Avdelinger

Avdelinger kan brukes når virksomheten din driver med flere forskjellige typer aktiviteter, og du vil skille omsetningen fra hver av de i regnskapet.

Mange som bruker Conta-tjenestene har firmaer som de bruker til litt av hvert. En gårdbruker driver kanskje både med melkeproduksjon og hytteutleie, og bør derfor opprette to avdelinger i Conta for å holde bedre styr på hvordan det går med økonomien for hver av disse virksomhetene.

Et annet eksempel fra lovverket er frisører:

Forskrift om bokføring § 8-3-1: «Omsetning og uttak skal tilsvarende kunne spesifiseres for varesalg og salg av behandlingstjenester. Bokføringspliktige som driver frisørvirksomhet skal dessuten kunne skille ut og spesifisere klipp fra øvrige behandlingstjenester. Ved varetelling skal varene grupperes adskilt for salgsvarer og behandlingsvarer.»

I praksis kan dette bli en avdeling som er «Fridas Frisør Klipp og Vask» og en som er «Fridas Frisør Varesalg»

Muligheten for å opprette flere avdelinger er også nyttig hvis firmaet ditt har utfører arbeid i flere kommuner (avdeling Stavanger, avdeling Oslo) og du må dele opp resultatet fra hver av disse. Et annet eksempel kan være enkeltpersonforetak som driver i forskjellige næringskoder.

Du kan sette opp en egen bankkonto for hver av avdelingene hvis du vil ha ekstra orden på regnskapet. Det er valgfritt, og merk at flere bankkontoer kan føre til mer omfattende og dyrere regnskapsføring.

For å kunne bruke avdelinger i Conta-tjenestene må du oppgradere til Smart.

Opprette en ny avdeling

Du finner avdelingene under menyfanen INNSTILLINGER, og så AVDELINGER.

Klikk på NY AVDELING fra samme menyen.

Det er kun obligatorisk å fylle ut avdelingsnavn. Tomme felter vil få samme opplysninger som de til firmaet ditt når du sender fakturaer fra avdelingen eller fører et bilag på avdelingen.

Du kan også legge til en ny avdeling når du lager en faktura. Klikk på BRUKE EN AVDELING rett over fakturaen, og i dialogvinduet som dukker opp velger du NY AVDELING.

Last gjerne opp en egen logo til avdelingen. Denne overstyrer logoen til virksomheten på alle fakturaene du sender fra avdelingen. Les om hvordan du kan tilpasse logoen best mulig.

Fakturere fra en avdeling

Når du skal fakturere fra en avdeling, klikker du på BRUKE EN AVDELING? helt øverst.

Fra dialogvinduet kan du velge avdelingen fakturaen skal sendes fra, eller lage en ny. Det blir avdelingsnavnet som viser øverst på fakturaen. Det formelle navnet på virksomheten er likevel med på fakturaen slik lovverket krever. Du finner det sammen med organisasjonsnummeret nederst på hver fakturaside.

Føre bilag på en avdeling

I regnskapsprogrammet kan du koble bilagene du fører til spesifikke avdelinger. Du må først ha satt opp avdelingen i innstillingene.

For å føre bilag på en avdeling går du til BILAG og deretter REGISTRERE KJØP. Under KOSTNADER velger du rett avdeling fra menyen «Koble til avdeling».

Fakturaer du sender fra en avdeling blir automatisk ført mot riktig avdeling i regnskapsprogrammet.

Avdelingsrapporter

For å se omsetningsrapport for avdelinger, gå fra menyfanen RAPPORTER og så til AVDELINGSRAPPORT og klikk på DETALJER i listen over avdelingene dine.

På avdelingsrapport-siden vil du se månedlig omsetning i et søylediagram, MVA, fakturaer som er knyttet til den aktive avdelingen, og hvem som er avdelingens beste kunder.

Du må ha Smart-abonnement for å ta i bruk avdelinger i Conta.