Sende fakturaen

Conta Faktura lar deg sende fakturaer på flere måter, og her skal vi gå gjennom de ulike valgene du har.

Fakturaer i Conta Faktura kan sendes på følgende måter:

  • Via e-post fra systemet
  • Som EHF (krever Conta-kreditt)
  • Conta postlegger den for deg
  • Ved å laste ned PDF av fakturaen selv og sende i posten på «gamlemåten»

Hvis du skriver ut selv: For å få PDF-en til å ha full størrelse på arket må du velge vekk “tilpass utskriften” eller “fit to page” e.l. og heller velge manuelt at det skal være 100% størrelse.

Etter at du har laget en faktura og klikket deg videre, kommer du til en side der du skal velge hvilken måte du vil sende fakturaen på. Sjekk gjerne to ganger at alt er korrekt. Når fakturaen er sendt, kan du ikke gjøre endringer på innholdet i fakturaen. Hvis du må endre noe krever lovverket at du må lage en kreditnota for å nulle ut fakturaen fra regnskapet.

Du kan enkelt sende fakturaen på nytt fra fakturadetaljene, hvis du gjør noe feil med selve utsendingen eller mottakeren etterspør den.

E-post

Hver faktura du lager blir lagret gratis i skyen hos Conta som en PDF-fil. Denne filen blir automatisk sendt med som vedlegg når du sender elektronisk enten som e-post eller med EHF.

Du kan også legge ved en andre filer i PDF-format ved å klikke på LAST OPP ET VEDLEGG. Et eksempel på et slike vedlegg kan være angrefristskjema til privatkunder, eller kjøpsvilkår. Hvis du har flere vedlegg, må du først slå de sammen til én fil. Bruk f.eks Adobe Acrobat til dette, eller en webbasert tjeneste som PDF-Merge.

I fakturainnstillingene kan du legge inn en standardmelding og/eller standardvedlegg som skal følge med alle e-postene. Dette gjør du under menyfanen INNSTILLINGER, og menypunktet FAKTURAINNSTILLINGER. Du kan overstyre dette hver gang du sender en faktura som e-post bare ved å fylle ut feltene.

Du kan velge å sende kopi (altså CC) til inntil 10 e-postadresser.

Send som EHF

Det er bare foretak som kan motta EHF. For å kunne sende i dette formatet, må mottakeren være registrert i EHF-registeret (ELMA) med et gyldig aksesspunkt. Conta gir svar på om firmaet står oppført i registeret, og om det er et aktivt foretak i Brønnøysundregisteret. Dette vil i så fall indikeres når du forsøker å sende som EHF. Hvis mottakeren ikke er registrert, må du benytte en av de andre metodene.

Å bruke EHF koster Conta-kreditt. Du vil få beskjed om å kjøpe kreditt når du skal sende EHF-dokumentet.

Send som EHF

Postlegg med Conta

POSTLEGG MED CONTA krever at du har enten har et gyldig betalingskort for hånden, har lagret ett fra tidligere, eller allerede har kjøpt Conta-kreditt for brev på forhånd.
Skriv ut selv

Velger du dette, får du opp en lenke hvor du kan laste ned fakturaen i PDF-format. Nå kan du skrive den ut og sende den til kundens adresse.


Ofte stilte spørsmål

Systemet vårt sender EHF-ene hvert 15. minutt, og hvis aksesspunktet mellom Conta Faktura og kunden i andre enden ikke svarer, kan det gå 15 minutter til neste forsøk. Det kan altså være faktorer i andre enden som forårsaker at mottakeren ikke fikk den. Hvis du vil prøve å sende på nytt, kan du velge SEND PÅ NYTT fra fakturadetaljene. EHF er likevel en tryggere og mer pålitelig sendemåte enn e-post.
Sjekk under menypunktet HISTORIKK at fakturaen faktisk ble sendt. Mange spamfiltre har blitt veldig strenge, og eksterne e-post-servere kan ha nedetid og forsinkelser som er utenfor vår og din kontroll. Hvis e-posten ble avvist av mottakeradressen (f.eks på grunn av feilstavet e-postadresse) vil du få en egen e-post fra Conta som kan gi en indikasjon på hva som gikk galt.

Tilbakemelding

NB: Ikke bruk dette skjemaet ved spørsmål til brukerstøtte. Bruk kontaktskjemaet i stedet.