Ny inkassosak

Hvis en faktura har forfalt, kan du sende den til Conta Inkasso direkte fra Conta Faktura.

Enkelte velger å sende en valgfri purring først, men dette er ikke lovpålagt. En purring er ikke nok til å få sendt saken til inkasso. Det er bare et inkassovarsel som kan sette prosessen i gang.

Illustrasjon av saksgang for inkasso

Har du spørsmål underveis om selve saksgangen i norske inkassosaker anbefaler vi at du sjekker ut Inkassoskolen. Conta Inkasso hjelper deg gjennom hver sak, skritt for skritt, men det kan være greit å lese seg opp.

Først: Husk å registrere innbetalinger

Du må registrere innbetalinger som kunden eventuelt måtte gjøre underveis for at saldo og status skal bli korrekt. Dette kan du gjøre fra ved å gå til menyfanen INKASSOSAKER og så menypunktet ALLE INKASSOSAKER, og klikk på + i høyre kolonne på saken det gjelder. Da vil summen bli redusert med det kunden har betalt inn. Hvis du har KID-nummer på fakturaen fra Conta Faktura, vil betalingen bli registrert automatisk når kunden betaler inn med KID. Er det KID-nummer fra et annet fakturasystem vil du måtte registrere betalinger manuelt.

Forfalt faktura fra Conta Faktura

Hvis den opprinnelige fakturaen ble laget i Conta Faktura, kan den enkelt sendes derfra til Conta Inkasso. Dette er kun mulig å gjøre etter at inkassovarsel har blitt sendt fra Conta Faktura, og har forfalt med 14 dager. Da har den statusen «inkassovarsel forfalt» i fakturalisten.

Slik gjør du:

  1. Finn fakturaen i Conta Faktura. Der velger du SEND TIL INKASSO
  2. Hvis du har flere utestående fakturaer som har forfalt med mer enn 14 dager etter inkassovarsel ble sendt, vil du nå få opp en liste over disse. Loven krever nemlig at alle utestående krav mot samme kunde må samles i samme inkassosak, og derfor kan du få opp denne listen.
  3. Hvis fakturaene er registrert på ulike avdelinger eller prosjekter i Conta Faktura, må du spesifisere hvilke av disse inntektene fra inkassokravene og gebyrene skal bokføres på. Avdelinger og prosjekter krever at du har Conta Pluss.
  4. Til slutt må du velge om du selv vil postlegge fakturaen, eller om Conta skal gjøre det. Sistnevnte krever Conta-kreditt. Den totale kostnaden vil du bli opplyst om når du går videre og skal betale.

Nå kan du laste ned en PDF av inkassobrevet.

Registrering av forfalt faktura fra annet system

Slik lager du en ny inkassosak av en faktura fra utenfor Conta-tjenestene, som du legger inn manuelt.

  1. Klikk på START EN INKASSOSAK fra startsiden.
  2. Hvis denne kunden er registrert i systemet fra før, kan du bare søke etter kunden i søkefeltet, og kunden vil dukke opp. Hvis ikke, trykk på knappen LEGG INN EN NY KUNDE. Husk å velge om kunden er bedrifts- eller privatkunde helt øverst på skjemaet.
  3. Når du har valgt en kunde får du frem et nytt skjema der du skal skrive inn fakturanummer, beløp og den opprinnelige forfallsdatoen for fakturaen”. Det er også smart, men ikke pålagt hvis ikke du vil at Conta skal sende inkassokravet for deg, å laste opp fakturaen i PDF-format. Hvis du har flere forfalte krav på samme kunde, må du også legge de inn her.
  4. Klikk på knappen VIDERE for å gå til neste steg.
  5. Under «legg inn flere saksopplysninger» er det flere felt å forholde seg til.
  6. Hvis du har sendt flere inkassovarsel til samme kunde, huk av på «Ja, jeg har sendt inkassovarsel tidligere». Da vil systemet generere en betalingsoppfordring istedet, og i praksis «hoppe over» inkassovarselet, siden du allerede har fullført dette lovpålagte steget.
  7. Skriv også inn eventuelle purregebyr her. Legg også inn KID-nummer hvis fakturaen hadde det.
  8. Hvis firmaet ditt har flere avdelinger, eller fakturaen kommer fra et prosjekt i firmaet, kan du spesifisere det fra nedtrekksmenyene på denne siden.
  9. Hvis kunden allerede har betalt deler av fakturaen må du legge inn dette nederst ved å klikke på «Har kunden allerede betalt deler av fakturaen?» Da trekkes dette beløpet fra det samlede inkassokravet.
  10. Klikk VIDERE
  11. Du får nå opp et sammendrag over kravbeløpet, renter og gebyrer som kunden skylder deg. Alt dette samles på betalingsoppfordringen.
  12. Til slutt må du velge om du selv vil postlegge betalingsoppfordringen, eller om Conta skal gjøre det. Postlegging med Conta må betales med Conta-kreditt.
  13. Klikk på knappen START INKASSOSAKEN

Hvis kunden betaler, kan du når som helst gå til saken det gjelder og klikke REGISTRER INNBETALING. Og da er saken avsluttet.

Nå kan du ta saken videre.


Ofte stilte spørsmål

Hvis det bare er gebyrer og renter som gjenstår, kan du avslutte saken med tap (velge “Avslutt med tap”), og renter og gebyrer blir slettet og saken lukkes. Hvis det gjenstår noe av hovedstolen (det opprinnelige fakturabeløpet) kan du avskrive som tap hvis lovkravene overholdes.

Hvis det bare er litt som gjenstår kan du også sende en restnota fra Conta Inkasso. Restnotaen utgjør et siste skritt i enhver inkassosak, så hvis pengene ikke kommer inn da må du enten stille saken et hakk tilbake og prøve å drive inn pengene ved hjelp av namsmannen, eller sende en helt ny faktura på det utestående og i så fall starte inkassoprosessen på nytt etter det.

Tilbakemelding

NB: Ikke bruk dette skjemaet ved spørsmål til brukerstøtte. Bruk kontaktskjemaet i stedet.