Hvordan bokføre innbetalinger fra Vipps og lignende i Conta

Å ta betalt via Vipps eller andre korttjenester kan gjøre regnskapsføringen litt mer komplisert. Her viser vi hvordan du kan bokføre disse innbetalingene i Conta.

Det er flere ting du må passe på når du har tatt betaling via en korttjeneste som Vipps eller Zettle. Det viktigste er at du har gyldig salgsdokumentasjon, slik at du enkelt kan føre betalingen i regnskapet ditt.

Video: Slik bokfører du inntekt fra Vipps

Husk gyldig salgsdokumentasjon

Bokføringsloven stiller krav til hva som må være med på et salgsdokument. Kvitteringen du får i Vipps eller Zettle oppfyller ikke disse kravene, og er derfor ikke regnet som et gyldig salgsdokument.

Har du mottatt penger for en vare eller tjeneste via Vipps, Zettle eller lignende må du ordne gyldig dokumentasjon først, og deretter bokføre.

Per i dag, er det kun kvitteringer fra et kassaapparat og fakturaer som er gyldige som salgsdokumentasjon i regnskapet, med mindre du er unntatt fra å bruke kasse eller faktura.

Bedrifter kan være unntatt kasse hvis de

har en inntekt under 50 000 kroner i året
kun har sporadisk kontantsalg under 3G (3 x grunnbeløp)
tilbyr salg fra automat
selger noe fra et ubetjent salgssted
utsteder kontantfaktura
selger varer eller tjenester via internett

Basert på tolkningen fra Skatteetaten, er det flere som kvalifiserer til å bruke kontantfaktura. Du kan for eksempel bruke det dersom bedriften din har sporadisk kontantsalg under 3G, eller dersom bedriften din normalt fakturerer med kreditt men unntaksvis har kunder som betaler kontant.

Merk at her menes “kontantsalg” at kunden har betalt varen med det samme den er kjøpt, uavhengig av betalingsmåte. Det gjelder altså både kontant, bankkort, Vipps, Zettle osv.

Med Conta sitt fakturaprogram kan du enkelt lage godkjente fakturaer. Skal du lage en kontantfaktura følger du samme prosedyre som når du lager en vanlig faktura, men velger KONTANTFAKTURA før du går i gang.

Hvis du er unntatt faktura eller kasse, men ikke kan bruke kontantfaktura, må du likevel ordne dokumentasjon av salget. Da kan du bruke disse alternativene til salgsdokumentasjon:

En forhåndsnummerert, innbundet bok.
Et forhåndsnummerert salgsbilag.
En oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter.

OBS! Selv om du er unntatt kasse, må du kunne skrive ut kvittering hvis kunden ber om det. Du må derfor huske å ha med deg kvitteringsblokk hvis du benytter deg av et alternativene nevnt over.

Du må også ta dagsoppgjør der du teller hvor mye penger du har på slutten av dagen. I tillegg til sum, skal dagsoppgjøret vise hvilken dato du har telt, hvem som har telt og en forklaring hvis det er differanse mellom det som er solgt den dagen og faktiske kontanter.

Bokføring ved unntak av kassaapparat

Dersom du er unntatt bruk av kassaapparat, fører du betalingen på en inntektskonto. Det mest vanlige er å bruke konto 3000, men dette avhenger av hva slags varer eller tjenester du selger.

Du må huske at selv om du er unntatt kassaapparat, skal inntektene være bokført i regnskapet ditt. Det betyr at du må finne en måte å legge inn dokumentasjonen på når du bruker alternativ dokumentasjon. En måte kan for eksempel være å skanne det forhåndsnummererte salgsbilaget eller sidene i den innbundne boken.

Husk å føre gebyret

Når du har Vipps for bedrift, tar Vipps vanligvis et gebyr for hver transaksjon. Gebyrer skal føres på en kostnadskonto i regnskapet. Gå til fanen BILAG > REGISTRER NYTT BILAG > REGISTRERE BILAG og før på tre separate linjer.

Her viser vi hvordan du fører betalingen når du har sendt ut en kontantfaktura og hvordan du fører betalingen når kunden har betalt en vanlig faktura via en korttjeneste.

Bokføring av betaling på kontantfaktura

Når du har tatt betaling i Vipps og Vipps har tatt et gebyr, må du føre inntekt, gebyr og fakturabeløp på separate linjer. Slik gjør du det i Conta:

På første linje fører du hva du faktisk har fått på konto.

På andre linje fører du hva kunden har betalt for varen eller tjenesten. Når du bokfører en kontantfaktura, fører du den på konto 1900. Grunnen til det er at en kontantfaktura er basert på at du allerede har fått pengene.

På tredje linje fører du gebyret fra Vipps eller Zettle på konto 7772. Kontoen oppretter du selv når du bokfører ved å trykke “Ny konto”, og du bør kalle den “Gebyr Vipps/Zettle” eller noe lignende.

Bokføring av vanlig faktura betalt med Vipps eller Zettle

Når du har utstedt en vanlig faktura som kunden har betalt med Vipps eller Zettle, føres det på litt andre kontoer i regnskapet. Slik gjør du det i Conta:

I første linje fører du hva du faktisk har fått på konto.

I andre linje fører du hva kunden har betalt. I stedet for å føre det på «1900 Kontanter», fører du på kontoen til kunden du har fått betalt av, i dette tilfellet ReisDeg Eiendom AS. Du velger deretter den betalte fakturaen, her fakturanummer 1001.