Hvordan dokumentere balansen

Når du avslutter et regnskapsår skal du kunne dokumentere hva som ligger bak hver enkelt saldo i balansekontoen. Vi viser deg hvordan du gjør det.

Før du avslutter regnskapsåret må du sørge for å avstemme alle regnskapskontoer av betydning i balansen. Du skal kunne kommentere hver enkelt saldo i balansen. Dette er med på sikre at de opplysningene som gis i regnskapet er korrekt. 

Balanse er kontoene i regnskapet som begynner på 1 og 2. De viser hva selskapet ditt eier og hva de skylder på et gitt tidspunkt. Når et år er avsluttet, skal summene være like – altså regnskapet skal gå i balanse. Balansen viser dermed en oversikt over hva selskapet eier og hvordan det er finansiert.

Hvordan finne balansen i Conta

For å finne balansen i Conta går du til Meny > Rapporter >  Regnskapsrapporter. Velg balanse for å få en oversikt over kontoene 1000 til 2999, og se hva bedriften din eier og hva den skylder. 

Balansen viser eiendeler og gjeld samt egenkapital. Balanserapporten i Conta viser hver måned og kan sammenlignes med foregående år. Regnskapsår er det samme som kalenderår, som vil si at har du kommer til oktober vil det ikke stå noe sum på november og desember ennå. 

Ønsker du å laste ned balanserapporten? Velg mellom PDF eller CSV format i høyre hjørnet av rapporten. 

Dokumentere balansen i regnskapet 

Balansen i regnskapet skal kunne dokumenteres. Dette gjøres ved å ta ulike avstemninger for å sjekke at summene der stemmer med summene oppført i regnskapet. Dokumentasjonen er noe du er pliktig å ha i 5 år sammen med regnskapet, for å kunne bekrefte regnskapet. 

For eksempel må saldo på regnskapskonto for bank stemme med saldo som fremkommer på kontoutskrift fra bedriftens bank. Dette kalles bankavstemming. Hvis summen fra kontoutskrift stemmer med det du har ført i regnskapet, lagrer du kontoutskriften. De aller lureste er å lagre den digitalt. 

Eksempler på andre avstemninger som dokumenterer balansen: 

• Saldo på regnskapskonto «2770 – Skyldig arbeidsavgiveravgift» skal stemme med det du er skyldig ifølge innsendte a-meldinger. 
• Saldo på regnskapskonto «2740 – Oppgjørskonto merverdiavgift», skal stemme med ubetalt MVA for siste termin. 
• Regnskapskonto «1460 – Varebeholdning innkjøpte varer for videresalg» skal stemme med varer du har på lager 31/12. Dokumentasjon for varelager er signerte lister fra varetelling. 
• Regnskapskonto «1900- Kontanter» skal stemme med faktisk beløp i kassen og signert opptelling 31/12. 

Har du husket å bokføre alt bør dokumentasjonen og balansen stemme overens. Hvis det er avvik mellom dokumentert saldo som står i balansen din, må du finne feilen før du avslutter regnskapsåret. 

 
Dokumentasjon og balansen er ikke like, hva gjør jeg? 

Stemmer ikke summen på avstemningen du gjør med summen i balansen, må du sjekke om du har husket å bokføre alt. Du må rett og slett finne feilen slik at regnskapet blir riktig. 

For å avslutte et regnskapsår må både balansen gå opp, og dokumentasjonen til balansen stemme. 

Som regel hvis det er avvik mellom dokumentasjon og balanse kan det ha skjedd en liten glipp. Enten at du har bokført mindre eller mer enn du skal. Det er som regel fort gjort å fikse. 

Se hvilken regnskapskonto det er avvik på, og hvilke måned det er feil på. Deretter kan du gå inn å fikse feilen.