Prøv Regnskap fra Conta gratis i 30 dager

Krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon

Det er krav til hvordan og hvor lenge du oppbevarer regnskapsdokumentasjon. Det viktigste er at dokumentasjonen er leselig og sporbar.

Mann med papirer
Avatar
Hanne Mørch

Det er krav til hvordan og hvor lenge du oppbevarer regnskapsdokumentasjon. Det viktigste er at dokumentasjonen er leselig og sporbar.

Du må ta vare på regnskapsdokumentasjon for å dokumentere tallene du fører i regnskapet. Uten gyldig og tilgjengelig dokumentasjon vil ikke regnskapet ditt bli godkjent ved tilsyn.

Selv om oppbevaringstiden kan variere, gjelder kravene til informasjon, sporbarhet og lesbarhet for all dokumentasjonen.  

Primærdokumentasjon

Bokføringsloven skiller mellom det som kalles primær- og sekundærdokumentasjon. Det vil i praksis si at det er noen forskjeller på oppbevaringstid.

Primærdokumentasjon er det som brukes som grunnlag for føringen av et regnskap, slik som fakturaer, kvitteringer, utleggsskjema og lignende.

Fordi disse bilagene er så viktige for regnskapet ditt er det et krav til at de oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Sekundærdokumentasjon

Sekundærdokumentasjon er som navnet tilsier, alt som ikke er direkte knyttet til poster i regnskapet ditt. Eksempler på sekundærdokumentasjon er kontrakter, ordresedler eller e-poster med viktig tilleggsinformasjon.

I noen tilfeller vil ikke primærdokumentasjonen din inneholde nok opplysninger, for eksempel om du sender en faktura hvor du referer til betingelsene i en kontrakt. Kontrakten, som egentlig er sekundær, vil da regnes som primærdokumentasjon, og må oppbevares sammen med fakturaen i fem år.

Disse har strengere krav til oppbevaring

Det finnes noen unntak til den vanlige lagringsplikten, hvor dokumentasjon må lagres i ti år. Det gjelder prosjektregnskap for bygge- og anleggsbransjen, kunde- og leverandørreskontroer for bank og finansforetak (og tilhørende dokumentasjon), og kjøpsdokumenter for fast eiendom.

I noen bransjer stilles det også krav om lengre oppbevaringstid, det gjelder blant annet oljeforetak og kraftverk

Skatteetaten kan også pålegge deg å ta vare på dokumentasjon utover det som er krav for primær og sekundærdokumentasjon. Bokføringsloven §4 sier i praksis at «regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering.» 

Må være leselige og sporbare

Bilagene dine kan lagres i papirformat eller elektronisk, det er opp til deg. Men bokføringsloven §6 setter krav til sporbarhet.

Informasjonen knyttet til regnskapet ditt skal hele tiden være tilgjengelig og kunne hentes frem. Den skal også være i leselig format, enten det papir, PDF eller lignende.

Papirbilag må lagres på en måte som er sikret for brann, tyveri og annen skade. I praksis vil de fleste oppbevare papirbilag på en perm på kontoret sitt, men du er ansvarlig for at dokumentasjonen ikke går tapt på noen måte.

Skal du lagre dokumentasjonen elektronisk må det være på norsk jord, enten det er lokalt på PCen din eller på en server. Det er rom for å oppbevare filene i Danmark, Finland, Island og Sverige så lenge du gir Skatteetaten beskjed om dette. Filene må kunne skrives ut i Norge i hele oppbevaringstiden.

Ifølge bokføringsforskriften må du også ta sikkerhetskopi av elektroniske bilag slik at de ikke går tapt hvis, for eksempel, PCen krasjer. Det vil si at hvis du skanner et bilag må du ta vare på originalbilaget til den elektroniske filen er sikkerhetskopiert.

Hvis du fører regnskap i Conta lagres bilagene dine trygt i ti år.

Det er lurt å ta bilde av og og laste bilag opp i regnskapet så fort du har kjøpt noe. Da kan du knytte de til kjøpene du fører, slik at det er enkelt å finne frem til de i ettertid.

Prøv Conta sin gratis mobilapp for kvitteringer.

        Array
(
    [0] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 156
            [name] => Regnskap og bokføring
            [slug] => regnskap-og-bokforing
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 156
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 151
            [count] => 43
            [filter] => raw
        )

)
Array
(
    [0] => WP_Post Object
        (
            [ID] => 50342
            [post_author] => 74
            [post_date] => 2020-07-10 07:47:47
            [post_date_gmt] => 2020-07-10 06:47:47
            [post_content] => 

Når du fører regnskapet ditt registrerer du alle transaksjoner i firmaet på ulike kontoer. Vi forklarer hva en konto er, hvilke kontoer du skal bokføre hva på og hvor du finner dem i Conta. 

Når du fører regnskap registrerer du alle transaksjonene for bedriften på ulike kontoer. Hver transaksjon blir bokført på en plusskonto (debet) og minuskonto (kredit) for å få balanse i regnskapet. 

Hvis du for eksempel har en telefonregning på 399 kroner, bokfører du den sånn: 

+399 kroner på konto 6900 Telefonregning

-399 kroner på konto 1920 Bankkonto

Da vil regnskapet ditt vise at du har registrert et bilag for telefonregning på 399 kroner som du har betalt med bankkontoen til bedriften din.

Les mer om bokføring og hvordan du gjør det.

Trenger du et regnskapsprogram? Med Conta kan du føre regnskapet helt selv! Hvis du ønsker hjelp har vi også regnskapsførere over hele landet som er klare for å hjelpe deg.

Hva er kontogrupper?

Det er åtte kontogrupper du må forholde deg til i regnskapet. Det første sifferet på kontoen beskriver hva slags type transaksjon det er. Har du valgt en konto der det første tallet stemmer overens med det du skal bokføre, er du sikker på at transaksjonen vil bli behandlet riktig. 

I hver hovedkategori finner du underkategorier som spesifiserer transaksjonen. Med riktig underkategori viser transaksjonen akkurat hva du har brukt penger på.  

De åtte kontogruppene skiller på eiendeler og gjeld, inntektskontoer og kostnadskontoer. Dette er så du får bokført riktig i regnskapet ditt, og gjør det også enklere å finne tilbake til hva du har bokført ved et senere tidspunkt. 

Dette er kontogruppene du må huske:  

1. Eiendeler

2. Egenkapital og gjeld

3. Salgs og driftsinntekter

4. Varekostnader

5. Lønnskostnader

6. og 7. Andre driftskostnader 

8. Finansinntekter og finanskostnader

Last ned oversikt over kontogruppene.

Slik tilpasser du kontoplanen i Conta

Når du har logget inn i regnskapsprogrammet kan du gå til INNSTILLINGER > REGNSKAP > VEIVISER KONTOPLAN. Her kan du huke av på relevante bokser for ditt firma. Da opprettes det automatisk kontoer som passer for din bedrift. 

Du kan alltids komme tilbake og redigere kontoplanen din senere. 

I kontoplanen som du finner under INNSTILLINGER > REGNSKAP > KONTOPLAN vil du finne en totaloversikt over alle kontoer. Alle som er aktivert er markert med en grønn hake. 

Ønsker du å legge til flere kontoer trykker du på VIS ALLE TILGJENGELIGE KONTOER og huker av de kontoene du ønsker å ha i din kontoplan. Hvis du vet hvilken kontogruppe den aktuelle kontoen tilhører vil det også være enklere å finne frem. Bruk listen lenger oppe i artikkelen for å finne riktig kontogruppe. 

Finn riktig konto når du bokfører

Når du bokfører en transaksjon fører du beløpet på kontoer for pluss og minus. Noen ganger kan du kanskje oppdage at kontoen du søker opp ikke dukker opp. Det kommer rett og slett av at den ikke er aktivert i din kontoplan. 

Ved å trykke på NY KONTO til høyre i boksen får du opp totaloversikten for kontoer og kan søke opp kontoen du trenger og legge den inn. Du må søke opp kontoene etter nummer, så bruk listen lenger oppe i artikkelen til å finne riktig kontogruppe og bla deg deretter frem til riktig underkategori. Denne kontoen blir da aktivert til senere og du slipper å søke den opp neste gang. 

Last ned PDF med oversikt over kontogruppene.

[post_title] => Slik finner du kontoene i regnskapet [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => open [post_password] => [post_name] => slik-finner-du-kontoene-i-regnskapet [to_ping] => [pinged] => https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-bokforing-og-hvordan-bokforer-du/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-inntektskontoer/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-kostnadskontoer-i-regnskapet/ [post_modified] => 2020-07-10 14:05:37 [post_modified_gmt] => 2020-07-10 13:05:37 [post_content_filtered] => [post_parent] => 0 [guid] => https://hjelp.conta.no/?p=50342 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [1] => WP_Post Object ( [ID] => 50242 [post_author] => 74 [post_date] => 2020-06-24 08:49:43 [post_date_gmt] => 2020-06-24 07:49:43 [post_content] =>

Alle bedrifter som er regnskapspliktige skal i tillegg til skattemeldingen, sende inn årsregnskap hvert år. Det gjelder alle AS og noen ENK.

Årsregnskap er et offentlig tilgjengelig regnskap som ligger ute om regnskapspliktige bedrifter. Formålet er å vise den finansielle situasjonen og økonomiske utviklingen til bedriften til de det skulle være aktuelt for. Dette kan være nyttig for eksempel for de som vurderer å investere i bedriften eller hvis noen ønsker å søke jobb i bedriften. 

Årsregnskapet vil ligge i Brønnøysundregisteret, hvor alle kan be om å få tilsendt en PDF med årsregnskapet ditt. Sider som for eksempel proff.no henter også ut tall derfra.

Trenger du et regnskapsprogram? Prøv Conta sitt regnskapsprogram gratis!

Ønsker du ikke føre regnskapet selv har vi mange flinke regnskapsførere klare for å hjelpe deg.

Allerede Conta-bruker? Logg inn og prøv gratis.

Hva er forskjellen på årsoppgjør og årsregnskap?

Det kan være lett å blande årsoppgjør og årsregnskap, men de to ordene betyr ikke helt det samme. Årsoppgjør er en fellesbetegnelse for alt som blir gjort før du skal sende inn skattemelding, næringsoppgave og årsregnskapet. Til sammen utgjør disse tre årsoppgjøret til bedriften din.

Slik leverer du skattemelding og næringsoppgave for ENK eller skattemelding og næringsoppgave for AS.

Hvordan leverer jeg årsregnskap?

Årsregnskap skal sendes inn til Regnskapsregisteret, via Altinn, som vil offentliggjøre informasjonen i Brønnøysundregisteret. Noen ting, som for eksempel avskrivning, føres annerledes i et årsregnskap. Så selv om du kan fylle ut skjemaene manuelt, anbefaler vi at du bruker et eget program. I et årsoppgjørsprogram kan man få alle tallene som trengs for å fullføre hele årsoppgjøret. 

Først må du laste ned rapporten Saldobalanse fra regnskapet ditt. Fører du regnskapet ditt i Conta, henter du ut tallene ved å gå til RAPPORTER > SALDOBALANSE og trykk på Eksporter CSV i høyre marg. CSV-formatet gjør at du kan importere tallene rett inn i årsoppgjørprogrammet.

Deretter laster du opp tallene fra CSV-filen i årsoppgjørsprogrammet ditt. Der velger du årsregnskap, og du vil kunne fylle ut alle feltene du trenger. I et årsoppgjørsprogram vil du kunne sende det ferdige årsregnskapet rett til Altinn. 

Hvis du har valgt å fylle ut skjemaet på egenhånd finner du skjema for innlevering av årsregnskap RR-0002 her. Innleveringen skjer da direkte i Altinn. 

Når skal årsregnskapet leveres?

Årsregnskapet skal godkjennes av generalforsamlingen senest 6 måneder etter sluttdato for regnskapet, altså årsskifte. Dette skal sendes til regnskapsregisteret innen en måned etter det er godkjent av generalforsamlingen. Det vil si at fristen for innlevering av årsregnskap er 31. juli. Leverer du ikke innen fristen vil du motta forsinkelsesgebyr.

NB! I 2020 er fristen utsatt med to måneder. For å unngå forsinkelsesgebyr er siste frist for å levere derfor 30. september. Fristen for å signere årsregnskapet er 31. august. Utsatt frist gjelder ikke for børsnoterte foretak eller foretak under tilsyn av Finanstilsynet. Se alle frister her.

[post_title] => Hvordan levere årsregnskap? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => open [post_password] => [post_name] => hvordan-levere-arsregnskap [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2020-06-24 08:49:44 [post_modified_gmt] => 2020-06-24 07:49:44 [post_content_filtered] => [post_parent] => 0 [guid] => https://hjelp.conta.no/?p=50242 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [2] => WP_Post Object ( [ID] => 50227 [post_author] => 76 [post_date] => 2020-06-23 09:14:49 [post_date_gmt] => 2020-06-23 08:14:49 [post_content] =>

Skal du skifte regnskapssystem? Du kan raskt bytte til Conta fra Fiken, Visma eAccounting, Tripletex, PowerOffice eller andre systemer med kun tre enkle steg. 

Det er superenkelt å bytte til Conta fra et annet regnskapsprogram! Alt du trenger å gjøre er å avslutte regnskapsperioden i ditt gamle regnskapsprogram enten du bruker Fiken, Visma eAccounting, Tripletex eller PowerOffice. Følg disse tre stegene, så kan du så å si sette i gang med regnskapsføringen i Conta med det samme. 

Conta sitt regnskapsprogram passer for alle. Det enkle systemet gjør det lett for deg som driver en liten eller mellomstor bedrift å føre regnskapet selv eller sammen med en regnskapsfører.

Skal du føre regnskap for et idrettslag eller sameie? I Conta sitt regnskapsprogram kan du gi tilgang til flere brukere, slik at dere enkelt kan samarbeide om regnskapet. Prøv regnskapssystemet gratis i 30 dager

Allerede Conta-bruker? Logg inn og prøv regnskapsprogrammet.

Slik bytter du til Conta fra et annet regnskapssystem:

1. Avslutt regnskapet i det gamle regnskapsprogrammet

Du må vente til månedsskifte etter en MVA-periode før du bytter regnskapsprogram. Det er ikke noe problem å bytte regnskapsprogram midt i året, så lenge du har ferdigstilt regnskapet frem til datoen du bytter. 

Husk å:

Du bør vente med å bytte program til MVA-perioden er over enten du leverer MVA-melding én eller seks ganger i året. Grunnen til det er rett og slett at du mangler nødvendig informasjon for å kunne starte i et nytt program når du er midt i en MVA-periode. 

2. Velg startdato for det nye regnskapet

Første gang du skal føre regnskap i Conta, får du opp en velkomstveiviser som hjelper deg i gang. Her er det viktig at du velger en startdato i regnskapet ditt som er etter regnskapsperioden du avsluttet i det gamle regnskapsprogrammet. 

Det betyr, at hvis siste bokføring i det forrige regnskapsprogrammet var 30. juni, velger du 1. juli som startdato i Conta.

Husk å huke av for at du har ført regnskap utenfor Conta tidligere. 

3. Legg inn inngående balanse

Det siste steget er å legge inn inngående balanse. Inngående balanse er det som står på de forskjellige regnskapskontoene dine den dagen du bytter program. Når du legger inn inngående balanse, er du sikker på at du har de riktige beløpene på regnskapskontoene når du starter å føre regnskap i Conta. 

Slik legger du inn inngående balanse:

https://www.youtube.com/watch?v=fRo2IS5Jloo&feature=emb_logo

Så lett er det å bytte regnskapsprogram til Conta! 

LES OGSÅ: Hvordan bytte til Conta sitt fakturaprogram fra et annet system

Trenger du hjelp til regnskapsføringen eller til å bytte til Conta? Vi har over 100 regnskapspartnere i hele Norge som kan hjelpe deg å føre regnskap i Conta, enten du driver enkeltpersonforetak eller aksjeselskap. Ta kontakt med en regnskapsfører

Hva gjør du hvis inngående balanse ikke stemmer?

Hvis beløpene på kontoene ikke stemmer når du legger inn inngående balanse, er sannsynligheten stor for at du enten har en faktura eller betaling som ikke er bokført i det forrige regnskapsprogrammet, eller at du har har glemt å avslutte en MVA-periode. 

Når du legger inn inngående balanse, vil du få en oversikt over hvilke fakturaer i fakturaprogrammet til Conta som ikke er betalt. Det kan for eksempel se slik ut:

Hvis du vet at fakturaen på 3 125 kroner til Regnskapshjelp AS egentlig er betalt, må du registrere den som «betalt» i Conta før du kan gjøre deg ferdig med å legge inn inngående balanse. Se hvordan du registrerer en faktura som betalt

Hvis du fortsatt ikke får lagt inn inngående balanse, kan det være at du har glemt å avslutte en MVA-periode i det gamle regnskapet ditt. Dette sjekker du når du legger inn saldobalanse på steg 3.

Regnskapskontoene 2700-2739 skal nemlig ikke vises i oversikten når du legger inn saldobalanse. Gjør de det, må du gå tilbake i det gamle regnskapsprogrammet ditt og sjekke at alle MVA-periodene er avsluttet før du fortsetter å legge inn inngående balanse. 

Conta sitt regnskapsprogram gir deg alt du trenger for å føre regnskap for en liten bedrift, enten du gjør det alene eller gjør det sammen med en regnskapsfører. Regnskapet føres på nett, og halve jobben er allerede gjort med automatisk bokføring av fakturaer du lager i Conta. Prøv regnskapsprogrammet gratis i 30 dager

[post_title] => Hvordan bytte til Conta sitt regnskapsprogram fra Fiken, Visma, Tripletex eller PowerOffice [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => open [post_password] => [post_name] => hvordan-bytte-til-conta-sitt-regnskapsprogram-fra-fiken-visma-tripletex-eller-poweroffice [to_ping] => [pinged] => https://hjelp.conta.no/regnskap/innstillinger-regnskap/inngaende-balanse/ [post_modified] => 2020-06-23 09:16:54 [post_modified_gmt] => 2020-06-23 08:16:54 [post_content_filtered] => [post_parent] => 0 [guid] => https://hjelp.conta.no/?p=50227 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) )

På tide å bytte ut hjemmelagede fakturaer og bæreposer med kvitteringer?
Opplev hvor mye enklere det kan gjøres med Conta.

Abonner på Conta nyhetsbrev

Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.