Hvordan bokføre lønn?

Har du ansatte må du kjøre lønn hver måned. Slik fører du lønn, skatt, arbeidsgiveravgift og mer i regnskapet ditt.

Har du ansatte må du kjøre lønn hver måned. Slik fører du lønn, skatt, arbeidsgiveravgift og mer i regnskapet ditt.

Det lønner seg alltid å bruke et lønnssystem når du kjører lønn. Lønnssystemet vil regne ut alle kostnadene og vise deg hvilke kontoer de skal føres på.

De fleste lønnssystem har også en løsning for å sende a-melding – informasjon om blant annet lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift – til myndighetene, noe du må gjøre hver måned.

Denne artikkelen er kun for deg som skal kjøre lønn, enten det er for ansatte i et aksjeselskap (inkludert deg selv) eller i et enkeltpersonforetak.

Hvilke kostnader må du ha med?

Ola Nordmann tjener 30 000 kroner i måneden. Bruttolønnen hans øker kostnadene til bedriften din, og føres derfor som:

  • 30 000 kroner på konto 5000 Lønn til ansatte.

Det er ikke alltid logisk å tenke pluss og minus når det kommer til regnskap. Penger bedriften din skylder føres som minusverdi på kontoklasse 2. Det stilles opp mot kontoklasse 1 eiendeler (bankinnskudd, eiendom, aksjer) som føres som pluss.

Samlet kalles de to kontoklassene balanse, og når du sender inn årsregnskapet skal de oppveie hverandre og gå i null.

De gjenværende kontoklassene kalles resultat. Der fører du kostnader som pluss og inntekt som minus, slik at de kan stilles opp mot hverandre. Kostnader knyttet til ansatte føres som pluss på kontoklasse 5, som vist i eksempelet i denne artikkelen.

Ved årets slutt vil det totale minus- eller plussbeløpet fra resultatet overføres til egenkapitalen i kontoklasse 2. Egenkapital er penger bedriften din skylder til aksjonærene. Fordi egenkapitalen har minusverdi er inntekt med på å øke beløpet, mens kostnader minsker det.

Skatt

Du trekker vanligvis mellom 30-45 prosent skatt av bruttolønn. I dette eksempelet kan vi si at skatten utgjør 10 000 kroner. Det er penger bedriften din skylder til staten, og føres derfor som: 

  • 10 000 kroner på konto 2600 Forskuddstrekk. 

Nettolønnen, altså lønn etter skatt, er penger som skal betales til Ola. Det fører du som:

  • 20 000 kroner på konto 2930 Skyldig Lønn.

Feriepenger

Du må beregne feriepenger av bruttolønn. Det er på minst 10,2 prosent (12,5 prosent for ansatte over 60 år), men høyere sats kan være satt i tariffavtaler eller arbeidsavtaler.

30 000 x 10,2 prosent = 3 060 kroner

Feriepengene du setter av føres som:

+ 3 060 kroner på konto 5092 Feriepenger

– 3 060 kroner på konto 2940 Skyldige feriepenger

Arbeidsgiveravgift

Bedriften din må betale arbeidsgiveravgift på lønn, som regel 14,1 prosent av bruttolønn. Sjekk satsen til bedriften din.

30 000 x 14,1 prosent = 4 230 kroner. 

Det føres som:

+ 4 230 kroner på 5400 Arbeidsgiveravgift

– 4 230 kroner på 2770 Skyldig arbeidsgiveravgift

Du må også beregne arbeidsgiveravgift av feriepengene:

3 060 x 14,1 prosent = 430 kroner

Det føres som:

+ 430 kroner på konto 5405 Arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger 

 – 430 kroner på konto 2785 Påløpt arbeidsgiveravgift ferielønn

Dette er de vanligste kostnadene i forbindelse med lønn. Hvis du også har kilometergodtgjørelse, diett/reisekostnader og andre goder å føre, kan du legge dette til på lønnsbilaget, men det er ikke et krav at du fører det samtidig.

Hva skjer når du betaler ut penger?

Når du skal bokføre utbetaling av lønn fører du det som:

+ 20 000 kroner på konto 2930 Skyldig lønn, slik at gjelden du førte der tidligere opphører.

– 20 000 kroner på konto 1920 eller en annen bankkonto.

Når du betaler ut lønn må du også sette av skattepenger. Det er et lovkrav å opprette en egen bankkonto for dette, en skattetrekkskonto. Skattepengene skal betales inn til staten annenhver måned. 

Det føres som:

+ 10 000 kroner på 1920 eller en annen bankkonto.

– 10 000 kroner på 1950 Bankkonto for skattetrekk.

Du betaler inn forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift annenhver måned. Når du betaler fører du skatten for de to foregående månedene som:

+ 20 000 på 2600 Forskuddstrekk, slik at den kontoen går i null.

– 20 000 kroner på 1950 Bankkonto for skattetrekk, som er der pengene betales fra.

Arbeidsgiveravgiften føres som pluss på 2770 Skyldig arbeidsgiveravgift og minus på 1920 eller en annen bankkonto.

Når du betaler ut feriepenger året etter, må du kjøre lønn på det også. Skyldige feriepenger flyttes fra 2940 Skyldige feriepenger til 2930 Skyldig lønn, slik at det viser at de er klare til utbetaling. 

Arbeidsgiveravgiften du har beregnet på disse feriepengene flyttes fra 2785 Påløpt arbeidsgiveravgift ferielønn til 2770 Skyldig arbeidsgiveravgift. 

Det blir med neste gang du betaler inn arbeidsgiveravgift til staten.

Når du betaler ut feriepengene fører du det som pluss på 2930 slik at kontoen går i null, og minus på 1920 eller en annen bankkonto.

Periodisering

Lønn skal bokføres den måneden det er utbetalt, men i regnskapet kan du flytte kostnaden til den måneden den ansatte har utført jobben.

Det gjør en for at regnskapet skal stemme mest mulig med den faktiske økonomien til firmaet.

For å periodisere lønnskostnader må du først føre summen av lønnskostnadene (bruttolønn, arbeidsgiveravgift og feriepenger) som pluss på konto 5001, som du oppretter selv, og minus på konto 2960 Annen påløpt kostnad. 

Dette gjør du i måneden den ansatte har jobbet.

Når du kjører lønn og utbetaler pengene, fører du beløpet tilbake som minus på konto 5001 og pluss på konto 2960. Du fører deretter lønnen som vist over.

Det gjør at at kostnaden din viser i rett måned i regnskapet ditt.

For å føre lønn i Conta Regnskap må du gå til REGISTRERE KJØP og deretter ALLE TYPER BILAG. Lønn kan ikke føres som et vanlig kjøp, siden det er mange variabler.

Vi anbefaler å kjøre lønn i et lønnssystem først slik at det blir enklere for deg å føre riktig.

Var artikkelen nyttig? like moderate dislike

Abonner på Conta nyhetsbrev

Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.