Slik bruker du automatiske bokføringsregler for EHF

Får du mange fakturaer på EHF, og gjerne mange fra de samme leverandørene? Da kan du sette opp regler som håndterer dem automatisk for deg, og alt du trenger å gjøre er å godkjenne betalingen.

Hvis du har en leverandør som du ofte handler fra og får faktura fra via EHF, kan du dermed forhåndsinnstille hvordan denne fakturaen skal bokføres og betales.

Ved hjelp av enkel logikk kan du fortelle systemet at hvis en EHF oppfyller visse vilkår, så skal den behandles på en spesifikk måte. La oss se på hvordan:

Slik starter du

Reglene er knyttet til leverandører, og du kan ha én regel per leverandør. Når du registrerer en EHF vil du få spørsmål om du vil lage en regel på denne leverandøren, men du kan også finne regel-siden under «Innstillinger», «Regnskap» og så «Automatiseringsregler».

Oppsett

En regel har to deler:

1. Vilkår som må oppfylles for å aktivere regelen
2. En handling som skal utføres når vilkårene er oppfylt

Vilkår

Fakturaleverandør 

Dette er en nedtrekksmeny for å velge leverandør, som i noen tilfeller vil være forhåndsvalgt (hvis du kom hit fra bilagsregistrering på en spesifikk leverandør)

Fakturabeløp 

Angi rekkevidden av fakturabeløp som regelen skal omfatte. Hvis du skriver mellom 0 og 1000, og du får en EHF på 1200 kroner, vil regelen ikke trigges.

Faktura har MVA

Angi om regelen skal gjelde fakturaer med MVA eller ikke.

Hvilke handlinger skal utføres?

Her angir du hva som skal gjøres med fakturaer (EHF) som oppfyller vilkårene. Følgende felt er obligatoriske: 

Bruk bokføringskonto

Angi hvilken bokføringskonto som skal brukes.

Legg på MVA

Velg MVA-satsen som skal brukes.

Legg til standardbeskrivelse

Her kan du legge til en standardbeskrivelse, men du også legge til en fast sluttekst.

Hvordan skal fakturaen betales?

Hvilke muligheter som vises her, vil avhenge av hvilke tjenester du har aktivert og hvilke bankkontoer du har tilgjengelig.

Formålet er å velge hvordan betaling av fakturaer som oppfyller vilkårene skal håndteres. Med bankintegrasjon kan du sende en faktura rett til betalingsgodkjenning, men du kan også velge at det bare skal opprettes en kladd, eller at du registrerer bilaget og så ordner betalingen manuelt. 

Avanserte innstillinger (valgfrie)

Følgende innstillinger er valgfrie å bruke, men er tilgjengelige hvis du trenger dem.

Bruk periodisering 

Velg startpunkt (Begynner fra) pluss antall måneder som fakturaen skal periodiseres over.

Koble til prosjekt

Bruk et prosjekt på fakturaer som oppfyller vilkårene.

Koble til avdeling

Bruk en avdeling.

Forholdsmessig MVA

Velge om fakturaene skal ha forholdsmessig MVA.

Varsling

Send varsel på e-post ved unntak, når noe forhindrer regelen i å fungere slik den skal. Du kan skrive så mange som fem e-postadresser som skal motta varsel.