driften.
Slike verktøy skal føres på kontogruppe 65 Verktøy, inventar og driftsmaterialer som ikke skal aktiveres, mer spesifikt konto 6551 Datautstyr.
7. Du fører ikke nettbaserte tjenester der de hører hjemme
Mange fører slike tjenester på 6790 Annen fremmed tjeneste. For å ha et mest mulig korrekt regnskap bør du dele disse kostnadene opp i hva det dreier seg om.
Kostnad for tjenester som du bruker i driften, for eksempel om du bruker en nettbutikkløsning for å selge varer eller et analyseverktøy som markedsføringskonsulent, skal føres på 65 Verktøy, inventar og driftsmateriale som ikke skal aktiveres.
Hvis du har nettjenester som du bruker til kontorarbeidet, for eksempel hvis du skriver avtaler i Word eller bruker Excel til å lage budsjetter, skal det føres på kontogruppe 68 Kontorkostnad, trykksak o.l.
Annonsering via Facebook og Google sine løsninger bør føres på 7321 Reklame kjøpt fra utenlandske selskap. Da må du opprette og bruke enten MVA-kode 86 (fradragsberettiget) eller 87 (ikke fradragsberettiget). Det avhenger av hva du selger.
I Conta sitt regnskapsprogram får du opp en velkomstveiviser første gang du logger inn. Ved å svare på spørsmålene der oppretter programmet kontoene du trenger for å føre regnskapet ditt. Det gjør kontoplanen din mer oversiktlig.
Hvis du trenger å gjøre endringer i kontoplanen din kan du gå til menyfanen INSTILLINGER og deretter REGNSKAP. Der kan du endre på svarene du oppga i velkomstveiviseren.
Gå til KONTOPLAN og kryss av for å se alle tilgjengelige kontoer. Vi anbefaler at du kun aktiverer kontoer som er nødvendige for regnskapet ditt.
Trykk på DETALJER ved siden av en konto for å se en beskrivelse av hva den skal brukes til. Du kan også tilpasse navnet og kontobeskrivelsen, slik at det blir lettere for deg å føre bilag.
