Prøv Regnskap fra Conta gratis i 30 dager

Krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon

Det er krav til hvordan og hvor lenge du oppbevarer regnskapsdokumentasjon. Det viktigste er at dokumentasjonen er leselig og sporbar.

Mann med papirer
Avatar
Hanne Mørch

Det er krav til hvordan og hvor lenge du oppbevarer regnskapsdokumentasjon. Det viktigste er at dokumentasjonen er leselig og sporbar.

Du må ta vare på regnskapsdokumentasjon for å dokumentere tallene du fører i regnskapet. Uten gyldig og tilgjengelig dokumentasjon vil ikke regnskapet ditt bli godkjent ved tilsyn.

Selv om oppbevaringstiden kan variere, gjelder kravene til informasjon, sporbarhet og lesbarhet for all dokumentasjonen.  

Primærdokumentasjon

Bokføringsloven skiller mellom det som kalles primær- og sekundærdokumentasjon. Det vil i praksis si at det er noen forskjeller på oppbevaringstid.

Primærdokumentasjon er det som brukes som grunnlag for føringen av et regnskap, slik som fakturaer, kvitteringer, utleggsskjema og lignende.

Fordi disse bilagene er så viktige for regnskapet ditt er det et krav til at de oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Sekundærdokumentasjon

Sekundærdokumentasjon er som navnet tilsier, alt som ikke er direkte knyttet til poster i regnskapet ditt. Eksempler på sekundærdokumentasjon er kontrakter, ordresedler eller e-poster med viktig tilleggsinformasjon.

I noen tilfeller vil ikke primærdokumentasjonen din inneholde nok opplysninger, for eksempel om du sender en faktura hvor du referer til betingelsene i en kontrakt. Kontrakten, som egentlig er sekundær, vil da regnes som primærdokumentasjon, og må oppbevares sammen med fakturaen i fem år.

Disse har strengere krav til oppbevaring

Det finnes noen unntak til den vanlige lagringsplikten, hvor dokumentasjon må lagres i ti år. Det gjelder prosjektregnskap for bygge- og anleggsbransjen, kunde- og leverandørreskontroer for bank og finansforetak (og tilhørende dokumentasjon), og kjøpsdokumenter for fast eiendom.

I noen bransjer stilles det også krav om lengre oppbevaringstid, det gjelder blant annet oljeforetak og kraftverk

Skatteetaten kan også pålegge deg å ta vare på dokumentasjon utover det som er krav for primær og sekundærdokumentasjon. Bokføringsloven §4 sier i praksis at «regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering.» 

Må være leselige og sporbare

Bilagene dine kan lagres i papirformat eller elektronisk, det er opp til deg. Men bokføringsloven §6 setter krav til sporbarhet.

Informasjonen knyttet til regnskapet ditt skal hele tiden være tilgjengelig og kunne hentes frem. Den skal også være i leselig format, enten det papir, PDF eller lignende.

Papirbilag må lagres på en måte som er sikret for brann, tyveri og annen skade. I praksis vil de fleste oppbevare papirbilag på en perm på kontoret sitt, men du er ansvarlig for at dokumentasjonen ikke går tapt på noen måte.

Skal du lagre dokumentasjonen elektronisk må det være på norsk jord, enten det er lokalt på PCen din eller på en server. Det er rom for å oppbevare filene i Danmark, Finland, Island og Sverige så lenge du gir Skatteetaten beskjed om dette. Filene må kunne skrives ut i Norge i hele oppbevaringstiden.

Ifølge bokføringsforskriften må du også ta sikkerhetskopi av elektroniske bilag slik at de ikke går tapt hvis, for eksempel, PCen krasjer. Det vil si at hvis du skanner et bilag må du ta vare på originalbilaget til den elektroniske filen er sikkerhetskopiert.

Hvis du fører regnskap i Conta lagres bilagene dine trygt i ti år.

Det er lurt å ta bilde av og og laste bilag opp i regnskapet så fort du har kjøpt noe. Da kan du knytte de til kjøpene du fører, slik at det er enkelt å finne frem til de i ettertid.

Prøv Conta sin gratis mobilapp for kvitteringer.

        Array
(
    [0] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 156
            [name] => Regnskap og bokføring
            [slug] => regnskap-og-bokforing
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 156
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 151
            [count] => 34
            [filter] => raw
        )

)
Array
(
    [0] => WP_Post Object
        (
            [ID] => 179
            [post_author] => 76
            [post_date] => 2020-03-19 11:26:00
            [post_date_gmt] => 2020-03-19 10:26:00
            [post_content] => 

Når kunden ikke kan betale fakturaen du har sendt ut, kan du avslutte fakturaen med tap. I denne artikkelen forklarer vi når du kan gjøre det.

Når du selger på kreditt, kan du oppleve at kunden din ikke har mulighet til å betale for seg. Manglende betalingsevne kan komme av at kunden har dårlig likviditet og lite penger, eller rett og slett har gått konkurs

Hva betyr det å avslutte en faktura med tap?

Når du avslutter en faktura med tap, betyr det at du ikke kommer til å få inn pengene du har fakturert for. Siden du har tapt penger, føres fakturaen som en kostnad i regnskapet. 

Noen fakturaprogram har en egen funksjon for å avslutte faktura som tap. Slik avslutter du fakturaer med tap i Conta

Når du bruker regnskapsprogrammet og det gratis fakturaprogrammet til Conta, blir alle fakturaer automatisk bokført.

Når kan du avslutte en faktura med tap?

Du kan føre en faktura som tap når det er endelig bekreftet at du ikke kommer til å få betalt. Det kan skje når:

Kan jeg lage kreditnota for å avslutte en faktura med tap?

Du skal ikke lage en kreditnota hvis kunden ikke har mulighet til å betale for seg. Kreditnota brukes som regel for å nulle ut hvis det er feil på fakturaen, enten det er feil i summen, adressen til mottaker eller andre opplysninger. 

Les også: Hva er kreditnota?

Skyldes den manglende betalingen derimot at kunden nekter å betale deg selv om de har pengene til det, og du er enig i at det ikke er verdt å følge opp for å få betaling, kan du lage en kreditnota. Da har du ikke lenger noe krav mot kunden og du har akseptert at de ikke skal betale. 

Når du krediterer en faktura er det fordi det viste seg å ikke bli en inntekt likevel. Det kan skyldes uenighet om oppdraget, feil i utføringen av oppdraget eller feil på varen, eller at du gir opp å få inn pengene fordi det krever mer jobb enn det er verdt. Kreditering av en faktura gir redusert inntekt. 

Når du avslutter en faktura med tap, vil det fortsatt stå som en inntekt fordi du har utført jobben eller levert varen. Det vises likevel som en kostnad i regnskapet ditt fordi det ikke er mulig å få inn pengene. Overskuddet blir det samme, men den utførte jobben vises som inntekt og den ubetalte fakturaen som kostnad. 

Slik avslutter du en faktura med tap i Conta.

[post_title] => Avslutte ubetalt faktura med tap [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => avskrive-tap-ved-ubetalt-faktura [to_ping] => [pinged] => https://conta.no/fakturering/hva-er-en-kreditnota/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/drive-firma/hva-skjer-nar-en-bedrift-gar-konkurs/ https://hjelp.conta.no/faktura/fakturaer/slik-avslutter-du-en-faktura-med-tap-i-conta/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/likviditet/alt-om-likviditet/ [post_modified] => 2020-03-19 11:31:14 [post_modified_gmt] => 2020-03-19 10:31:14 [post_content_filtered] => [post_parent] => 19 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=179 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [1] => WP_Post Object ( [ID] => 49395 [post_author] => 76 [post_date] => 2020-02-06 14:41:40 [post_date_gmt] => 2020-02-06 13:41:40 [post_content] =>

Det er mye å sette seg inn i når du er fersk eier og leder av din egen bedrift. Fakturering og regnskapsføring er to av tingene du garantert må forholde deg til. Her forklarer vi forskjellen på dem. 

Hva er en faktura?

Kort forklart er en faktura et dokument som viser en handel mellom selger og kjøper. Fakturaen viser blant annet hvilken tjeneste eller vare du har solgt, hvor mye kunden skal betale og når det skal betales. Du er pliktig til å sende ut en faktura når du skal ta betalt for noe bedriften din har solgt. 

Det er strenge krav til hva slags informasjon en faktura skal inneholde, og det er derfor både umulig og ulovlig å lage en faktura fra bunnen av i for eksempel Word. Du er blant annet pliktig til å lage fakturaer i et system eller en blokk som nummererer fakturaene automatisk, og denne funksjonen har ikke skriveprogrammer.

Hva er et fakturaprogram?

Et fakturaprogram har satt opp rammene for en faktura for deg, slik at du kun trenger å fylle inn detaljer som pris, varebeskrivelse og forfallsdato selv. Den ferdige fakturaen kan sendes til kunden på mail, i posten eller som EHF-faktura

I Conta sitt fakturaprogram kan du enkelt lage godkjente fakturaer helt gratis. For å sende faktura gratis oppretter du en faktura, velger “send selv”, går tilbake til fakturaoversikten og laster ned en PDF som du kan sende fra din egen e-post.

Hva er et regnskap?

Et regnskap er en oversikt over bedriften din sine inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld. Der legger du inn hva bedriften din har tjent og kjøpt, hva den eier og hva den skylder.

Regnskapet brukes for at både du og det offentlige skal vite hva som skjer i bedriften din, men også for å beregne hvor mye skatt og merverdiavgift du skal betale til staten. 

Hvis bedriften din tjener under 50 000 kroner i året er du ikke pliktig å føre regnskap, men du må uansett kunne legge frem en oversikt over inntekter og kostnader dersom du blir bedt om det. Det kan derfor være lurt å gjøre det i et ordentlig system fra starten av.

LES OGSÅ: Alt om regnskapsføring i 2020.

Hva er et regnskapsprogram?

Det er fullt lovlig å føre regnskapet i et regneark, men dersom du har lite erfaring med regnskapsføring, kan det lønne seg å bruke et regnskapsprogram. Med et regnskapsprogram trenger du som regel bare å fylle ut detaljer og velge riktig konto, så blir informasjonen systematisert for deg. Et regnskapsprogram sørger også for at du kan hente ut de rapportene du er lovpålagt å kunne hente ut om bedriften din, blant annet MVA-melding

I Conta sitt regnskapsprogram får du alt du trenger for å føre regnskap for bedriften din, enten du gjør jobben helt selv eller får hjelp fra en regnskapsfører. Smarte veivisere guider deg gjennom regnskapsføringen på en enkel måte.


Mange regnskapsprogram, blant annet Conta sitt, har fakturaprogram inkludert. Da vil inntekten din automatisk bli bokført i regnskapet, og du sparer tid ved at du slipper å gjøre det dobbelt.

[post_title] => Hva er forskjellen på et fakturaprogram og et regnskapsprogram? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => open [post_password] => [post_name] => forskjellen-pa-et-fakturaprogram-og-et-regnskapsprogram [to_ping] => [pinged] => https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/regnskap-hva-er-merverdiavgift/ [post_modified] => 2020-02-27 17:58:39 [post_modified_gmt] => 2020-02-27 16:58:39 [post_content_filtered] => [post_parent] => 0 [guid] => https://hjelp.conta.no/?p=49395 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [2] => WP_Post Object ( [ID] => 49380 [post_author] => 69 [post_date] => 2020-02-05 09:32:52 [post_date_gmt] => 2020-02-05 08:32:52 [post_content] =>

Dette er våre beste tips til gode regnskapsrutiner. Spar tid og penger på regnskapsføringen i 2020. 

Enten du fører regnskapet selv eller får hjelp av en regnskapsfører, kan disse fem tipsene hjelpe deg å spare både tid og penger. 

1. Ta vare på alle kvitteringene dine

Dette er nummer én for de aller fleste. Når du driver eget firma kan du nemlig få skattefradrag på de aller fleste kostnadene firmaet har. Det gjelder alt fra datautstyr og kontorleie til annonsering på Facebook og kostnader for kundemøter.

Men du må ha bevis på kjøpene - ta derfor godt vare på kvitteringene, fakturaene, kontraktene og avtalene du får!

Uten dokumentasjon, ofte kalt bilag i regnskapssammenheng, kan du heller ikke få fradrag på merverdiavgiften, selv om bedriften din er registrert i MVA-registeret.

LES OGSÅ: Dette koster det å miste en kvittering på 1000 kroner.

Pass på at du får med bilag når du kjøper noe, og at bilagene har all informasjonen som må være med.

De må oppbevares sikret for tyveri, brann eller vannskader. Hvis du skanner bilagene og tar vare på de på PC-en din må du passe på å ha en sikkerhetskopi.

Når du bruker regnskapsprogrammet til Conta får du med en gratis mobilapp. Ta bilder av kvitteringene etter hvert som du kjøper noe og send til Conta med et par klikk. Da ligger alt klart til neste gang du skal bokføre og lagres trygt i 10 år. Null stress!

2. Sett deg inn i det grunnleggende

Hvis du velger å føre regnskap selv er det et par ting du bør kunne. Det gjør jobben mye lettere for deg. 

Regnskapskonto: Alt som skjer i bedriften din skal føres på ulike regnskapskontoer, fra 1000 til 8999. En regnskapskonto er ikke det samme som en bankkonto, men et spesifikt sted i regnskapet hvor du samler lignende kostnader, inntekt og så videre.

Regnskapet er delt inn slik:

Kontogruppe 1 og 2 er balansen din. Eiendeler skal føres på en konto som begynner med 1. Gjeld skal føres på en konto som begynner med 2.

Kontogruppe 3-8 kalles resultat. Inntekt føres på kontoer som starter på 3 (inntektskontoer), mens kostnader føres på kontoer som starter på 4-8 (kostnadskontoer).

Les mer om resultatet og balansen i regnskapet.

Debet og kredit: Alt som skjer føres to steder i regnskapet. En konto går opp mens en annen går ned. De to føringene kalles debet og kredit, eller pluss og minus, men det er ikke pluss og minus i vanlig forstand.

For eksempel, når du selger en vare til Ola Nordmann føres det slik:

Salg til en kunde skal først føres på en kundekonto, ofte kalt kundereskontro. Det er fordi du som regel ikke får betalt samme dag som du sender fakturaen. Med kundekontoer har du alltid oversikt over hva du er skyldig.

Kjøp fra leverandører skal på samme måte innom en leverandørreskontro. 

Selv om inntekt føres i minus, betyr det ikke at det er et negative beløp. Det føres i minus fordi det skal kunne settes opp mot kostnader på slutten av året, og kostnader føres som pluss på konto 4-8. 

Når du får betalt føres det som

Hvis du bruker et regnskapsprogram slipper du ofte å forholde deg til disse begrepene til daglig, men det er greit med en forståelse av hva som skjer bak kulissene.

Les mer om debet og kredit.

3. Bruk et godt regnskapsprogram

Du kan velge å føre regnskap i et regneark slik som Excel så lenge du har mindre enn 600 føringer i året - eksempel på føring er et kjøp, et salg eller avskrivning av en eiendel bedriften din har.

Men regneark blir fort uoversiktlige. Vi anbefaler derfor at du finner deg et godt regnskapsprogram som kan hjelpe deg på veien. 

Å føre regnskap i Conta koster 99 kroner i måneden. 

Dette er fordelene for deg:

For en liten ekstra kostnad kan du også motta EHF-fakturaer rett inn i regnskapsprogrammet.

4. Ikke la det gå for lang tid

Et annet tips som ofte er undervurdert, er å jobbe jevnlig med regnskapet. Det er greit å komme fort i gang og så føre regelmessig, gjerne én gang i uka eller én gang i måneden, avhengig av hvor mange bilag du har.

Hvis du har en regnskapsfører bør du avtale med de om hvor ofte du skal sende over bilag for at dere skal holde regnskapet oppdatert.

Vi anbefaler også å ta bankavstemming én gang i måneden hvis du har en egen bedriftskonto. Da sammenligner du bankutskriften med det som er ført i regnskapet for å se at du har fått med alt og at alle tallene stemmer

Myndighetene krever at regnskapet er oppdatert før hver frist, og senest hver fjerde måned. Det er uansett greit å unngå å jobbe i skippertak, i alle fall rett før MVA-meldingen eller skattemeldingen skal inn. 

[deadline_section]

Les mer om regnskapsfristene for 2020.

5. Spør om hjelp

Det aller viktigste er at tallene du fører stemmer og at føringen er på riktig kontogruppe (1-8). Hvis du blir usikker, eller trenger hjelp med spesifikke ting, slik som årsoppgjør, periodisering eller avskrivning er det lurt å spørre om hjelp.

På hjelpesidene våre kan du også finne artikler om regnskap og hjelpeartikler for regnskapsprogrammet.

Hvis du vil ha mer spesifikke råd eller at noen andre skal ta seg av bokføringen kan du ta kontakt med en regnskapsfører.

[post_title] => Starte egen bedrift: 5 tips til å føre regnskap [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => open [post_password] => [post_name] => 5-tips-til-a-fore-regnskap [to_ping] => [pinged] => https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/dette-er-periodisering/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/dette-er-avskrivning/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-inntektskontoer/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-kostnadskontoer-i-regnskapet/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-resultat/ https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/hva-er-balanse/ [post_modified] => 2020-03-04 15:38:13 [post_modified_gmt] => 2020-03-04 14:38:13 [post_content_filtered] => [post_parent] => 0 [guid] => https://hjelp.conta.no/?p=49380 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) )

På tide å bytte ut hjemmelagede fakturaer og bæreposer med kvitteringer?
Opplev hvor mye enklere det kan gjøres med Conta.

Abonner på Conta nyhetsbrev

Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.