Dette er våre beste tips til gode regnskapsrutiner. Spar tid og penger på regnskapsføringen i 2021.
Hanne Mørch
Dette er våre beste tips til gode regnskapsrutiner. Spar tid og penger på regnskapsføringen i 2021.
Enten du fører regnskapet selv eller får hjelp av en regnskapsfører, kan disse fem tipsene hjelpe deg å spare både tid og penger.
1. Ta vare på alle kvitteringene dine
Dette er nummer én for de aller fleste. Når du driver eget firma kan du nemlig få skattefradrag på de aller fleste kostnadene firmaet har. Det gjelder alt fra datautstyr og kontorleie til annonsering på Facebook og kostnader for kundemøter.
Men du må ha bevis på kjøpene – ta derfor godt vare på kvitteringene, fakturaene, kontraktene og avtalene du får!
Uten dokumentasjon, ofte kalt bilag i regnskapssammenheng, kan du heller ikke få fradrag på merverdiavgiften, selv om bedriften din er registrert i MVA-registeret.
De må oppbevares sikret for tyveri, brann eller vannskader. Hvis du skanner bilagene og tar vare på de på PC-en din må du passe på å ha en sikkerhetskopi.
Når du bruker regnskapsprogrammet til Conta får du med en gratis mobilapp. Ta bilder av kvitteringene etter hvert som du kjøper noe og send til Conta med et par klikk. Da ligger alt klart til neste gang du skal bokføre og lagres trygt i 10 år. Null stress!
2. Sett deg inn i det grunnleggende
Hvis du velger å føre regnskap selv er det et par ting du bør kunne. Det gjør jobben mye lettere for deg.
Regnskapskonto: Alt som skjer i bedriften din skal føres på ulike regnskapskontoer, fra 1000 til 8999. En regnskapskonto er ikke det samme som en bankkonto, men et spesifikt sted i regnskapet hvor du samler lignende kostnader, inntekt og så videre. Slik finner du riktig konto i regnskapet.
Regnskapet er delt inn slik:
Kontoklasse 1 og 2 er balansen din. Eiendeler skal føres på en konto som begynner med 1 (eiendelskontoer). Gjeld skal føres på en konto som begynner med 2 (gjeldskontoer).
Kontoklasse 3-8 kalles resultat. Inntekt føres på kontoer som starter på 3 (inntektskontoer), mens kostnader føres på kontoer som starter på 4-8 (kostnadskontoer).
Debet og kredit: Alt som skjer føres to steder i regnskapet. En konto går opp mens en annen går ned. De to føringene kalles debet og kredit, eller pluss og minus, men det er ikke pluss og minus i vanlig forstand.
For eksempel, når du selger en vare til Ola Nordmann føres det slik:
500 kroner på «1500 Ola Nordmann», som er kundens konto og viser at han skylder deg 500 kroner (debet)
Salg til en kunde skal først føres på en kundekonto, ofte kalt kundereskontro. Det er fordi du som regel ikke får betalt samme dag som du sender fakturaen. Med kundekontoer har du alltid oversikt over hva du er skyldig.
Kjøp fra leverandører skal på samme måte innom en leverandørreskontro.
500 kroner på «3000 Salgsinntekt handelsvarer, avgiftspliktig, høy sats» som er en ofte brukt inntektskonto (kredit)
Selv om inntekt føres i minus, betyr det ikke at det er et negative beløp. Det føres i minus fordi det skal kunne settes opp mot kostnader på slutten av året, og kostnader føres som pluss på konto 4-8.
Når du får betalt føres det som
500 kroner på «1920 Bankkonto» (debet)
500 kroner på «1500 Ola Nordmann», slik at kundens konto går i null (kredit)
Hvis du bruker et regnskapsprogram slipper du ofte å forholde deg til disse begrepene til daglig, men det er greit med en forståelse av hva som skjer bak kulissene.
Du kan velge å føre regnskap i et regneark slik som Excel så lenge du har mindre enn 600 føringer i året – eksempel på føring er et kjøp, et salg eller avskrivning av en eiendel bedriften din har.
Men regneark blir fort uoversiktlige. Vi anbefaler derfor at du finner deg et godt regnskapsprogram som kan hjelpe deg på veien.
Et annet tips som ofte er undervurdert, er å jobbe jevnlig med regnskapet. Det er greit å komme fort i gang og så føre regelmessig, gjerne én gang i uka eller én gang i måneden, avhengig av hvor mange bilag du har.
Hvis du har en regnskapsfører bør du avtale med de om hvor ofte du skal sende over bilag for at dere skal holde regnskapet oppdatert.
Vi anbefaler også å ta bankavstemming én gang i måneden hvis du har en egen bedriftskonto. Da sammenligner du bankutskriften med det som er ført i regnskapet for å se at du har fått med alt og at alle tallene stemmer
Myndighetene krever at regnskapet er oppdatert før hver frist, og senest hver fjerde måned. Det er uansett greit å unngå å jobbe i skippertak, i alle fall rett før MVA-meldingen eller skattemeldingen skal inn.
Leveringsfrister for firmaet ditt i 2021
Velg firmatype:
Dette er de generelle fristene som gjelder for alle enkeltpersonforetak. Du kan også krysse av i boksene for å se flere frister for bedriften din.
Enkeltpersonforetaket mitt er:
Januar
5 Jan
Levere A-melding.
15 Jan
Betale arbeidsgiveravgift og skattetrekk.
Februar
1 Feb
Frist for å søke om årlig innlevering av MVA-meldingen.
«Goodwill» er et begrep på en tilleggsverdi som eksisterer i kraft av det gode navn og rykte, kundekretsen, eller andre verdier et firma har, som ikke direkte kan tallfestes til enhver tid.
Goodwill utgjør en immateriell eiendel eller verdi (les: uten fysisk substans), og er et begrep som i regnskapsføring brukes om noe abstrakt som påvirker bedriftens fremtidige potensial til å tjene penger. Denne typen eiendel er regulert i Regnskapsloven § 6-2.
Goodwill i praksis
Et konkret eksempel er verdien som kundene dine tilfører i kraft av å være nettopp dine kunder. Både størrelsen på kundemassen, og hvilke kunder firmaet ditt har, kan påvirke firmaets goodwill. Kunder som snakker positivt om firmaet til andre potensielle kunder har utvilsomt en slik verdi.
Et annet eksempel kan være kan være kompetansen til fagpersoner, markedsføringskampanjer, nye kontrakter eller anskaffelser, positiv medieomtale, bidrag til veldedighet, stordriftsfordeler, eller en generell forventning om økt fortjeneste.
Hvordan måles den?
Goodwill er ikke noe som måles og bokføres kontinuerlig, så det er utfordrende å beregne nøyaktig hvor mye av det et firma sitter på. Verdien kan altså sjelden tallfestes, men goodwill er like fullt en del av firmaets eiendom som blir tatt med i regnskapet når den anskaffes via en tredjepart, f.eks ved kjøp av et firma. Regnskapsmessig føres den som et anleggsmiddel. Det betyr at det er en eiendel som er antatt å utnyttes eller brukes over lengre tid til å genere profitt.
Bygninger eller kontorutstyr er i samme kategori, men en vesentlig forskjell på goodwill og annen eiendom er at den kun blir tatt med i regnskapet når den bytter eier. Når et firma kjøper et annet firma, og kjøpesummen overstiger verdiene av det kjøpte firmaets eiendeler, føres restsummen opp i balanseregnskapet til kjøper-firmaet som goodwill. Dette kan i mange tilfeller utgjøre store verdier.
Avskriving av goodwill i regnskapet
Anleggsmidler synker i verdi over tid, og etter Regnskapsloven § 5-3 skal goodwill, på lik linje med andre anleggsmidler, avskrives etter en «fornuftig avskrivningsplan». Avskrivning vil si at firmaet ikke kostnadsfører hele utgiften ved kjøp av anleggsmidler ettersom de har en forventet lengre varighet enn én enkel regnskapsperiode. I stedet fordeler man kostnaden på flere regnskapsperioder basert på en forventning om hvor lenge den skal vare.
Avskrivningsperioder på mer enn fem år må begrunnes med at verdien sikkert vil vare lenger enn dette, ifølge Regnskapsloven § 7-14. Et eksempel på dette kan være kundekontrakter med avtaletid som overstiger fem år. Det aller vanligste er likevel saldoavskrivninger med 20 % per år.
Når goodwill blir negativ
Goodwill skal beskattes som andre eiendeler når den realiseres i form av salg og kjøp. Gevinst beskattes med 25 prosent (2016), og tap er fradragsberettiget.
«Badwill», eller «negativ goodwill» som det ofte kalles, er det motsatte av goodwill. Når et firma blir kjøpt for under den totale verdien av eiendelene sine, er dette et eksempel på badwill. Gjør du et slikt «røverkjøp», er det gjerne som resultat av den negative goodwill som finnes i firmaet. Da vil selgeren også kunne få skattefradrag for tapet.
Bokettersyn er en kontroll av regnskapet til enkeltpersonforetaket eller aksjeselskapet ditt, gjort av Skatteetaten.
Hvis du driver din egen bedrift, er sannsynligheten stor for at du vil oppleve at Skatteetaten ber om bokettersyn. Da må du legge frem regnskapet ditt, slik at de kan kontrollere at alt er riktig og i henhold til lovene.
Tidligere var det vanlig at Skatteetaten sjekket regnskapet til bedrifter i gjennomsnitt hvert sjuende år, men de siste årene har det blitt vanlig å ha mindre kontroller av for eksempel merverdiavgift oftere. I denne artikkelen går vi nærmere inn på hva som sjekkes i et bokettersyn, hvordan prosessen foregår og hva konsekvensene kan være dersom kontrollørene finner avvik.
Når firmaet ditt får beskjed om bokettersyn, vil du først få en melding i Altinn. Mest sannsynlig vil kontrolløren (eller bokettersynrevisoren, som det også kalles) din be deg om å svare på spørsmål og levere dokumenter innen en gitt frist.
Hvis kontrolløren finner avvik eller trenger å undersøke mer, tar han eller hun kontakt for å stille flere spørsmål, få tilsendt flere dokumenter eller avtale et møte for å gjennomgå regnskapet ditt nøyere. Dette kalles et utvidet bokettersyn. Noen ganger vil kontrolløren da komme til kontoret eller stedet bedriften holder til for å utføre en utvidet kontroll.
Hva som sjekkes i et bokettersyn varierer. Noen ganger kontrolleres hele regnskapet, andre ganger bare noen poster. Som regel blir du bedt om å sende dokumentasjon som går ett til tre år tilbake i tid.
Når du skal ha bokettersyn, blir du som regel bedt om å sende en SAF-T-fil. SAF-T er en samling av flere regnskapsdata, og inneholder blant annet
kontoplan og lønnsartregister
bilagsjournal (posteringsjournal)
hovedbok
kundereskontro og leverandørreskontro
I tillegg kan du bli bedt om å legge ved noen inngående fakturaer og kontoutskrift fra banken.
Når du fører regnskap i Conta tar det bare noen få sekunder å få ut en fullstendig SAF-T-rapport. Gå til RAPPORTER > TIL SKATTEETATEN > SAF-T og klikk LAST NED EKSPORTFILEN når du har valgt perioden du ønsker. Easy peasy.
Hvis kontrolløren til Skatteetaten finner tegn på at bedriften din har gjort noe feil eller brutt loven, kan de sette igang et utvidet bokettersyn. Som regel blir du da varslet og avtaler et møte med kontrollør. I noen tilfeller, for eksempel hvis noen har meldt inn om ulovlige forhold og det er fare for at bevis kan bli ødelagt, vil kontrolløren møte uanmeldt opp på kontoret eller stedet der bedriften holder til.
Bedriften din kan også bli tatt ut i en stikkprøve og dermed måtte gjennomføre utvidet bokettersyn. Noen ganger hender det også at Skatteetaten har en bransjekontroll der de sjekker forholdene i en bestemt bransje. Da kan du også bli tatt ut til utvidet bokettersyn uten at det er mistanke om at bedriften har gjort noe ulovlig.
I et utvidet bokettersyn vil altså kontrolløren komme fysisk på besøk til bedriften din for å gå gjennom regnskapet ditt. De kan også be om dokumentasjon så langt som ti år tilbake i tid.
Firmaer med ansatte kan få arbeidsgiverkontroll
Arbeidsgiverkontroll er også en variant av utvidet bokettersyn, men den blir utført av det lokale Kemnerkontoret ditt.
Arbeidsgiverkontrollen kan gå ti år tilbake i tid og vil gjerne sjekke at
innrapportert og betalt arbeidsgiveravgift stemmer med regnskapet
de ansatte har gyldige kontrakter
de ansatte har den lovpålagte yrkesskadeforsikringen og at den blir betalt av arbeidsgiver
det som blir bokført på konto 5092 feriepenger samsvarer med det som er innmeldt i a-meldingen
en eventuell naturalytelse, en skattbar fordel i form av ting eller tjenester, er rapportert inn til staten
Rettigheter og plikter ved bokettersyn
Det finnes selvsagt en hel del regler både for kontrolløren og bedriften som blir kontrollert. Før, under eller etter kontrollen skal kontrolløren fra Skatteetaten nemlig
uoppfordret vise legitimasjon
gi beskjed om formålet med besøket og hvorfor bedriften blir kontrollert
orientere om opplysningsplikten og hvilke følger det kan få om firmaet ikke retter seg etter den
orientere om retten til å klage på kontrollen
orientere om retten til å ha med et vitne under bokettersynet
avgjøre hvilken periode kontrollen skal foretas for, begrenset til ti år
ha taushetsplikt om alle opplysninger han eller hun får kjennskap til under kontrollen
Representanten for bedriften plikter å legge fram alle dokumenter og opplysninger som kan ha betydning for kontrollen. Bedriften skal også gi tilgang og disposisjon til utstyr og programvare som er knyttet til regnskapssystemet og regnskapsmaterialet.
Merk at det er straffbart å prøve å hindre kontrollen eller ikke legge fram dokumentene kontrolløren ber om. Det gjelder også å ikke svare på meldingen fra Skatteetaten når du får beskjed om bokettersyn.
Du har lov til å klage på kontrollen. Klagen gis skriftlig eller muntlig til Kemnerkontoret innen 3 virkedager. De bestemmer om klagen tas videre til behandling i Skatteetaten.
Hva skjer hvis kontrolløren finner feil eller mangler under bokettersynet?
Alvorlighetsgraden på straffen varierer selvsagt også etter alvorlighetsgraden ved funnet. I mange tilfeller blir bedriften pålagt å etterbetale skatter eller avgifter, betale straffeskatt eller dagbøter.
Selv om bokettersyn er en kontroll av virksomheten, kan de ved noen tilfeller gå over til å gjelde daglig leder eller andre som privatperson også. I et enkeltpersonforetak er det for eksempel ikke et skille mellom bedriftens og privatpersonens økonomi, og da kan selvsagt dagbøter eller andre betalingskrav gå hardt utover privatøkonomien din.
Bokettersyn kan også gå utover privatpersoner hvis det er blitt gjort noe straffbart. Det hele kan nemlig ende med både bøter og fengselsstraff til styre eller daglig leder, hvis det er ille nok. Det gjelder også hvis noen andre i bedriften for eksempel har unndratt penger til seg selv.
Tips til bokettersyn
Bokettersyn høres kanskje skummelt ut, men så lenge du har alt på stell, er det ikke noe problem!
Vårt aller beste tips er å ta tak i det med det samme du får en melding om bokettersyn i Altinn og levere det du skal. Mange havner i trøbbel fordi de ikke svarer, og det kan også gjøre at kontrollen blir utvidet. Det er gjort på 1-2-3 å ta ut en SAF-T-rapport i Conta, så da er det egentlig ingen grunn til å utsette det.
Det tar oss til neste tips: Før regnskapet til bedriften i et regnskapssystem fra starten av. Det er verken ulovlig eller umulig å føre regnskap i et regneark, men det gjør det mye mer tungvint for deg når Skatteetaten vil ha bokettersyn.
I et regnskapsprogram har du alle bokføringer, bilag og rapporter samlet på samme sted, noe som gjør det enkelt å samle sammen dokumentene de ber om. Du får jo faktisk alle dokumentene de vanligvis etterspør i SAF-T-rapporten som du enkelt kan laste ned!
Kvitteringer er noe de fleste av oss er vant med å motta når vi handler en vare eller tjeneste. Men hva betyr alt som står på kvitteringen, hvilke krav stilles og hvordan skal du føre den i regnskapet? Det kan du lese mer her.
Kjøper du en vare i en butikk eller er ute å spiser på restaurant, mottar du en kvittering etter at du har betalt. Handler du på nett mottar du også en kvittering eller en faktura for kjøpet ditt. Er innkjøpet gjort til bedriften regnes kvitteringen som dokumentasjonen for kjøpet ditt og du bruker den når du fører regnskap.
La oss se nærmere på krav for kvitteringer og hvordan du fører dem i regnskapet ditt.
Hva er en gyldig kvittering?
Det finnes en rekke krav for at en kvittering skal være gyldig. Det skal blant annet stå hva som er kjøpt og hvem som har solgt varen, hvordan varen er betalt for, dato for kjøpet, organisasjonsnummer til selger og et kvitteringsnummer slik at transaksjonen er sporbar i et kassessytem.
På kjøp av varer for videresalg, for drivstoff i transportbransjen og for kontantkjøp på over 40 000 kroner er det krav om at også kjøper sitt navn og bedriftsnavn er på kvitteringen. Bruker du kontanter på kjøp mellom 1000 og 40 000 kroner, så skal selger skrive navnet ditt og navnet til bedriften på kvitteringen, og deretter stemple og signere den.
En gyldig kvittering er viktig for både deg som skal føre regnskap etter du har kjøpt noe, men også for deg som gir ut salgskvitteringer når du selger en vare eller en tjeneste.
Hvordan bokfører jeg en kvittering?
Har du mottatt en kvittering for et kjøp av en vare eller tjeneste, skal dette bokføres i regnskapet ditt. Du bokfører kvitteringer som et vanlig kjøp og legger den ved som dokumentasjon i bilaget.
Det kan være lurt å ta bilde av kvitteringen med en gang du mottar den. Bruker du en app tilknyttet regnskapssystemet ditt er den klar til bokføring. Du må også velge hvilken kostnad det er og om det er betalt med firmakort eller privatkort.
Du må som regel også skrive på kvitteringen hvorfor du har kjøpt varen eller tjenesten for å få skattefradrag fra kjøpet. Har du for eksempel en kvittering fra en jobblunsj, skriver du jobblunsj eller kundelunsj på kvitteringen.
Hvordan lager jeg en kvittering for bedriften jeg jobber i?
Skal du drive en butikk eller restaurant er du blant dem som er pliktig til å ha salgskvitteringer. Vanligvis vil et lovlig kassesystem være innstilt slik at du får de riktige opplysningene når du setter det opp for bedriften din. Men det er lurt å dobbeltsjekke at du oppfyller alle kravene for kvittering.
Har du en butikk som også sender varer fra en nettbutikk, skal du sende med en faktura eller salgskvittering på kjøpet.
For deg som selger vil dette bokføres som salg, og deg som kjøper vil det bokføres som kjøp. Kvittering eller fakturaer bilagene du legger ved som dokumentasjon for transaksjonen.
Prøv Conta sitt regnskapsprogram gratis
[post_title] => Hva er en kvittering?
[post_excerpt] =>
[post_status] => publish
[comment_status] => open
[ping_status] => open
[post_password] =>
[post_name] => hva-er-en-kvittering
[to_ping] =>
[pinged] =>
https://hjelp.conta.no/kunnskapssidene/regnskap-og-bokforing/krav-til-dokumentasjon/
[post_modified] => 2020-10-05 12:19:40
[post_modified_gmt] => 2020-10-05 11:19:40
[post_content_filtered] =>
[post_parent] => 0
[guid] => https://hjelp.conta.no/?p=51196
[menu_order] => 0
[post_type] => post
[post_mime_type] =>
[comment_count] => 0
[filter] => raw
)
)
Abonner på nyhetsbrevet fra Conta og hold deg oppdatert på nye funksjoner, samt nyttige tips og triks.
Conta bruker cookies for å gi deg en best mulig brukeropplevelse. Ved å fortsette å bruke nettstedet aksepterer du bruk av cookies. Finn ut mer om cookies.
Ok
