7 regnskapstips for ferskinger

Startet egen virksomhet? Her er tipsene du trenger for å få komme på rett kjøl med regnskapsføringen.

Regnskapsføring, det vil si prosessen med å registrere alle transaksjoner i firmaet ditt, er noe alle som driver egen virksomhet må gjøre. Det kan virke litt skummelt for mange. Den gode nyheten er at du kan gi deg selv en god start med noen få grep.

Her er de beste tipsene fra Conta sine regnskapsførere:

1. Ta vare på alle bilag

Et bilag er noe som dokumenterer at en transaksjon fant sted, enten det er snakk om en kassalapp eller en faktura du har sendt eller mottatt. Disse må du ta godt vare på. 

Lovkravene til oppbevaring av dokumentasjon er strenge. Alle fakturaer, kvitteringer og lignende må oppbevares trygt i fem år på norsk jord. «Trygt» i dette tilfellet betyr sikret mot tyveri, brann og andre former for skade.

Det betyr ikke at du må ha masse permer i en safe: Du kan lagre alt elektronisk så lenge du følger kravene til oppbevaring. Det er også viktig å ha et system på all dokumentasjonen som gjør det enkelt å hente bilag frem igjen. Alle bilag skal være nummererte og kunne spores tilbake til hver transaksjon. 

Conta Regnskap gjør det mulig å laste opp og lagre alle bilagene direkte i programmet, noe som gjør det enkelt å lete dem frem etterpå. Det enkleste er å bruke vår mobilapp for kvitteringer, sende dem til innboksen i programmet på e-post eller laste dem opp direkte i nettleseren. E-postadressen du sender til er unik per virksomhet, og du finner den ved å gå til BILAG og så INNBOKS. 

Husk at du også i mange tilfeller må sannsynliggjøre at kjøpet var relevant for virksomheten for å kunne trekke fra MVA på det. Skriv for eksempel en forklaring på bilaget og signer med dato. 

Les også: Dette koster det å miste en kvittering

2. Ikke jobb i skippertak

Det kan være veldig demotiverende å ha et fjell av kvitteringer å bokføre, samtidig som det faktisk kan være ganske tilfredsstillende å holde alt a jour på en ordentlig måte!

Gjør det til rutine å være mest mulig oppdatert med bokføringen. Nøyaktig hvordan du gjør dette velger du, men vi anbefaler at du setter opp faste tider, for eksempel en gang i uken, der du får unnagjort både fakturering og regnskap. 

Hvis ikke er det lett å miste oversikten, og da kan ting hope seg opp slik at du må sitte med regnskapet på sene kvelder.

3. Sett deg inn i regnskapskontoene tidlig

Bokføring betyr i praksis at man registrerer hver eneste transaksjon som finner sted i virksomheten. For å gjøre dette bruker man ulike grupper av regnskapskontoer som forteller hvor pengene kom fra og hvor pengene gikk hen. Alle transaksjoner skal derfor registreres på minst to kontoer

Conta Regnskap hjelper deg godt på vei, men det kan være en god idé å gjøre deg så kjent som mulig med regnskapskontoene som brukes i Norge (kalt SAF-T standarden) slik at det blir lettere å gjøre ting riktig. Ta en titt på kontoplanen under INNSTILLINGER og så REGNSKAP.

Kjøp av en skriver til 1 500 kroner til firmabruk, kjøpt med firmaets bankkort, kan for eksempel registreres slik:

Debet (inn på) konto 6540 Inventar: 1 500

Kredit (ut av) konto 1920 Bankkonto: 1 500 

Pengene ble dermed kreditert bankkontoen fordi pengene kom derfra, og siden de ble investert i en skriver blir samme summen ført der som debet. Du kan lese mer om debet og kredit her.

En generell huskeregel er at jo lavere tallet på kontogruppen, jo mer langsiktig type verdi er det snakk om. Derfor er for eksempel eiendeler på gruppe 1, og varer som du skal omsette videre i 4-gruppen. 

4. Finn et regnskapsprogram du liker å jobbe i

Hvis du skal bruke noen timer hver måned på regnskapsføring er det viktig at du finner et program du faktisk liker å bruke. 

Et godt regnskapsprogram gjør at du slipper for mange manuelle prosesser, og forenkler det som er komplisert. 

Et godt eksempel er hvordan programmet håndterer merverdiavgift, både når du registrerer en transaksjon og når du skal sende MVA-meldingen. Regnskapsprogrammet bør gjøre det vanskelig å gjøre feil, og lett å gjøre ting riktig!  

Conta Regnskap er gratis å prøve i en måned, og er laget for småbedrifter. Prøvekjør det og se om det passer firmaet ditt!

5. Gå gjennom bankutskriften hver måned

Kontoutskriften fra firmaets bankkonto er guiden du trenger for å sjekke om du har ført alle hendelser inn i regnskapet. Det er veldig viktig å gjøre dette steget hver eneste måned.

Etter hver måned går du rett og slett bare gjennom alle hendelser i banken din, og sjekker om de har en match i regnskapet. I regnskapsprogrammer er det som regel en funksjon hvor du kan laste opp kontoutskriften og kryssjekke alle transaksjonene.

Kun ved å ta denne jevnlige sjekken kan du være sikker på at du har fått med deg alt, siden utskriften fra banken tross alt er «fasiten» på hva som faktisk har gått inn og ut av kontoen din.

Slik gjør du: Du finner bankavstemming under menyfanen BILAG i Conta Regnskap. Her kan du laste opp en PDF av bankutskriften, føre inn saldoen fra denne og kontrollere at det er samme sum som i regnskapet. 

Hvis du sammenligner saldoen på regnskapskontoene med saldoen på bankkonto og finner et avvik på 1 500 kroner, er sjansen stor for at du ikke har bokført den skriveren du kjøpte i eksempelet lenger oppe. 

Mange firmaer har flere kontoer, og dette kompliserer bokføringen. Ta en vurdering på om du klarer deg med bare én bankkonto i virksomheten. Mange enkeltpersonforetak dropper til og med å ha egen bankkonto.

6. Finn ut hvilke skjema du må sende inn til myndighetene

Alle næringsdrivende har rapporteringsplikter overfor myndighetene enten det er enkeltpersonforetak, aksjeselskaper eller andre organisasjonsformer. Pliktene varierer basert på hva slags virksomhet du driver, omsetningen din og en rekke andre forhold. 

Derfor bør du gjøre deg kjent med hvilke skjema og frister som gjelder firmaet ditt. Har du ansatte må du levere a-melding, er du momsregistrert må du levere MVA-melding, og så videre. Et AS må levere årsregnskap, mens et enkeltpersonforetak stort sett ikke trenger å gjøre dette. 

Brønnøysundregistrene har utviklet et veldig praktisk skjema hvor du kan putte inn organisasjonsnummeret ditt og få ut en oversikt over rapporteringspliktene til firmaet ditt. 

7. Skaff hjelp om du ikke får det til 

Hvis du støter på et problem er det ingen skam i å søke hjelp. Det vil alltid dukke opp utfordringer og spørsmål underveis, og det å spørre en regnskapsfører vil gjøre deg trygg på at du håndterer ting riktig. 

Mange velger også å overlate hele regnskapet til en regnskapsfører. Med et visst volum av bilag i måneden kan det raskt svare seg å la noen andre ta over jobben. 

Du kan invitere andre brukere, for eksempel en regnskapsfører, til å bruke Conta Regnskap.  Gå til INNSTILLINGER, så VIRKSOMHET, og under BRUKERE-fanen kan du sende invitasjon til andre som skal ha tilgang til regnskapet ditt.

Finn en regnskapsfører som kan hjelpe deg i Conta.

Hvis du driver et aksjeselskap, som har enda flere rapporteringsplikter og må levere årsregnskap, kan det gi deg trygghet å vite at alle frister blir overholdt og pliktene dine blir ivaretatt av profesjonelle. 

Merk at hvis noen utenfor firmaet skal føre regnskapet ditt må de ha autorisasjon fra Finanstilsynet.

Var artikkelen nyttig? like moderate dislike

Abonner på Conta nyhetsbrev

Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.