Ofte stilte spørsmål

• Hvorfor kan Conta fakturere på forskudd med MVA?

  Selv om det er strenge regler for fakturering på forskudd, finnes det noen unntak. Bokføringsforskriften §5-2-6 om forskuddsfakturering sier at faktura på abonnementer kan utstedes før levering har funnet sted i opptil ett år.

  Derfor kan abonnementstjenester, som Conta, fint fakturere kunder på forskudd og for et helt år av gangen.

• Jeg er MVA-registrert, men får ikke til å fakturere med MVA, hva gjør jeg?

  Så snart firmaet ditt er MVA-registrert må du huske å gå til INNSTILLINGER i Conta og huke av for at du skal fakturere med MVA. Da vil det legges til MVA på fakturaene dine.

• Hvor finner jeg fakturaer/kvitteringer fra kjøp jeg har gjort i Conta?

  Du kan se alle kvitteringene dine ved å gå til INNSTILLINGER > MINE KJØP > KJØPSHISTORIKK. Under kolonnen «Last ned» kan du laste ned kvitteringer eller faktura i PDF for hvert kjøp.

• Hvordan kan jeg sende en engelsk faktura?

  Du sender enkelt en engelskspråklig faktura ved å klikke på «Bytt fakturaspråk til engelsk» oppe til høyre når du lager en faktura i Conta.

• Hvordan administrerer jeg abonnementet mitt?

  For å administrere abonnementet ditt, må du logge inn på brukeren din i Conta. 

  Bytte abonnement

  Ønsker du å bytte mellom abonnementene Standard og Smart, må du gå til INNSTILLINGER og MINE KJØP. Trykk på de tre prikkene ved siden av det aktive abonnementet ditt for å endre. 

  Avslutte tilleggstjeneste
  

  For å avslutte Salg, Bankintegrasjon eller Næringsspesifikasjon, gå til INNSTILLINGER og MINE KJØP, scroll ned til VALGFRIE TILLEGG og trykk «avbryt». Gjør du det senest dagen før fornyelsen blir du ikke fakturert for en ny periode.

  Avslutte abonnement

  Vil du avslutte abonnementet og slette virksomheten fra Conta, gjør du det i ved å gå til INNSTILLINGER og trykke SLETTE VIRKSOMHETEN.
  
  Da vil du få spørsmål om du ønsker å aktivere skylagring. Etter
  bokføringsloven 13§  er du pålagt å oppbevare sendte faktura og bokførte bilag i 5 år. Dersom du ikke vil aktivere skylagring trykker du på VIDERE. 

  Velg grunnen til at du ønsker å slette kontoen i Conta. Deretter legger du inn e-postadressen din. Det er denne e-posten du vil motta all regnskapsdata du er pliktig til å lagre. NB! Ikke kunder og leverandører. 

  Virksomheten må slettes før en ny abonnementsperiode og du mottar ny faktura. 

  Jeg får ikke til å slette virksomheten min, hva gjør jeg? 

  Hvis du ikke får til å slette virksomheten din har du utestående krav hos Conta. Det kan for eksempel bety at du prøver å slette virksomheten etter du har mottatt en ny faktura fra Conta. Dersom dette skjer kan du ta kontakt med kundeservice. 

• Personen jeg inviterte til Conta mottok ikke bekreftelsesmeldingen

  Noen ganger tar det litt tid for e-posten å komme frem, så be mottakeren om å sjekke igjen om noen minutter. Har de fortsatt ikke mottatt noe, kan du prøve å slette invitasjonen fra invitasjonslisten og sende en ny invitasjon. Pass på at du har riktig e-postadresse.

• Finnes det begrensninger på hvor mange som kan få tilgang til en virksomhet?

  Du kan invitere ubegrenset med brukere til hver virksomhet du har i Conta!

  Inviter en ny bruker ved å gå til INNSTILLINGER, MIN VIRKSOMHET og deretter BRUKERE. Klikk på NY BRUKER.

  Du kan også invitere inn regnskapsføreren din ved å klikke på INVITER REGNSKAPSFØRER.

• Jeg har ulike innlogginger for firmaene mine, kan jeg samle alt på én brukerkonto?

  Klart du kan! Logg inn på firmaet/firmaene som enda ikke er knyttet til brukerkontoen du vil bruke.

  Klikk på fanen INNSTILLINGER og deretter BRUKERE. Legg inn deg selv som ny bruker, med e-postadressen du vil bruke for alle firmaer. Logg ut og logg inn igjen med den brukerkontoen du nettopp inviterte.

  Nå har du tilgang til alle virksomhetene fra én og samme konto. Du bytter mellom dem ved å klikke på firmanavnet øverst til venstre på skjermen.

• Jeg har ikke mottatt bekreftelsesmelding på e-post

  Vent noen minutter og se om den dukker opp. Du kan også sjekke spamfilteret ditt, noen av disse er veldig strenge. Hvis e-posten likevel ikke skulle dukke opp i innboksen din, ta kontakt med oss.

• Bekreftelseslinken jeg fikk da jeg laget bruker virker ikke

  Noen e-postprogrammer kan av og til kutte av en del av en lang lenke, slik at den ikke fungerer. Prøv å høyreklikke på lenken i e-posten og velge «Kopier lenke». Lim den inn i nettleserens adressefelt, og trykk på enter-tasten for å prøve på nytt.

• Hvorfor viser omsetningsrapporten negativ omsetning?

  Dette kan skje hvis et purregebyr har blitt slettet i en måned hvor du ikke ellers hadde noe omsetning. Purregebyrer teller nemlig som en del av omsetningen, og Conta tar dette med i rapportene. Det finnes altså ingen spøkelser i systemet, så bare husk på dette hvis du ser tall du ikke kjenner igjen.

  Det maksimalt tillatte purregebyret endres med jevne mellomrom av myndighetene. I 2023 er purregebyret på 35 kroner. Hvis du i 2023 har 35 kroner i omsetning en måned der du ellers ikke hadde omsetning, skyldes det ganske sikkert at du har lagt purregebyr oppå en av de forfalte fakturaene dine.

• Regnskapsføreren har etterlyst kundenummer. Kan jeg gi kunder et nummer?

  Kundenummer er unødvendig nå som søkefunksjoner og moderne datasystemer har gjort dem overflødige. Det var i gamle dager det var nødvendig med kundenummer for å overholde bokføringsloven.

  Conta har derfor ikke eget felt for kundenummer, men du kan skrive f.eks «1234 Knudsens Maskin AS» i kundens navnefelt hvis du ønsker å tilegne et nummer til hver kunde. Da kan du også søke etter dette nummeret og få treff i kundelista eller når du lager en ny faktura.

• Kunden har ikke betalt renter og purregebyr. Hva gjør jeg?

  Du kan følge opp kunden ved å sende restsummen til inkasso, men det vil i de fleste tilfeller være litt drastisk for en liten sum. Du kan derfor velge å avslutte fakturaen som tap. I Conta blir ikke renter og gebyrer reellt ført som tap hvis du bruker denne funksjonen. De nulles bare ut, og påvirker altså ikke tapsrapporten.

  Hvis du vil kreve inn småsummer kan du, etter å ha avsluttet med tap, enten lage en egen faktura på restbeløpet, eller du kan plusse på småsummene på neste faktura du sender til kunden.

  Les mer om hvordan du krever inn småbeløp.

• Jeg har tidligere pleid å lage kreditnota for avskrive tap

  De aller fleste fakturaprogrammer mangler en funksjon for å avskrive tap på fordringer. Du blir derfor «tvunget» til å lage en kreditnota for å kunne fjerne fakturaen fra purrelisten. Denne framgangsmåten er feil etter bokføringsloven, og fører til at regnskapstall og rapporter ikke blir helt riktige.

  I Conta er det så enkelt som å gå til fakturaen det gjelder og klikke på «Avslutt med tap». Pass på at fakturaen oppfyller kravene til å avslutte med tap.

• Jeg sendte faktura via e-post, og den kom ikke frem til kunden

  I Conta kan du gå til FAKTURARAPPORTER og menypunktet SENDEHISTORIKK for å sjekke statusen på e-poster som er sendt fra systemet. Mange spamfiltre har blitt veldig strenge, og eksterne e-post-servere kan ha nedetid og forsinkelser som er utenfor vår og din kontroll.

  Hvis e-posten ble avvist av mottakeradressen (for eksempel på grunn av feilstavet e-postadresse) vil du få en egen e-post fra Conta som kan gi en indikasjon på hva som gikk galt.

• EHF-fakturaen min kom ikke frem til mottakeren

  Systemet sender EHF hvert 15. minutt, og hvis aksesspunktet mellom Conta og kunden i andre enden ikke svarer, kan det gå 15 minutter til neste forsøk. Det kan altså være faktorer i andre enden som gjør at mottakeren ikke fikk fakturaen.

  Hvis du vil prøve å sende på nytt, kan du velge SEND PÅ NYTT fra fakturadetaljene. EHF er likevel en tryggere og mer pålitelig sendemåte enn e-post.

• Kan Conta brukes som et kassasystem?

  I utgangspunktet ikke, da kassasystemer skal være automatiserte og ha klokkeslett for transaksjonen skrevet ut på kvitteringen/fakturaen.

  Unntaket er hvis du har ambulerende eller sporadisk salgsvirksomhet der kontantomsetningen ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp eks. MVA. Da kan du bruke Conta sine kontantfakturaer til å lage kvitteringer.

• Kan jeg lage repeterende fakturaer som ikke sendes ut automatisk?

  Ja, da velger du bare «skriv ut selv» som sendemåte når du oppretter den første fakturaen i serien.

  Hver gang fakturaen repeteres vil du få varsel om at fakturaen er laget, men du må selv logge inn og sende den manuelt.

• Jeg har Smart. Fungerer KID sammen med repeterende fakturaer?

  Ja! Med Smart vil hver nye faktura som lages få et eget KID-nummer. Hvis du nedgraderer til Standard, vil fakturaen fortsatt bli laget, men uten KID.

• Kan jeg endre på detaljer i en repeterende faktura?

  Du kan endre på fakturasummen, hvis fakturalinjene inneholder en vare som du har lagret i varelisten din. Oppdaterer du prisen på varen vil det justeres i fremtidige repeterte fakturaer.

• Må jeg laste opp originalen når jeg registrerer gamle fakturaer i Conta?

  Ja. for at det skal fungere skikkelig må du laste opp PDFer, hvis ikke ville det ikke gått an, for eksempel, å sende fakturaer på nytt eller laste ned samle-PDFer som viser fakturaene sendt i en periode.

  Da har du også alle fakturaene dine lagret på et sikkert sted i tråd med lovkravene for oppbevaring av bilag.

• Hvorfor må jeg taste inn hver fakturalinje fra gamle fakturaer?

  Dette må du gjøre slik at systemet vet hva du har solgt, og hvor mye omsetning og MVA du har fått inn. Det utgjør grunnlaget for rapportene du kan hente ut i Conta.

• Det ble rot i nummerrekka på fakturaene mine

  Hvis du tidligere har fakturert i et annet program, må du huske å starte på neste nummer i rekken når du lager den første fakturaen i Conta. Da unngår du problemer og hull. Fakturanummeret du skriver inn manuelt må stemme overens med nummeret på de gamle fakturaen du legger inn.

  Hvis du gjør noe feil er det alltid mulig å slette gamle fakturaer ved å gå til fakturadetaljene (men du kan ikke slette nye fakturaer du lager med Conta).

  Slik legger du inn gamle fakturaer i Conta.

• Hvorfor står det «Foretaksregisteret» på fakturaen?

  Aksjeselskap (AS og ASA) og norsk avdeling av utenlandske foretak (NUF) må registrere seg i Foretaksregistreret og ha med ordet «Foretaksregistreret» på fakturaene de sender ut. Noen få enkeltpersonforetak må registere seg, mens andre velger å gjøre det, men det er ikke veldig vanlig.

  «Foretaksregisteret» står derfor rett etter firmanavnet nederst på fakturaene du sender, hvis virksomheten din er et AS, ASA eller et NUF.

• Kan jeg fakturere i en annen valuta?

  Ja!

  Begynn med å lage en faktura som vanlig ved å klikke på “Lag en faktura”-knappen på forsiden.

  Hvis kunden har en utenlandsk leveringsadresse vil du nå få opp muligheten til å bytte valuta på fakturaen. Velg valutaen du ønsker, og du vil kunne fylle ut fakturaen som vanlig, bare med valutaen du valgte.

  Denne videoen viser hvordan du bytter valuta på en faktura i Conta:

• Er det øravrunding i Conta?

  Conta støtter foreløpig ikke øreavrunding.

• Kan jeg skrive ut fakturaer på giroblanketter?

  Denne funksjonaliteten støttes ikke lenger i Conta. Det er fordi det er svært få som betaler fakturaer i banken nå om dagen.

• Hvorfor er leveringsadresse påbudt?

  Myndighetene krever at det leveringsadresse på fakturaer for å motarbeide skatte- og MVA-svindel.

  Les mer om kravene til leveringsadresse.

• Jeg har glemt e-posten til brukerkontoen min

  Hvis du har glemt e-postadressen du logger inn med, må du kontakte oss slik at vi kan ordne opp i det.

• Kan jeg ha flere firmaer med KID på samme brukerkonto i Conta?

  Ja, men du må opprette en egen KID-avtale for hvert firma. For å legge til flere firma på brukerkontoen din, klikker du på virksomhetsnavnet øverst til venstre i Conta og velger OPPRETT NY.

• Jeg har fått en innbetaling med avvik. Hva gjør jeg?

  Betaling med avvik betyr at den som har betalt ikke har brukt KID-nummer, tastet inn feil KID-nummer, eller betalt mer eller mindre enn det som står på fakturaen. Conta vet derfor ikke hvilken faktura betalingen skal registreres på. Du ordner enkelt opp i det ved å klikke på BEHANDLE BETALINGENE på startsiden i Conta, og så klikke på BEHANDLE på betalingen det gjelder.

  Hvis betalingen ikke lister kundenavn, vil det som regel stå hvilket kontonummer betalingen har kommet fra, og av og til fritekst som kunden har skrevet inn i nettbanken når de betalte. Ut fra kontonummer og fritekst kan du kanskje finne ut hvem som står bak.

  Finn ut hvem som eier et kontonummer ved å skrive nummeret inn i nettbanken i en ny betaling, og så se hvilket navn eller firmanavn som dukker opp.

• Hvorfor har en betaling kommet inn i nettbanken uten å bli registrert som betalt i Conta?

  Når en kunde betaler med KID sendes det informasjon fra Nets til Conta. Av og til glemmer kunden å bruke KID eller de taster feil KID-nummer. Disse betalingene blir som regel registrert riktig, men av og til kan det feile. Da vil du få opp en beskjed på startssiden i Conta.

  Noen ganger kan betalinger som gjøres med KID mellom to kontoer i samme bank skape trøbbel, da får du også varsel i Conta.

  Nets kan også få problemer med å sende over informasjon når det brukes gamle betalingsmetoder, for eksempel ved betaling over skranke. Selv om du bruker KID bør du altså sjekke nettbanken din med jevne mellomrom for å se om det har kommet inn noen betalinger som ikke har blitt registrert.

• Hvorfor får jeg ikke laget kreditnota?

  Du har sannsynligvis registrert en innbetaling på fakturaen det gjelder. Gå til fakturadetaljene og slett innbetalingen før du lager en kreditnota.

• Jeg har glemt passordet mitt

  På innloggingssiden klikker du bare på GLEMT PASSORDET? Du blir da tatt videre til et nytt skjema hvor du taster inn e-posten du bruker til å logge inn med. Herfra kan du tilbakestille passordet ditt.

• Kan jeg sende EHF?

  Ja, for en liten kostnad får mottakeren fakturaen rett inn i regnskapssystemet. Med Conta kan du sende fakturaer som vedlegg i epost, i posten eller som EHF.

  Ubegrenset sending og mottak av EHF er inkludert i Smart-abonnementet.