Ny faktura

Å lage en faktura i Conta Faktura er enkelt, fordi den ser lik ut på skjermen som den blir når den er ferdig.

Før du går i gang med å lage selve fakturaen, må du velge fra menypunktene rett over fakturaen hva slags type faktura det er, og om den skal knyttes til en avdeling eller et prosjekt. Du kan også velge at den skal repeteres automatisk, for eksempel hvis det gjelder et abonnement eller en løpende kontrakt.

Skjembilde med ny faktura

Første gang i Conta Faktura?

Alle fakturaer skal ha unike fakturanummer i en ubrutt nummerrekke. Hvis du bruker Conta Faktura for første gang, vil du bli bedt om å taste inn bankkonto og første fakturanummer før du går videre. Telleverket tar ikke hensyn til gamle fakturaer du legger inn fra andre systemer. Det betyr at hvis du legger inn en gammel faktura med nummeret 20 så vil ikke den neste du lager i Conta automatisk få nummer 21.

Det du skriver inn avgjør tallet fakturaserien skal starte på. Velger du f.eks. 134, vil fakturaen du lager få nummer 134 selv om du på forhånd har lagt inn gamle fakturaer med både lavere og høyere nummer. Selv om nummerrekken er «hellig» og egentlig aldri skal inneholde hull eller overlapp, er det lov å starte forfra igjen i forbindelse med overgang til nytt fakturaprogram. Sjekk eventuelt med regnskapsføreren først.

Bruke prosjekt eller avdeling

Hvis firmaet ditt har flere avdelinger, eller du vil fakturere fra et prosjekt, velg KNYTTE TIL ET PROSJEKT eller BRUKE EN AVDELING. Fra dialogvinduet som dukker opp kan du velge et prosjekt eller en avdeling fra nedtrekksmenyen, eller lage en ny ved å klikke på lenken nederst i vinduet. Å bruke prosjekter eller avdelinger krever at du har Conta Pluss-abonnement. Hvis du prøver å klikke på disse valgene, vil du få se et dialogvindu som tilbyr deg å oppgradere til Conta Pluss.

Sette på repetisjon

Klikk lenken REPETERE DENNE FAKTURAEN? helt øverst for å sette fakturaen på repetisjon. Les mer om repetisjon av fakturaer.

Bytte språk

Utenlandske eller engelskspråklige kunder? Klikk på BYTT FAKTURASPRÅK TIL ENGELSK øverst og vips så kan du lage fakturaer på engelsk.

Skjermbilde med fakturavalg

Gammel faktura

Les om hvordan du laster opp gamle fakturaer og får dem inn i Conta Faktura.

Kontantfakturaer

Hvis fakturaen skal være en kontantfaktura må du velge dette menypunktet. Les mer om kontantfakturaer i Conta Faktura her.

Fylle ut fakturaen

Alle lovpålagte opplysninger er automatisk med på fakturaen. Virksomheten du er logget inn som vil automatisk vise som avsender øverst på hver side av fakturaen.

Hvis du valgte å fakturere fra en avdeling, vil avdelingsinformasjonen vises i stedet for. Firmanavnet og organisasjonsnummeret er likevel påbudt å ha med, så dette viser nederst på hver side. Her vil også annen informasjon du legger inn i INNSTILLINGER vise, som f.eks. telefonnummer, nettsted og e-postadresse.

Faktura topp

Standard for «Vår ref.» (kontaktperson hos avsender) er at det er du som bruker som står oppført, men du kan også overstyre dette i INNSTILLINGER. Feltet «Deres ref.» (kundens kontaktperson) kan fylles ut på kundekortet.

Leveringsadresse

Leveringsdato og -adresse er påbudt å ha med på alle fakturaer fra et firma til et annet.

Legge inn en kunde

I kundefeltet kan du søke opp og velge kunder du har lagret tidligere. Du kan også lage en ny kunde ved hjelp av knappen LEGG INN EN NY KUNDE.

Forfallsdato

Forfallsdatoen følger fakturadatoen med det antall dager som du har spesifisert i innstillingene til virksomheten du er logget inn som. På KUNDEKORTET kan du overstyre standardinnstillingene for hver enkelt kunde ved behov.

Beskjedfeltet

I beskjedfeltet kan du skrive annen viktig informasjon til kunden, men det er valgfritt. Feltet har plass til 300 tegn, og kan brukes til f.eks betalingsinstrukser til utenlandske kunder, eller til å gjøre kunden oppmerksom på at bedriften har fått nytt bankkontonummer.

Fakturalinjer

Fakturaen har plass til ubegrenset med varelinjer. Ved å klikke NY LINJE kan du legge til flere. Det fungerer også å trykke TAB på tastaturet for å hoppe gjennom de ulike feltene og slå ut en ny linje. Du kan også enkelt lage nye varer rett fra denne siden ved å klikke NY VARE.

Varer du har lagt inn på forhånd søker du opp ved å begynne å skrive i det første feltet i fakturalinjen (under BESKRIVELSE). Alle registrerte varer får et lite pakkesymbol til venstre for fakturalinjen. Dette betyr at varesalget vil bli registrert i varerapporten.

Koblingen mot varen opprettholdes selv om du redigerer beskrivelsen, prisen, eller MVA-satsen – og salget inkluderes dermed i varerapporten. For å bryte koblingen kan du enten klikke på symbolet og bekrefte i dialogruten som kommer opp, eller rett og slett slette hele fakturalinjen.

Det er lovpålagt at varebeskrivelsen tydelig skal forklare hva som er levert. Les mer her om hva en faktura skal inneholde.

Det er merverdiavgift på de fleste varer og tjenester til kjøpere i Norge. MVA-satsen kan du spesifisere når du lager selve varen. Da slipper du å gjøre det hver gang du legger til en ny linje.

Den totale fakturasummen og andelen merverdiavgift oppdaterer seg kontinuerlig etter hvert som du legger til fakturalinjer.

Lagre en kladd

Hvis du ønsker å lagre fakturaen og jobbe videre på den senere, kan du enkelt lagre en kladd ved å klikke på knappen under fakturaen, nederst på siden. En kladd vil ikke få tildelt fakturanummer før du har gjort den helt ferdig og sendt den (eller lastet den ned).

Faktura bunn

Når fakturaen er ferdigskrevet bør du dobbeltsjekke at alt er korrekt. Hvis du må endre noe etter at fakturaen er laget, krever nemlig lovverket at må du lage en kreditnota for å nulle den ut i regnskapet.

Klikk VIDERE når du har gjort fakturaen ferdig. Neste skritt nå er å sende den.

 


Ofte stilte spørsmål

Myndighetene krever leveringsadresse for å motarbeide skatte- og MVA-svindel. Du kan lese mer i Fakturaskolen.
Denne funksjonaliteten støttes ikke lenger av Conta Faktura. Det er svært få som betaler fakturaer i banken nå om dagen.
Conta Faktura støtter ikke øreavrunding per i dag.
Conta Faktura støtter kun fakturering i norske kroner, selv om vi har planer om å inkludere andre valutaer i fremtiden. Det er uproblematisk å fakturere utenlandske kunder i kroner. I bankkontoinnstillingene dine kan du skrive inn IBAN og SWIFT til banken din, og da vet kunden hvor de skal sende betalingen.
Dette er påbudt for aksjeselskap (AS og ASA) og norske filialer av utenlandske foretak (NUF), men ikke for enkeltpersonforetak (ENK). «Foretaksregisteret» står derfor rett etter firmanavnet nederst på fakturaene du sender, hvis virksomheten din er et AS, ASA eller et NUF.

Tilbakemelding

NB: Ikke bruk dette skjemaet ved spørsmål til brukerstøtte. Bruk kontaktskjemaet i stedet.