Automatisk bankavstemming (Beta)

La Conta gjøre mesteparten av jobben med automatisk bankavstemming: Last opp PDF av kontoutskrift eller aktiver bankintegrasjonen for å begynne.

Merk: Funksjonen er i beta og forbedringer vil bli lansert fortløpende, men du kan allerede nå ta den i bruk til å avstemme bankkontoene dine.

Først: Hva er bankavstemming?

Å føre regnskap er å holde en logg over alle økonomiske bevegelser som finner sted i en virksomhet, slik at man har oversikt, kontroll, og ikke minst et grunnlag for alle de obligatoriske rapportene som skal sendes til skattemyndighetene og andre instanser.

For å sjekke at alt er ført riktig, er det vanlig å periodisk sjekke at regnskapet stemmer overens med det som faktisk har skjedd i bankkontoene til virksomheten. 

Det er dette som kalles bankavstemming.

Kontoutskriften fra banken fungerer som fasit på hva som har funnet sted, og nettopp derfor er det nyttig å sjekke at regnskapet og bankkontoene viser samme virkelighet. 

Automatisk bankavstemming i Conta

Nå kan du hente denne «fasiten» direkte fra banken via elektronisk integrasjon, og i denne løsningen kan du velge hvilken metode du vil bruke. 

Ved å kombinere bankintegrasjon og maskinlæring er det nå mulig å gjøre unna bankavstemmingen på en mye enklere måte.

To kolonner: Regnskap og bank

I bankavstemmingen finner du to kolonner:

Til venstre er det du har ført i regnskapet i perioden det gjelder. Til høyre har du selve bankbevegelsene.

Venstrekolonnen fylles med bilag fra regnskapet ditt: Ting du har kjøpt, og ting du har solgt. 

Høyrekolonnen består av bankbevegelser: Transaksjoner som systemet fant via bankintegrasjonen, fra en opplastet kontoutskrift, eller som du har lagt inn selv (i tilfeller der det er noe som mangler eller det finnes duplikater vil du ha anledning til å endre på ting i høyre kolonne).

Målet er å matche hver enkelt transaksjon i banken, med en eller flere i regnskapet. Til slutt skal sammenligningen mellom de to kolonnene gå i null.

Du kan matche:

• én til én
• én til flere (eller andre veien)
• flere til flere

Alt ettersom hva som er riktig i forhold til kjøpet eller inntekten som skal avstemmes.

Dette er stegene:

1. Conta henter banktransaksjoner direkte fra banken din, eller du laster opp en PDF med kontoutskrift.
2. Conta AI-matcher transaksjoner i banken med transaksjoner i regnskapet ditt.
3. Du godkjenner matchene som er foreslått, så fremt de ser riktige ut.
4. Gjenstående transaksjoner: Hvis det gjenstår transaksjoner uten match, må du spore opp hva som eventuelt mangler.

Metode 1: Bankintegrasjon

Hvis du har bankintegrasjon i Conta kan du betale regninger direkte fra systemet, men nå kan du også avstemme bankkontoene dine.

Velg riktig konto til venstre for å vise transaksjonene/bilagene fra regnskapet, og den korresponderende bankkontoen. 

For eksempel kan du velge bankkonto 1920 fra regnskapet, og systemet finner frem både den og den tilknyttede bankkontoen.

Systemet vil så finne matcher mellom regnskap og bank. Om det gjenstår noen transaksjoner, må du matche dem manuelt – eller gjøre nødvendige endringer i regnskapet f.eks hvis det er kjøp du har glemt å føre som vises som beløp i bankhistorikken.

Metode 2: Last opp kontoutskrift (ingen bankintegrasjon)

Last opp kontoutskriften du får fra banken ved å dra og slippe filen til opplastingsfeltet eller ved å klikke på «Last opp kontoutskrift». 

VIKTIG! Pass på at kontoutskriften stemmer overens med både tidsperioden og kontoen du ønsker å avstemme. I tillegg må det være PDF-filen du lastet ned fra nettbanken for å få et godt resultat – et fotografi eller et scannet bilde vil kunne gi uønsket resultat.

Matchede og umatchede transaksjoner

Uansett hvilken metode du har valgt, vil systemet vil automatisk forsøke å finne matcher mellom banktransaksjonene og det som er registrert i regnskapet i den korresponderende perioden.

Når systemet finner mulige matcher, vil de dukke opp som lilla forslag som du kan godkjenne én etter én, eller du kan godkjenne alle med et klikk, rett over listen.

Transaksjonene som gjenstår, må du selv finne en match til. I noen tilfeller mangler det kanskje noe i regnskapet som du skulle ført, i andre tilfeller kan det være feilføringer, eller noen få tilfeller at systemet rett og slett ikke fant en match selv om den eksisterer.

Ferdige matcher vises som grønne, forslag vises som lilla, og umatchede transaksjoner er grå.

Du kan, om du skulle trenge det, «avmatche» transaksjoner som er matchet ved å klikke på lenke-ikonet på transaksjonene det gjelder.

Matche «grå» transaksjoner manuelt

For å matche transaksjoner med hverandre, klikker du ganske enkelt på transaksjoner som hører sammen i venstre og høyre kolonne.

Nå klikker du «Match» og transaksjonene blir flyttet nederst. Du kan også skjule matchene ved å skru av «Vis matcher» øverst.

Målet er til slutt å kun ha grønne matcher, og at forskjellen på saldo i regnskapets bankkonto, og saldoen på den faktiskebankkontoen, er null – og da kan du klikke «Lukk måned».