Prøv Regnskap fra Conta gratis i 30 dager

Krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon

Det er krav til hvordan og hvor lenge du oppbevarer regnskapsdokumentasjon. Det viktigste er at dokumentasjonen er leselig og sporbar.

Mann med papirer
Avatar
Hanne Mørch

Det er krav til hvordan og hvor lenge du oppbevarer regnskapsdokumentasjon. Det viktigste er at dokumentasjonen er leselig og sporbar.

Du må ta vare på regnskapsdokumentasjon for å dokumentere tallene du fører i regnskapet. Uten gyldig og tilgjengelig dokumentasjon vil ikke regnskapet ditt bli godkjent ved tilsyn.

Selv om oppbevaringstiden kan variere, gjelder kravene til informasjon, sporbarhet og lesbarhet for all dokumentasjonen.  

LES OGSÅ: Vi svarer på det du lurer på om å føre regnskap

Primærdokumentasjon

Bokføringsloven skiller mellom det som kalles primær- og sekundærdokumentasjon. Det vil i praksis si at det er noen forskjeller på oppbevaringstid.

Primærdokumentasjon er det som brukes som grunnlag for føringen av et regnskap, slik som fakturaer, kvitteringer, utleggsskjema og lignende.

Fordi disse bilagene er så viktige for regnskapet ditt er det et krav til at de oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Sekundærdokumentasjon

Sekundærdokumentasjon er som navnet tilsier, alt som ikke er direkte knyttet til poster i regnskapet ditt. Eksempler på sekundærdokumentasjon er kontrakter, ordresedler eller e-poster med viktig tilleggsinformasjon.

I noen tilfeller vil ikke primærdokumentasjonen din inneholde nok opplysninger, for eksempel om du sender en faktura hvor du referer til betingelsene i en kontrakt. Kontrakten, som egentlig er sekundær, vil da regnes som primærdokumentasjon, og må oppbevares sammen med fakturaen i fem år.

Disse har strengere krav til oppbevaring

Det finnes noen unntak til den vanlige lagringsplikten, hvor dokumentasjon må lagres i ti år. Det gjelder prosjektregnskap for bygge- og anleggsbransjen, kunde- og leverandørreskontroer for bank og finansforetak (og tilhørende dokumentasjon), og kjøpsdokumenter for fast eiendom.

I noen bransjer stilles det også krav om lengre oppbevaringstid, det gjelder blant annet oljeforetak og kraftverk

Skatteetaten kan også pålegge deg å ta vare på dokumentasjon utover det som er krav for primær og sekundærdokumentasjon. Bokføringsloven §4 sier i praksis at «regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering.» 

Må være leselige og sporbare

Bilagene dine kan lagres i papirformat eller elektronisk, det er opp til deg. Men bokføringsloven §6 setter krav til sporbarhet.

Informasjonen knyttet til regnskapet ditt skal hele tiden være tilgjengelig og kunne hentes frem. Den skal også være i leselig format, enten det papir, PDF eller lignende.

Papirbilag må lagres på en måte som er sikret for brann, tyveri og annen skade. I praksis vil de fleste oppbevare papirbilag på en perm på kontoret sitt, men du er ansvarlig for at dokumentasjonen ikke går tapt på noen måte.

Skal du lagre dokumentasjonen elektronisk må det være på norsk jord, enten det er lokalt på PCen din eller på en server. Det er rom for å oppbevare filene i Danmark, Finland, Island og Sverige så lenge du gir Skatteetaten beskjed om dette. Filene må kunne skrives ut i Norge i hele oppbevaringstiden.

Ifølge bokføringsforskriften må du også ta sikkerhetskopi av elektroniske bilag slik at de ikke går tapt hvis, for eksempel, PCen krasjer. Det vil si at hvis du skanner et bilag må du ta vare på originalbilaget til den elektroniske filen er sikkerhetskopiert.

Hvis du fører regnskap i Conta lagres bilagene dine trygt i ti år.

Det er lurt å ta bilde av og og laste bilag opp i regnskapet så fort du har kjøpt noe. Da kan du knytte de til kjøpene du fører, slik at det er enkelt å finne frem til de i ettertid.

Prøv Conta sin gratis mobilapp for kvitteringer.

        Array
(
    [0] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 156
            [name] => Regnskap og bokføring
            [slug] => regnskap-og-bokforing
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 156
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 151
            [count] => 46
            [filter] => raw
        )

)
Array
(
    [0] => WP_Post Object
        (
            [ID] => 50584
            [post_author] => 76
            [post_date] => 2020-07-23 11:41:48
            [post_date_gmt] => 2020-07-23 10:41:48
            [post_content] => 

Det finnes noen triks som gjør det enklere å huske hvilken inntektskonto du skal bokføre forskjellige typer inntekt på. Et av dem er å sjekke MVA-satsen på fakturaen. 

Noe av det mange synes er det vanskeligste med å føre regnskapet selv, er å finne ut hvilken regnskapskonto de skal bokføre de forskjellige inntektene og kostnadene på. I denne artikkelen skal vi fortelle mer om hva inntekt er for noe og hvordan du enkelt kan finne ut hvilken konto de forskjellige inntektstypene skal føres på.

Trenger du et enkelt regnskapsprogram til enkeltpersonforetaket eller aksjeselskapet ditt? Conta tilbyr tjenester for fakturering, regnskapsføring og tilbud og ordre i ett og samme system - slik får du full oversikt over alt som skjer i bedriften din. Registrer deg og prøv Conta sitt faktura- og regnskapsprogram gratis i 30 dager

LES OGSÅ: Dette er hva du må vite for å føre ditt eget regnskap

Hva er regnskapskontoer?

Regnskapskontoene hjelper deg med å ha system på bilagene i regnskapet ditt. I Norge følger vi kontoplanen i SAF-T-standarden

Kontoene består av åtte kontoklasser som avgjør hvilke transaksjoner som skal bokføres hvor. De fire hovedgruppene er eiendelskontoer, gjeldskontoer, inntektskontoer og kostnadskontoer

Kontonummer 3200 har for eksempel kontoklasse 3 (første siffer), kontogruppe 32 (første og andre siffer) og kontokode 00 (to siste sifre). Kontoklassen viser at det er en inntektskonto, kontogruppen forteller at det er en konto for omsetning unntatt MVA. Hvis du selger flere varer eller tjenester som er unntatt MVA, kan du dele dem opp og presisere det i kontokoden ved å lage kontoer som heter 3201, 3202 osv.

Les mer om hvordan kontoer fungerer eller last ned en PDF med oversikt over alle kontoklassene

All inntekt til enkeltpersonforetaket eller aksjeselskapet ditt bokføres på en konto som begynner på 3, altså en inntektskonto. Nå skal vi se nærmere på hvordan du finner ut hva som er riktig inntektskonto for det du skal bokføre.

Hva er inntekt?

Definisjonen på inntekt er enkelt og greit inntjening av penger. Det kan være penger du tjener ved å selge varer eller tjenester, men også renter på bankinnskudd, salg av aksjer og obligasjoner eller lignende.

Et annet begrep for inntekt er omsetning. Forskjellen på inntekt om omsetning er at inntekt alltid er trekt fra merverdiavgiften. Når det er snakk om omsetning, kan det være snakk om inntjente penger både inkludert og ekskludert MVA. Tilskudd fra Innovasjon Norge eller andre støtteordninger er en inntekt, men ikke en omsetning du betaler MVA for. Tilskuddet skal derfor bokføres på en inntektskonto i regnskapet, men ikke være med i MVA-meldingen

Når du fører regnskapet ditt i Conta, skiller systemet automatisk merverdiavgiften fra inntekten slik at du slipper å tenke på det når du bokfører. Det sparer deg mye tid og arbeid!

Noen forveksler også inntekt og innbetaling. Enkelt forklart, er innbetaling det du registrerer i regnskapet når du faktisk får betalt. Inntekt og innbetaling kan derfor være samme beløp registrert på samme dato, men det trenger ikke nødvendigvis å være det. Slik registrerer du inntekt og betaling i Conta

Hva er MVA?

Hvilken MVA-sats varen eller tjenesten har, kan hjelpe deg med å finne riktig konto for inntekten i regnskapet.

MVA eller merverdiavgift ble tidligere kalt moms og er en slags skatt du som næringsdrivende samler inn for staten når du selger varer og tjenester. Vi skiller gjerne mellom lav MVA-sats, høy MVA-sats, unntatt MVA og fritatt MVA. 

Den lave satsen er 12 prosent (endret til 6 prosent under koronapandemien i 2020) og den høye er 25 prosent. Dette er de mest vanlige, men det finnes også andre satser for spesielle varer eller tjenester. Et eksempel er salg av rå fisk, som har en MVA-sats på 11,11 prosent. 

Både varer og tjenester som er unntatt og de som er fritatt fra merverdiavgift skal faktureres med 0 prosent MVA. Det er likevel viktig at du skiller mellom disse i regnskapet ditt. 

Når firmaet ditt er unntatt merverdiavgiftsloven, skal du ikke være registrert i Merverdiavgiftsregisteret, og du får heller ikke fradrag på MVA du betaler ved kjøp av varer og tjenester til virksomheten din. Eksempler på bransjer som er unntatt MVA er helsetjenester, undervisning og kultur. 

Selger du derimot tjenester eller varer som er fritatt MVA, skal du fortsatt være registrert i Merverdiavgiftsregisteret og kan få fradrag for MVA på ting du kjøper til bedriften. Bøker, pressen og salg av bruktbil er eksempler på varer og tjenester som er fritatt for MVA. 

Les mer om forskjellen på unntak og fritak av MVA

Du kan bruke MVA-kodene for å finne ut hvilken sats du skal bruke. Noen MVA-koder har samme sats, så hvis du er usikker, anbefaler vi å spørre en regnskapsfører

Finn riktig inntektskonto ved hjelp av MVA-satsen

Når du vet MVA-satsen til varen eller tjenesten du har solgt, kan du enkelt bruke tabellen under til å finne ut hvilken konto du skal bokføre inntekten på:

MVA-kodene er nemlig knyttet til bestemte kontoer i regnskapet gjennom SAF-T-standarden. Har du dermed sendt en faktura med 12 prosent MVA, vet du at inntekten skal bokføres på konto 3030 fordi det er den eneste kontoen for inntekter med lav MVA. 

Du kan laste ned oversikten over inntektskontoene slik at du har den tilgjengelig når du fører regnskap. 

Når du fører regnskap i Conta vil systemet automatisk finne riktig konto for deg, basert på MVA-satsen på fakturaen. Dette er en del av jobben med å gjøre regnskapsprogrammet enda smartere og enda enklere for deg å bruke. Spar tid med regnskap fra Conta - prøv det gratis i 30 dager.

[post_title] => Slik velger du riktig inntektskonto når du fører regnskap [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => open [post_password] => [post_name] => slik-velger-du-riktig-inntektskonto-nar-du-forer-regnskap [to_ping] => [pinged] => https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-saf-t/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/slik-finner-du-kontoene-i-regnskapet/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-eiendelskontoer/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-gjeldskontoer/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-inntektskontoer/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-kostnadskontoer-i-regnskapet/ [post_modified] => 2020-09-15 13:43:26 [post_modified_gmt] => 2020-09-15 12:43:26 [post_content_filtered] => [post_parent] => 0 [guid] => https://hjelp.conta.no/?p=50584 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [1] => WP_Post Object ( [ID] => 50427 [post_author] => 74 [post_date] => 2020-07-16 12:08:43 [post_date_gmt] => 2020-07-16 11:08:43 [post_content] =>

Når du fører regnskap registrerer du alle transaksjoner i firmaet på ulike kontoer. Egenkapital og gjeld skal føres på en gjeldskonto som begynner på 2.

Kontoklasse 1 og 2 i regnskapet ditt viser hva du eier og hva du skylder. Egenkapital og gjeld hører til i kontoklasse 2 i kontoplanen. Kontoplanen er en oversikt over de ulike kontoene du bokfører alle transaksjonene dine på. Du bokfører for eksempel aksjekapital på konto 2000 og gjeld til leverandør på 2400. Alle i Norge følger standarden for regnskap som kalles SAF-T standarden

Eiendelskontoer bokføres som en positiv verdi, mens gjeldskontoer bokføres som en negativ verdi. Det vil si at totalsummen på eiendelene på den ene siden, og totalsummen på gjelden på den andre siden må være like og gå i null. Slik blir det balanse i regnskapet ditt.  

Kontoklasser fra 3 til 8 er resultatkontoene dine, og de brukes når du fører inntekter og kostnader

LES OGSÅ: Slik finner du kontoene i regnskapet 

Egenkapital føres på gjeldskonto

Aksjekapital, egenkapital og private innskudd skal føres på en gjeldskonto. Det kan kanskje ikke virke logisk at penger du setter inn i firmaet ditt blir ført som gjeld, men det blir ansett som et lån fordi dette er penger som eierne kan ha tilgode på et senere tidspunkt. 

Du skal for eksempel sette inn en aksjekapital på minimum 30 000 kroner når du oppretter et aksjeselskap, og da står firmaet skyldig 30 000 kroner til aksjonærene.  

Andre utgifter som skal føres på gjeldskonto 

Har du banklån, leverandørgjeld, skylder penger for offentlige avgifter eller lignende skal det også føres i kontoklasse 2.  

Gjelden deles inn i langsiktig og kortsiktig gjeld. Langsiktig gjeld er for eksempel gjeld du har til en kredittinstitusjon som skal betales over mer enn et år. Kortsiktig gjeld er gjeld som forfaller innen et år, og omfatter leverandørgjeld, gjeld til offentlige myndigheter og å sette av midler til en fremtidig utgift i regnskapet. 

Hvordan bokfører du egenkapital og gjeld i regnskapet? 

Når du skal bokføre egenkapital eller gjeld i regnskapet oppretter du et nytt bilag under menyfanen BILAG. Summen som er gjeld skal føres på konto som starter på 2. 

Si du for eksempel tar opp et lån fra banken, da bokføres det slik i det du mottar lånet og får det innbetalt på konto:

+ 1920 Bedriftskonto med det beløpet som ble satt over til bedriftens konto

+ 8150 Rentekostnader med det beløpet som du betaler banken for etableringsgebyr eller andre gebyrer når du tar opp lånet.

- 2220 Gjeld til kredittinstitusjon med hele beløpet du skylder banken 

Som regel når du tar opp et lån fra banken trekkes du automatisk et beløp en gang i måneden. Etterhvert som du betaler på lånet bør du be om å få en spesifikasjon fra banken på hva man har betalt i renter, avdrag og termingebyr.

Betalingen av avdrag på lån bokføres slik: 

+ 2220 Gjeld til Kredittinsititusjon med avdragsbeløpet

+ 7798 Annen kostnad for termingebyret

+ 8150 Rentekostnad for betalte renter
 
- 1920 Bedriftskonto for hele lånetrekket

Ny når det gjelder regnskapsføring? Dette er alt du må vite for å føre ditt eget regnskap

[post_title] => Hva er gjeldskontoer? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => open [post_password] => [post_name] => hva-er-gjeldskontoer [to_ping] => [pinged] => https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-saf-t/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-inntektskontoer/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-balanse/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-resultat/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-kostnadskontoer-i-regnskapet/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/slik-finner-du-kontoene-i-regnskapet/ [post_modified] => 2020-09-15 13:46:40 [post_modified_gmt] => 2020-09-15 12:46:40 [post_content_filtered] => [post_parent] => 0 [guid] => https://hjelp.conta.no/?p=50427 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [2] => WP_Post Object ( [ID] => 50424 [post_author] => 74 [post_date] => 2020-07-16 12:02:05 [post_date_gmt] => 2020-07-16 11:02:05 [post_content] =>

Alle transaksjoner skal registreres på ulike kontoer i regnskapet. Eiendeler føres på kontoer som starter med 1. 

I kontoplanen bokføres eiendeler i kontoklasse 1. Kontoplanen er alle kontoene du kan bokføre transaksjoner på. I kontoklasse 1 kan det for eksempel være en varebil til firmaet ditt som da skal føres på konto 1236 Varebiler, eller hvis du har kjøpt aksjer i et annet selskap skal det på konto 1350. I Norge følger vi regnskapsstandarden SAF-T standarden

Eiendelskontoer bokføres som en positiv verdi, mens gjeldskontoer bokføres som en negativ verdi. Det vil si at totalsummen på eiendelene på den ene siden, og totalsummen på gjelden på den andre siden må være like og gå i null. Slik blir det balanse i regnskapet ditt. 

Kontoklassene som går fra 3 til 8 er resultatkontoene dine, og de brukes når du fører inntekter og kostnader

LES OGSÅ: Slik finner du kontoene i regnskapet

Hva er en eiendel? 

En eiendel kan være eiendom, transportmidler, aksjer, varelager eller penger. Det vil si at du skal føre på kontoklasse 1 hvis du har kjøpt deg aksjer eller en varebil.

Eiendeler kan deles inn i to hovedgrupper: anleggsmiddel og omløpsmiddel.

Anleggsmidler er mer langsiktige og ikke så lett å omsette. Anleggsmiddel kan for eksempel være en bygning du eier, eller en maskin du bruker i arbeidet ditt. Det kan selges, men går under langsiktig eiendel fordi du har kjøpt det med intensjon om å eie det en evig eller over en lang periode. 

Omløpsmiddel er kortsiktige eiendeler, som betyr at det er eiendeler du har en kortere periode, og som du kan selge unna raskt. Et eksempel på en eiendel som går under omløpsmiddel er varelager. Har du en bedrift som selger klær, vil varelageret bli borte i løpet av året og du har fått penger for det du har solgt. Omløpsmidler er ofte en god vei til likviditet, fordi de kan gjøres om til kontakter raskt.  

Hvordan fører jeg kjøp av eiendeler i regnskapet? 

Når du kjøper en eiendel skal den bokføres i regnskapet ditt. I Conta bokfører du dette ved å trykke på BILAG i menyen eller ved å trykke på REGISTRER KJØP på forsiden, når du er logget inn i regnskapsprogrammet. Husk at skal du ha en leverandør må du legge inn navnet på leverandørkontoen selv. 

Når du bokfører en eiendel på velger du en konto som starter med tallet 1. 

Hvis du for eksempel har kjøpt en varebil, bokfører du den slik:

+ Varebil 1236
- Leverandørgjeld 2400 

Og slik når du betaler den: 

+ Leverandørgjeld 2400 
- Bankkonto 1920 

Da har du økt eiendelene med det verdien på varebilen, og redusert eiendeler med pengene du har tatt ut av konto. 

Kjøper du en langsiktig eiendel må den som regel avskrives etterhvert som verdien synker, les mer om avskrivning av eiendeler og hvordan du bokfører avskrivning i Conta

[post_title] => Hva er eiendelskontoer? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => open [post_password] => [post_name] => hva-er-eiendelskontoer [to_ping] => [pinged] => https://hjelp.conta.no/regnskap/bilag/slik-bokforer-du-avskrivning/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-balanse/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-resultat/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-saf-t/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-inntektskontoer/ [post_modified] => 2020-09-15 09:54:00 [post_modified_gmt] => 2020-09-15 08:54:00 [post_content_filtered] => [post_parent] => 0 [guid] => https://hjelp.conta.no/?p=50424 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) )

På tide å bytte ut hjemmelagede fakturaer og bæreposer med kvitteringer?
Opplev hvor mye enklere det kan gjøres med Conta.

Abonner på Conta nyhetsbrev

Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.