Prøv Regnskap fra Conta gratis i 30 dager

Hva må alle fakturaer inneholde?

Staten stiller strenge krav til hvordan fakturaer, kontantfakturaer og andre salgsdokumenter skal se ut.

Atle Hansson

Staten stiller strenge krav til hvordan fakturaer, kontantfakturaer og andre salgsdokumenter skal se ut.

Loven har disse minimumskravene:

  • Dato
  • Nummer (maskinelt eller forhåndstrykt)
  • Selgers navn og organisasjonsnummer, evt. etterfulgt av “MVA” hvis firmaet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
  • Ordet “Foretaksregisteret” i tilknytning til organisasjonsnummeret (gjelder AS, ASA og NUF registrert i Foretaksregisteret)
  • Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer*
  • En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
  • Antall, mengde eller omfang av produktet eller tjenesten
  • Leveringssted og tidspunkt
  • Totalsum som skal betales
  • Forfallsdato
  • Merverdiavgift og andre avgifter hvis dette er aktuelt.
  • Summering av de ulike MVA-satsene hver for seg.

*) Ved kontant betaling behøver ikke selgeren angi kjøper i salgsdokumentet hvis verdien er under 40 000 kroner. Hvis varen/tjenesten skal selges videre eller inngå direkte i kjøperens vare- eller tjenesteleveranser, skal kjøper være angitt i salgsdokumentet uansett pris. Hvis et firma kjøper varer for over 10 000 kroner kontant risikerer det å få delansvar for at selgeren gjør seg skyldig i skatteunndragelse av kjøpssummen. Det er derfor alltid tryggest å betale med kort eller bankoverføring.

Organisasjonsnummer og navn på forretningsdokumentene øker tryggheten og troverdighet mellom samarbeidspartnere, og overfor Skatteetaten og andre kontrollmyndigheter.

Hvis kjøperen er et firma, kan det risikere å ikke få fradrag for inngående merverdiavgift (MVA som kjøperen betaler til selgeren) hvis enten organisasjonsnummeret eller bokstavene “MVA” mangler. Det er derfor ditt ansvar som næringsdrivende å sørge for at alt er riktig.

Uforståelige beskrivelser er ulovlig

Selv om Conta Faktura gir deg fakturaer som oppfyller formkravene, kan ikke programmet sjekke om det du skriver inn på fakturaen oppfyller lovkravene.

«Diverse arbeid» eller «Oppdrag iht. avtale» er ikke beskrivelser du kan bruke i fakturaen. Skatteetaten krever en presis og komplett beskrivelse av «ytelsens art og omfang», som de kaller det.

I Conta Faktura kan du angi antallet, men hvis du selger kilo, meter, eller andre enheter enn bare antall, bør dette tas med i beskrivelsen.

Eksempel:

Varelinje

Siden du her nevner hvilken vare det gjelder, at antallet refererer til enheten «sekk», samt hvor mye som er i hver sekk og hvor mange sekker som selges, er beskrivelsen god nok til å oppfylle lovkravet.

Husk å kontrollere leveringsadressen og datoen som systemet foreslår. Leveringsadresse er lovpålagt for alle fakturaer.

Viktig å huske ved kontantkjøp

Det er du som forretningsdrivende som er ansvarlig for å be om å bli angitt på din gjenpart av fakturaen hvis kontantbeløpet er på 1 000 kroner eller mer inkl. MVA.

Uansett beløp plikter du å skrive på formålet med kjøpet, eller bruksområdet for varene eller tjenestene, hvis firmanavnet ditt ikke er med på dokumentet. Slike kvitteringer og fakturaer må dessuten signeres og dateres av kjøperen før den legges i regnskapet.

Ikke glem underbilagene

Hvis fakturaen henviser til et vedlegg, f.eks. en varespesifikasjon eller et pristilbud/ordre, pakkseddel eller følgeskriv, må disse legges ved fakturaen som dokumentasjon, såkalte underbilag. Hvis du oppbevarer fakturaene fysisk, stifter du dem sammen med underbilagene. Hvis du oppbevarer alt elektronisk må du legge alt som hører sammen i samme mappe eller system, og merke filene skikkelig.

I Conta Faktura blir alle vedlegg du sender med fakturaen liggende på fakturadetaljene, og det er derfor enkelt å finne frem til hvilke dokumenter som hører sammen. Du er likevel ansvarlig for å lagre dine egne kopier av alle dokumentene, jfr. brukeravtalen.

Alle fakturaer utstedes i minst to eksemplarer, ett til selger og ett til kjøper.

Se hva bokføringsforskriften sier om innholdet i fakturaer.

        Array
(
    [0] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 155
            [name] => Fakturering
            [slug] => fakturering
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 155
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 151
            [count] => 38
            [filter] => raw
        )

    [1] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 154
            [name] => Lov og rett
            [slug] => lov-og-rett
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 154
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 151
            [count] => 9
            [filter] => raw
        )

)
Array
(
    [0] => WP_Post Object
        (
            [ID] => 49395
            [post_author] => 76
            [post_date] => 2020-02-06 14:41:40
            [post_date_gmt] => 2020-02-06 13:41:40
            [post_content] => 

Det er mye å sette seg inn i når du er fersk eier og leder av din egen bedrift. Fakturering og regnskapsføring er to av tingene du garantert må forholde deg til. Her forklarer vi forskjellen på dem. 

Hva er en faktura?

Kort forklart er en faktura et dokument som viser en handel mellom selger og kjøper. Fakturaen viser blant annet hvilken tjeneste eller vare du har solgt, hvor mye kunden skal betale og når det skal betales. Du er pliktig til å sende ut en faktura når du skal ta betalt for noe bedriften din har solgt. 

Det er strenge krav til hva slags informasjon en faktura skal inneholde, og det er derfor både umulig og ulovlig å lage en faktura fra bunnen av i for eksempel Word. Du er blant annet pliktig til å lage fakturaer i et system eller en blokk som nummererer fakturaene automatisk, og denne funksjonen har ikke skriveprogrammer.

Hva er et fakturaprogram?

Et fakturaprogram har satt opp rammene for en faktura for deg, slik at du kun trenger å fylle inn detaljer som pris, varebeskrivelse og forfallsdato selv. Den ferdige fakturaen kan sendes til kunden på mail, i posten eller som EHF-faktura

I Conta sitt fakturaprogram kan du enkelt lage godkjente fakturaer helt gratis. For å sende faktura gratis oppretter du en faktura, velger “send selv”, går tilbake til fakturaoversikten og laster ned en PDF som du kan sende fra din egen e-post.

Hva er et regnskap?

Et regnskap er en oversikt over bedriften din sine inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld. Der legger du inn hva bedriften din har tjent og kjøpt, hva den eier og hva den skylder.

Regnskapet brukes for at både du og det offentlige skal vite hva som skjer i bedriften din, men også for å beregne hvor mye skatt og merverdiavgift du skal betale til staten. 

Hvis bedriften din tjener under 50 000 kroner i året er du ikke pliktig å føre regnskap, men du må uansett kunne legge frem en oversikt over inntekter og kostnader dersom du blir bedt om det. Det kan derfor være lurt å gjøre det i et ordentlig system fra starten av.

LES OGSÅ: Alt om regnskapsføring i 2020.

Hva er et regnskapsprogram?

Det er fullt lovlig å føre regnskapet i et regneark, men dersom du har lite erfaring med regnskapsføring, kan det lønne seg å bruke et regnskapsprogram. Med et regnskapsprogram trenger du som regel bare å fylle ut detaljer og velge riktig konto, så blir informasjonen systematisert for deg. Et regnskapsprogram sørger også for at du kan hente ut de rapportene du er lovpålagt å kunne hente ut om bedriften din, blant annet MVA-melding

I Conta sitt regnskapsprogram får du alt du trenger for å føre regnskap for bedriften din, enten du gjør jobben helt selv eller får hjelp fra en regnskapsfører. Smarte veivisere guider deg gjennom regnskapsføringen på en enkel måte.


Mange regnskapsprogram, blant annet Conta sitt, har fakturaprogram inkludert. Da vil inntekten din automatisk bli bokført i regnskapet, og du sparer tid ved at du slipper å gjøre det dobbelt.

[post_title] => Hva er forskjellen på et fakturaprogram og et regnskapsprogram? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => open [post_password] => [post_name] => forskjellen-pa-et-fakturaprogram-og-et-regnskapsprogram [to_ping] => [pinged] => https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/regnskap-hva-er-merverdiavgift/ [post_modified] => 2020-02-27 17:58:39 [post_modified_gmt] => 2020-02-27 16:58:39 [post_content_filtered] => [post_parent] => 0 [guid] => https://hjelp.conta.no/?p=49395 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [1] => WP_Post Object ( [ID] => 147 [post_author] => 2 [post_date] => 2019-11-20 07:27:10 [post_date_gmt] => 2019-11-20 06:27:10 [post_content] =>

Du har hørt om kilometersatsen fra staten, ikke sant? Den er på drøye fire kroner kilometeren. Spørsmålet du må stille deg er: Ville rørleggeren din vært fornøyd med fire kroner?

Neppe. Kanskje han tar 20 kroner, kanskje 60, hvem vet. Han sørger ihvertfall for å ikke gå i tap, for å si det sånn. Ofte baker han det inn i totalbeløpet.

Så hva skal du fakturere? Det er en utbredt misforståelse at eiere av småfirmaer må forholde seg til statens kilometergodtgjørelse når de fakturerer. Denne satsen er ikke noe annet enn maksimalsummen staten tillater deg å trekke fra på skatten for hver kilometer du kjører med privatbil i firmaet ditt. Satsen er altså til intern bruk i firmaet når årsoppgjøret skal sendes inn.

Koster det dobbelte

I virkeligheten koster det bortimot det doble av statens sats å kjøre en middels dyr familiebil bil på norske veier. Ifølge Aftenposten kostet det i 2012 godt og vel 70 kroner mila i reelle utgifter for en Toyota Avensis. For hvert år øker denne summen.

For å finne den reelle kilometerutgiften må vi blant annet regne med statlige avgifter, forsikring, bilens verdifall og drivstoff.

Du bestemmer

Mange næringsdrivende lar oppdragsgiver diktere et kjørehonorar på noen få kroner kilometeren. Husk at det er du som bestemmer hva kjøring skal koste, og at du må her som ellers ta deg skikkelig betalt. Bompenger og broavgifter må også regnes med i prisen. Du skal ikke bare ha dekket utgiftene dine, du skal også ha en profitt på toppen. Hvis ikke driver du frivillig arbeid, ikke næringsvirksomhet.

Tenk på bilen som et arbeidsredskap, en maskin som produserer omsetning for firmaet ditt, som om den var en hjullaster, en lastebil eller et hvilket som helst annet driftsmiddel.

Konklusjon: Statens kilometersats bruker du aldri utad.

Husk kjørebok

For at du skal kunne kreve fradrag på kr 4,05 per km (2013) når du leverer inn næringsregnskapet, bør du føre en detaljert kjørebok. Det er ikke påbudt ved lov, men det er den eneste måten skatteetaten kan vurdere saken hvis de er i tvil om fradraget ditt er riktig.

Satsen på kr 4,05 per km gjelder for kjøring inntil 10 000 kilometer. Satsen er kr 3,40 hvis du kjører mer enn 10 000 kilometer i året.

[post_title] => Slik bør du fakturere kjøring med privatbil [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => slik-fakturerer-du-kjoring-med-privatbil-naering [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2019-12-05 09:38:38 [post_modified_gmt] => 2019-12-05 08:38:38 [post_content_filtered] => [post_parent] => 19 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=147 [menu_order] => 10 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) [2] => WP_Post Object ( [ID] => 24621 [post_author] => 42 [post_date] => 2018-04-20 10:46:05 [post_date_gmt] => 2018-04-20 09:46:05 [post_content] =>

Det kan nok være fristende å bruke en fakturamal i Word og tro at det holder, men fakturaer er viktig dokumentasjon med strenge krav til innholdet som gjør det både umulig og ulovlig å bruke hjemmelagede fakturamaler.

Mange kommer til nettsidene til Conta fordi de leter etter etter en enkel måte sende faktura på, og det hersker fremdeles en del misforståelser der ute når det gjelder fakturering. De kjenner ikke nødvendigvis reglene. Her forklarer vi det viktigste.

Fakturaer skal ikke kunne endres i ettertid

I Conta er vi veldig opptatt av å gi folk en bra start, og en av de beste startene du kan gi firmaet ditt er å velge en fakturaløsning som er enkel å bruke.

Bokføringsforskriften slår fast at:

Salgsdokument skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

Du kan i praksis dermed ikke bruke «hjemmesnekrede» fakturamaler laget i Word, for eksempel

Alle fakturaer må inneholde:

En skal heller ikke kunne endre på nummeret eller annet innhold i fakturaen, etter at den er utstedt. Feil kan skje den beste, men hvis du gjør en feil i en faktura må du lage en kreditnota som korrigerer og «nuller ut» fakturaen med feilen i. Dette er innebygget funksjonalitet i Conta, så du trenger ikke tenke på det.

Men er det også lov å bruke en fakturamal?

Det spørs hva du legger i «fakturamal». Mange søker nok på nettet i håp om at det skal finnes en enkel måte å lage hjemmelagede fakturaer på. De har gjerne hastverk med å sende en faktura og tenker at det er en kjapp fiks å bruke en mal laget i et vanlig tekstprogram.

Enn så lenge er det lov å bruke en «manuell» fakturamal hvis du skriver den ut på godkjente, forhåndsnummererte fakturablanketter, men det er egentlig det eneste unntaket. Og det er litt gammeldags, ikke sant?

Men å bruke en mal for faktura i Word som du tildeler fakturanummer selv er derimot ikke en gyldig måte å fakturere på.

Med fakturaer fra Conta er du trygg

Vi sier derfor: Dropp det! Med et enkelt og gratis fakturaprogram som Conta er du sikret en tjeneste som lar deg enkelt følge reglene som bedrift (og til og med som privatperson), uten unødig hodebry og stress. Og hvis Skatteetaten gjør bokettersyn kan du være trygg på at det ikke er noe galt med fakturaløsningen din.

Eksempel på faktura fra Conta Faktura

Om du vil sende faktura på papir er det uansett ikke noe problem å bruke Conta. Du skriver bare ut PDF-en! Vi kan til og med sende den for deg mot en liten kostnad.

Conta gir deg:

Alternativet med papirblanketter er neppe holdbart for en moderne bedrift, enten du driver alene eller dere er flere sammen. Conta sin nettbaserte «fakturamal» er alt du trenger, er fremtidssikker, og kan sendes i alle de vanligste formatene.

I tillegg kan du også nå føre regnskap i Conta, og alle fakturaene du lager blir automatisk registrert i regnskapet!

*Krever Pluss-abonnement

[post_title] => Fakturamal laget i Word, eller fakturaprogram? [post_excerpt] => [post_status] => publish [comment_status] => open [ping_status] => closed [post_password] => [post_name] => fakturamal-laget-i-word-eller-fakturaprogram-ikke-ga-i-fella [to_ping] => [pinged] => [post_modified] => 2020-01-15 12:23:08 [post_modified_gmt] => 2020-01-15 11:23:08 [post_content_filtered] => [post_parent] => 502 [guid] => https://hjelp.conta.no/?page_id=24621 [menu_order] => 0 [post_type] => post [post_mime_type] => [comment_count] => 0 [filter] => raw ) )

På tide å bytte ut hjemmelagede fakturaer og bæreposer med kvitteringer?
Opplev hvor mye enklere det kan gjøres med Conta.

Abonner på Conta nyhetsbrev

Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.