Bokføring av refusjoner til kunde eller fra leverandør

Når du skal refundere en kunde eller får refusjon fra en leverandør, fører du det på følgende måter i regnskapet.

Vi anbefaler at du først gjør deg kjent med veiviseren for alle typer bilag i Conta, siden du må bruke den for å registrere bankbevegelsene i dette tilfellet.

Refusjon til kunde

Aller først: Lag en kreditnota av fakturaen og send denne til kunden. 

Fakturaen er ikke betalt ennå

Om fakturaen ikke var betalt av kunden ennå vil alt gå i null og du trenger ikke gjøre mer. Fakturaer og kreditnotaer i Conta blir automatisk registrert som bevegelser i regnskapet, så det er alt.

Fakturaen er betalt

Om fakturaen allerede var betalt, må du betale tilbake pengene til kunden. Da vil kredinotaen du laget føre til at det blir en åpen post på kunden i regnskapet ditt og du må derfor føre selve bankbevegelsen i regnskapet også, som et eget bilag. 

Slik fører du selve tilbakebetalingen: Etter at du har refundert kunden sine penger fra nettbanken din, går du til veiviseren under BILAG > REGISTRER NYTT BILAG > REGISTRERE BILAG og fører dette som et beløp som går inn (debet) på kundereskontroen og ut (kredit) av på bankkontoen som på bildet under:

Last opp bankutskrift eller lignende som dokumentasjon.

Refusjon fra leverandør (de du kjøpte fra)

Hvis en leverandør krediterer hele eller deler av en faktura, sørg for at du også får en kreditnota av dem. Hvis du ikke fikk dette, spør leverandøren om det. Denne er dokumentasjon på transaksjonen som du må laste opp som vedlegg når du fører transaksjonen i regnskapet.

Fakturaen er ikke betalt

For å føre selve kreditnotaen i regnskapet går du til REGISTRERE KJØP, siden det gjelder en leverandør. Beløpet på kreditnotaen fører du som minusbeløp på leverandøren. Bruk samme kostnadskonto som på originalfakturaen. Under er et eksempel med en kreditnota på 10 000 kroner.

Hvis kreditnotaen derimot kun dekker deler av den opprinnelige fakturaen, skal du betale differansen. Altså hvis fakturaen var på 10 000 kroner, og du får en kreditnota på 5 000, skal du kun betale 5 000 kroner. 

Fakturaen er betalt

Hvis du har betalt og får penger tilbake, må du i tillegg bokføre bankbevegelsen under REGISTRERE BILAG som på bildet under. Da skal alt gå opp i opp. Om det skulle være åpne poster etter dette kan du gå til leverandørreskontroen for denne leverandøren og lukke postene det gjelder.

Her er et eksempel der du får 2 000 kroner tilbake:

Ikke alle leverandører betaler med en gang – sjekk gjerne innom leverandørreskontro med jevne mellomrom for å se om noen skylder deg penger slik at du eventuelt kan minne dem på det.