Starte egen bedrift: 5 tips til å føre regnskap

Dette er våre beste tips til gode regnskapsrutiner. Spar tid og penger på regnskapsføringen i 2021. 

Enten du fører regnskapet selv eller får hjelp av en regnskapsfører, kan disse fem tipsene hjelpe deg å spare både tid og penger. 

1. Ta vare på alle kvitteringene dine

Dette er nummer én for de aller fleste. Når du driver eget firma kan du nemlig få skattefradrag på de aller fleste kostnadene firmaet har. Det gjelder alt fra datautstyr og kontorleie til annonsering på Facebook og kostnader for kundemøter.

Men du må ha bevis på kjøpene – ta derfor godt vare på kvitteringene, fakturaene, kontraktene og avtalene du får!

Uten dokumentasjon, ofte kalt bilag i regnskapssammenheng, kan du heller ikke få fradrag på merverdiavgiften, selv om bedriften din er registrert i MVA-registeret.

LES OGSÅ: Dette koster det å miste en kvittering på 1000 kroner.

Pass på at du får med bilag når du kjøper noe, og at bilagene har all informasjonen som må være med.

De må oppbevares sikret for tyveri, brann eller vannskader. Hvis du skanner bilagene og tar vare på de på PC-en din må du passe på å ha en sikkerhetskopi.

Når du bruker regnskapsprogrammet til Conta får du med en gratis mobilapp. Ta bilder av kvitteringene etter hvert som du kjøper noe og send til Conta med et par klikk. Da ligger alt klart til neste gang du skal bokføre og lagres trygt i 10 år. Null stress!

2. Sett deg inn i det grunnleggende

Hvis du velger å føre regnskap selv er det et par ting du bør kunne. Det gjør jobben mye lettere for deg. 

Regnskapskonto: Alt som skjer i bedriften din skal føres på ulike regnskapskontoer, fra 1000 til 8999. En regnskapskonto er ikke det samme som en bankkonto, men et spesifikt sted i regnskapet hvor du samler lignende kostnader, inntekt og så videre. Slik finner du riktig konto i regnskapet.

Regnskapet er delt inn slik:

Kontoklasse 1 og 2 er balansen din. Eiendeler skal føres på en konto som begynner med 1 (eiendelskontoer). Gjeld skal føres på en konto som begynner med 2 (gjeldskontoer).

Kontoklasse 3-8 kalles resultat. Inntekt føres på kontoer som starter på 3 (inntektskontoer), mens kostnader føres på kontoer som starter på 4-8 (kostnadskontoer).

Last ned en fullstendig oversikt over alle kontoklassene.

Les mer om resultatet og balansen i regnskapet.

Debet og kredit: Alt som skjer føres to steder i regnskapet. En konto går opp mens en annen går ned. De to føringene kalles debet og kredit, eller pluss og minus, men det er ikke pluss og minus i vanlig forstand.

For eksempel, når du selger en vare til Ola Nordmann føres det slik:

• 500 kroner på «1500 Ola Nordmann», som er kundens konto og viser at han skylder deg 500 kroner (debet)

Salg til en kunde skal først føres på en kundekonto, ofte kalt kundereskontro. Det er fordi du som regel ikke får betalt samme dag som du sender fakturaen. Med kundekontoer har du alltid oversikt over hva du er skyldig.

Kjøp fra leverandører skal på samme måte innom en leverandørreskontro. 

• 500 kroner på «3000 Salgsinntekt handelsvarer, avgiftspliktig, høy sats» som er en ofte brukt inntektskonto (kredit)

Selv om inntekt føres i minus, betyr det ikke at det er et negative beløp. Det føres i minus fordi det skal kunne settes opp mot kostnader på slutten av året, og kostnader føres som pluss på konto 4-8. 

Når du får betalt føres det som

• 500 kroner på «1920 Bankkonto» (debet)
• 500 kroner på «1500 Ola Nordmann», slik at kundens konto går i null (kredit)

Hvis du bruker et regnskapsprogram slipper du ofte å forholde deg til disse begrepene til daglig, men det er greit med en forståelse av hva som skjer bak kulissene.

LES OGSÅ: Alt om regnskapsføring for deg som skal føre selv

3. Bruk et godt regnskapsprogram

Du kan velge å føre regnskap i et regneark slik som Excel så lenge du har mindre enn 600 føringer i året – eksempel på føring er et kjøp, et salg eller avskrivning av en eiendel bedriften din har.

Men regneark blir fort uoversiktlige. Vi anbefaler derfor at du finner deg et godt regnskapsprogram som kan hjelpe deg på veien. 

Se prisen for regnskapsprogrammet til Conta.

Dette er fordelene for deg:

• Alle fakturaene du lager i Conta føres automatisk.

• Du får med en gratis mobilapp for å ta bilde av kvitteringene dine.

• Smart gjenkjenning fyller ut mange av feltene for deg så fort du laster opp en kvittering eller en faktura, slik som beløp, datoer og lignende.

• Ferdig utfylt MVA-melding er selvfølgelig med, og den skal de fleste bedrifter levere til myndighetene seks ganger i året.

• Alt lagres trygt i 10 år, i tråd med kravene i bokføringsloven.

• Du kan enkelt finne en autorisert regnskapsfører som kan hjelpe deg med hele eller deler av jobben.

Du kan også sende og motta EHF-fakturaer. Å sende EHF er bra for likviditeten til firmaet ditt, det er nemlig enkelt og kjapt gjort for kundene å betale deg!

4. Ikke la det gå for lang tid

Et annet tips som ofte er undervurdert, er å jobbe jevnlig med regnskapet. Det er greit å komme fort i gang og så føre regelmessig, gjerne én gang i uka eller én gang i måneden, avhengig av hvor mange bilag du har.

Hvis du har en regnskapsfører bør du avtale med de om hvor ofte du skal sende over bilag for at dere skal holde regnskapet oppdatert.

Vi anbefaler også å ta bankavstemming én gang i måneden hvis du har en egen bedriftskonto. Da sammenligner du bankutskriften med det som er ført i regnskapet for å se at du har fått med alt og at alle tallene stemmer

Myndighetene krever at regnskapet er oppdatert før hver frist, og senest hver fjerde måned. Det er uansett greit å unngå å jobbe i skippertak, i alle fall rett før MVA-meldingen eller skattemeldingen skal inn. 

Les mer om regnskapsfristene for 2020.

5. Spør om hjelp

Det aller viktigste er at tallene du fører stemmer og at føringen er på riktig kontoklasse (1-8). Hvis du blir usikker, eller trenger hjelp med spesifikke ting, slik som årsoppgjør, periodisering eller avskrivning er det lurt å spørre om hjelp.

På hjelpesidene våre kan du også finne artikler om regnskap og hjelpeartikler for regnskapsprogrammet.

Hvis du vil ha mer spesifikke råd eller at noen andre skal ta seg av bokføringen kan du ta kontakt med en regnskapsfører.